З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені Міністерства,

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві культури України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам департаментів та самостійних структурних підрозділів центрального апарату Міністерства організувати ведення договірної роботи відповідно до Порядку.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Губіну О.О.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві культури України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстру договорів в Міністерстві культури України (далі - Мінкультури).

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про державні закупівлі), Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів.

2.1. Проект договору готується ініціативним структурним підрозділом.

У разі отримання проекту договору від іншої сторони ініціативний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність та доцільність.

Ініціативний структурний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), копій статутних документів сторони договору та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, у якому мають бути відображені підстави необхідності укладення та істотні умови договору.

Під час укладання договору ініціативний структурний підрозділ перевіряє наявність у виконавця за договором відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг.

2.2. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

Істотними умовами договору є ті, які визначені такими за законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

найменування сторін;

дата і місце його укладання;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам);

права та обов'язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

строк дії договору;

порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

форс-мажорні обставини;

порядок врегулювання спорів;

місцезнаходження сторін.

Договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.3. Невід'ємною частиною представленого для розгляду проекту договору можуть бути:

специфікація;

протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

графік виконання робіт;

технічні вимоги (у разі потреби);

інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.4. До проекту договору також додаються такі документи:

копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, юридичної особи, витяг із Статуту щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

копія свідоцтва про реєстрацію платника податку та копія довідки про платника податку на додану вартість;

довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

2.5. Ініціативний структурний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з фінансово-економічною службою, бухгалтерією, юридичною службою та підрозділом, відповідальним за формування Річного плану закупівель Мінкультури України.

За умови укладання договору Міністерством ініціативний структурний підрозділ також погоджує проект договору з структурним підрозділом, відповідальним за протидію корупції та контрольно-ревізійної роботи.

У разі необхідності такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Мінкультури України.

Фінансово-економічна служба та бухгалтерія перевіряє проект договору на відповідність плану закупівель та кошторисним призначенням, порядок розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання), реквізити замовника, наявність (відсутність) штрафних санкцій за невиконання умов договору.

Юридична служба, за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів, здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема його відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у договорі (можливих відповідно до предмета договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і, у разі відсутності зауважень, погоджує проект договору.

Структурний підрозділ, відповідальний за протидію корупції та контрольно-ревізійну роботу, перевіряє проект договору та наданий пакет документів, що є невід'ємною частиною договору, на дотримання вимог актів законодавства в частині закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти.

2.6. Термін розгляду проекту договору з усіма додатками в кожному підрозділі не може перевищувати 2 робочих дня.

2.7. У разі виявлення у проекті договору помилок та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається ініціативному структурному підрозділу на доопрацювання.

2.8. Зміни до договору можуть здійснюватися шляхом укладення додаткових договорів як за ініціативою Мінкультури України, так і другої сторони за договором. Погодження та підписання додаткового договору здійснюється в тому самому порядку, що й основного договору.

2.9. Для виконання договору, умовами про предмет якого є роботи чи спеціальні послуги, строк дії виконання яких перевищує один фінансовий рік, щороку після затвердження кошторису (фінансового плану) оформляється додатковий договір. У межах додаткового договору можуть уточнюватися обсяги робіт, терміни його виконання, порядок фінансування тощо.

2.10. Особливість укладання договорів за результатами проведеної процедури закупівлі за державні кошти.

2.10.1. Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до законодавства про державні закупівлі, є базовим планом щодо укладання договорів в Мінкультури України та затверджується головою тендерного комітету.

2.10.2. Якщо однією зі складових тендерної документації є основні умови, то вони обов'язково повинні бути включені до проекту договору про закупівлю.

2.10.3. Проект договору попередньо, перед проведенням процедури закупівлі, візується (кожна сторінка) відповідальним структурним підрозділом Мінкультури України щодо укладення Договору (далі - відповідальний виконавець) і передається на розгляд та візування до структурного підрозділу Мінкультури України, відповідального за фінансування цього договору, юридичної служби Міністерства та інших заінтересованих структурних підрозділів Мінкультури України.

2.10.4. Після проведення процедури закупівлі, визначення переможця та підписання виконавцем - суб'єктом господарювання двох примірників договору, останні передаються відповідальному виконавцеві для подання на підпис керівництву Міністерства.

2.11. Керівники ініціативних структурних підрозділів Мінкультури України, що здійснюють погодження проекту договору, зобов'язані забезпечити:

- реєстрацію в журналі реєстрації вхідної кореспонденції всієї документації стосовно проекту договору, що надходить на погодження;

- погодження або підготовку та надання зауважень до проекту договору впродовж двох робочих днів.