З метою створення в Міністерстві системи електронного документообігу та запровадження електронного цифрового підпису

1. Схвалити Концепцію створення системи електронного документообігу в МНС, що додається.

2. Українському науково-дослідному інституту цивільного захисту разом з Департаментом організаційно-контрольної роботи та Управлінням зв'язку та оповіщення розробити до 1 жовтня 2011 року проект Програми створення в Міністерстві надзвичайних ситуацій системи електронного документообігу та надати на затвердження.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Бута В.П.

Електронний документообіг - це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи установ та організацій.

На сьогодні слід розділяти два поняття - діловодство і документообіг.

Діловодство - діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Під організацією роботи з документами розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів та контроль виконавської дисципліни.

Документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Це рух документів між пунктами обробки з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

На підставі такого поділу існує класифікація електронних систем, зокрема системи автоматизації діловодства (далі - САД) і системи електронного документообігу (далі - СЕД).

САД насамперед забезпечують облік електронних документів. Основні функції САД: реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх та організаційно-розпорядчих документів, облік виданих резолюцій та отриманих відповідей про виконання. У базах даних зберігаються не тільки реквізити документів, але й їх текстовий образ. САД дозволяють вести контроль виконання, зберігати дані про справи і забезпечують швидкий пошук документа по одному реквізиту або їх набору.

СЕД орієнтовані на роботу з електронними документами, їх рухом всередині організації або між організаціями. Важливим тут є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, ведення версій документів. СЕД поєднують в собі функції автоматизації діловодства та управління електронними документами. Таким чином, ця система охоплює всі діловодні процеси і використовується частіше у великих організаціях.

Документообіг в МНС здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (робочі місця працівників) та пунктами технічної обробки документів.

Використання паперового документообігу призводить до наступних проблем:

існує великий документопотік вхідних, вихідних і внутрішніх (службових) документів, розгляд яких серйозно збільшує терміни виконання робіт;

підготовка документів призводить до матеріальних витрат;

нарад у керівників різного рівня стає більше і їх тривалість затягується;

оперативність прийняття та виконання рішень низька і постійно знижується;

знаходження винних у порушенні виконавської дисципліни стає проблематичним;

кількість форм для звітності зростає;

створюється загроза витоку інформації з візами працівників.

Постійне збільшення кількості інформації призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають недостатньо ефективними. Так, за даними компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно губляться і для їх пошуку службовці витрачають до 30% свого робочого часу. Під час переходу до електронної документації та автоматизації документообігу зростання продуктивності праці користувачів СЕД збільшується на 25 - 50%, скорочується час обробки одного документа більш ніж на 75%, зменшуються витрати на оплату площі для зберігання документів на 80% (оцінка Norton Nolan Institute).

Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп'ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів через п'ять років буде становити 50 на 50%, через десять років - 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні компанії XPLOR).

Таким чином виникає нагальна необхідність відмови від класичного документообігу та повної заміни його безпаперовим електронним.

Правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади визначається Законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис".

Порядок здійснення електронного документообігу та застосування електронного цифрового підпису визначається постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності" та від 28 жовтня 2004 року N 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Основними причинами щодо стримання процесу переходу від класичного паперового до електронного безпаперового документообігу є:

побоювання прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу;

прагнення уникнути новизни в роботі, консерватизм персоналу, обумовлений небажанням навчатися і перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю;

мають місце дії, які користувач сучасної інформаційної системи виконує вручну, без допомоги комп'ютера;

складнощі, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший;

необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів шляхом впровадження електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП);

складність міграції існуючих документів з паперової форми в електронну;

моральна застарілість та фізична зношеність переважної більшості засобів обчислювальної техніки.

Для уникнення всіх перерахованих причин при побудові системи електронного документообігу вкрай необхідні:

Цей чинник є чи не найважливішим, оскільки сьогодні керівництво органу, установи чи структурного підрозділу бере на себе всю відповідальність за реалізацію переходу до безпаперового документообігу та його результат. Без розуміння керівництвом усієї важливості та складності процесу, без його особистої готовності до розв'язання таких проблем, а також безпосередньої участі в процесі як користувача системи електронного документообігу досягнути хоча б якогось результату неможливо.

Подолання негативних тенденцій повинно стати пріоритетним у роботі, тому що переваги безпаперового документообігу очевидні, адже це:

доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність необхідності роздруковувати та зберігати паперові копії;

пришвидшення опрацювання документів і зменшення середньої тривалості опрацювання одного документа;

посилення виконавської дисципліни завдяки глобальній автоматизації процесу;

забезпечення оперативної та одночасної колективної роботи з документами, коли один і той самий документ може опрацьовуватися синхронно кількома працівниками.

Звичайно, можна знайти й аргументи "проти" - такі як:

психологічний бар'єр, що виникає внаслідок відходу від класичних паперових процедур;

юридичні суперечності, пов'язані з тимчасовим паралельним існуванням паперового та електронного документообігів;

імовірність зниження якості документів з точки зору їх викладу.

Проаналізувавши комплекс переваг і недоліків, можна відмітити створення значних можливостей для організаційного розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а недоліки є лише тимчасовими та суб'єктивними, які неважко подолати.

Одним з перших у разі переходу до безпаперових технологій документообігу постає питання легітимності документообігу.

Єдиним інструментом, що розв'язує проблему, є електронний цифровий підпис. Із правової точки зору - це різновид електронного підпису, який за юридичним статусом прирівнюється до власноручного в разі виконання технічних умов, визначених законом. З фізичної ж точки зору він представляє собою унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, яка його підписала.