21 серпня 2010 року набрав чинності Закон України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму" (далі - Закон).

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 6 Закону суб'єкти первинного фінансового моніторингу (крім банків) зобов'язані стати на облік у Держфінмоніторингу, у порядку встановленому Кабінетом Міністрів України.

Частиною третьою статті 12 Закону визначено, що порядок реєстрації фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, а також подання Держфінмоніторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, інші фінансові операції, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму, встановлюється Кабінетом Міністрів України - для суб'єктів первинного фінансового моніторингу (крім банків).

Постановою Кабінету Міністрів України від 25.08.2010 N 747 затверджено Порядок взяття на облік суб'єктів первинного фінансового моніторингу, реєстрації ними фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, і подання Державній службі фінансового моніторингу України інформації про зазначені та інші фінансові операції, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму (далі - Порядок).

На виконання вимог Порядку наказом Держфінмоніторингу від 26.08.2010 N 148 "Про затвердження форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення" затверджено нові форми обліку та подання інформації, а також Інструкцію щодо їх заповнення.

Відповідно до вказаного наказу суб'єкти первинного фінансового моніторингу (далі - суб'єкти) при поданні інформації до Держфінмоніторингу використовують наступні форми:

N 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу)";

N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу";

N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

Держфінмоніторингом здійснено аналіз помилок, що були допущені у 2010 році суб'єктами - небанківськими установами при поданні на паперових носіях та в електронному вигляді інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та за його результатами повідомляється.

У 2010 році відсоток наданих до Держфінмоніторингу повідомлень про фінансові операції з помилками від загальної кількості повідомлень в електронному вигляді склав - 3,26% та відповідно на паперових носіях - 34,5%.

Типові помилки при поданні інформації у електронному вигляді

У повідомленнях, надісланих в електронному вигляді, найбільше помилок пов'язані з дублюванням назви файлу, коли суб'єкт, не дочекавшись від Держфінмоніторингу файлу - квитанції про взяття або не взяття даного повідомлення на облік, надсилав декілька разів той самий файл-повідомлення.

Також були виявлені помилки пов'язані з:

- відсутністю обов'язкових реквізитів або неправильним їх заповненням в повідомленнях про фінансові операції;

- неправильним визначенням типу особи, що має відношення до фінансової операції, зокрема відсутністю інформації хоча б про одного "клієнта" або "контрагента".

Значна частина помилок пов'язана з несвоєчасністю поновлення ключа (ключів) електронного цифрового підпису.

У зв'язку з цим, суб'єктам рекомендується постійно здійснювати перевірку чинності ключа (ключів) електронного цифрового підпису та вчасно їх оновлювати.

Крім того, незначна кількість помилок пов'язана з тим, що суб'єкти не зазначають реквізити фінансової операції, яка корегується.

Типові помилки при поданні інформації на паперових носіях

При поданні до Держфінмоніторингу інформації на паперових носіях, суб'єкти допускають помилки пов'язані з:

невірним заповненням полів форми N 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу)";

незаповненням полів у формах N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

неспівпадінням інформації у відповідних полях форм N 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу)", N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

незаповненням полів 690, 700 у формі N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу", у випадку корегування інформації про фінансову операцію та полів 451, 452, 453 при повторному наданні інформації про фінансову операцію, що не взята на облік;

невірним визначенням відношення особи до фінансової операції.

Крім того, незначна кількість помилок пов'язана з порушенням правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів (зміною геометричних розмірів) у формах N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

У першу чергу слід врахувати, що форми обліку і подання інформації заповнюються шляхом внесення кодів у відповідні поля з використанням довідників кодів, які містяться в додатках до Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу (далі - Інструкція), затвердженої наказом Держфінмоніторингу від 26.08.2010 N 148 (далі - Наказ).

Форма N 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу)" (далі - форма N 1-ФМ) подається до Держфінмоніторингу безпосередньо суб'єктом - юридичною особою при постановці на облік юридичної особи чи відокремленого підрозділу та у інших випадках визначених Інструкцією.

При наданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "1" - "первинне" з інформацією про суб'єкта - юридичну особу заповнюються розділи:

I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)".

Розділ IV "Відомості про відокремлений підрозділ" не заповнюється (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк)).

При наданні суб'єктом до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "1" - "первинне" з інформацією про відокремлений підрозділ - заповнюються розділи:

I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

IV "Відомості про відокремлений підрозділ";

V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)".

Розділи II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" та III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" не заповнюються (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк). У цьому випадку у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" для філії (структурного підрозділу) вказується "4".

При поданні форми N 1-ФМ вперше, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти код "1" - "первинне" (згідно з Довідником кодів видів повідомлень - додаток 6 до Інструкції) .

Якщо при першому поданні форми N 1-ФМ допущена помилка і форма не взята на облік, то у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти "3" - "виправлення первинного".

Код "2" - "коригуюче" у полі 040 форми N 1-ФМ вказується після того, як форма N 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом з кодом "1" - "первинне" або у випадку коли форма N 1-ФМ взята на облік з кодом "3" - "виправлення первинного".

Подання форми 1-ФМ у разі зміни інформації, яка стала підставою для взяття на облік.

При поданні форми N 1-ФМ додатково (наприклад, у разі зміни відповідального працівника) після того як форма N 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти код "2" - "коригуюче". При цьому, повинні бути задані поля 050 "Обліковий ідентифікатор суб'єкта" - для суб'єкта юридичної особи або відповідно 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу" - для відокремленого підрозділу суб'єкта.

За період, який аналізувався, з невірно заповненим полем 040 "Вид повідомлення (код)" надіслано 9% повідомлень від загальної кількості повідомлень, надісланих з помилками.

Слід зазначити, що поля 050 "Обліковий ідентифікатор суб'єкта" - для суб'єкта юридичної особи та відповідно 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу" - для відокремленого підрозділу суб'єкта обов'язково повинні бути задані при кожному подані форми 1-ФМ, за винятком першого подання форми N 1-ФМ при реєстрації суб'єкта юридичної особи чи відокремленого підрозділу суб'єкта (тоді відповідно у полях 050, 051 проставляються прочерки).

Повідомлення, пов'язані з невірним заповненням полів 050, 051, складають 4,9% від загальної кількості повідомлень, надісланих з помилками.

Подання форми N 1-ФМ про відновлення діяльності суб'єкта (відокремленого підрозділу)

При відновленні діяльності суб'єкта (за умови, що збереглися всі основні реквізити (код ЄДРПОУ та інші)), необхідно повторно подати форму N 1-ФМ, до якої додати супровідний лист довільної форми з інформацією про відновлення діяльності суб'єкта. При цьому, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" форми N 1-ФМ зазначається код "2" - "коригуюче".

У цьому випадку для юридичної особи суб'єкта заповнюється розділ I. У полі 101 "Вид суб'єкта (код)" необхідно вказати значення коду згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеним у додатку 5 до Інструкції, а у полі 109 "Коментар до виду суб'єкта" вказати підстави поновлення діяльності.

У випадку відновлення діяльності відокремленого підрозділу суб'єкта заповнюється розділ I, поля 320, 330. При цьому, у полі 361 "Вид суб'єкта (код)" необхідно вказати значення коду згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеним у додатку 5 до Інструкції, а у полі 369 "Коментар до виду суб'єкта" вказати підстави поновлення діяльності.

Одночасно у розділі V форми N 1-ФМ вказуються відомості про призначення відповідального працівника та (у разі наявності) відомості про особу, що тимчасово виконує його обов'язки.

За результатами аналізу типових помилок, що допускаються суб'єктами при поданні форми 1-ФМ, надаємо наступні рекомендації:

1. Поле 031 "Номер вихідної реєстрації форми 1-ФМ". У цьому полі обов'язково вказується вихідний номер кореспондентської нумерації у суб'єкті.

2. Поле 050 "Обліковий ідентифікатор суб'єкта". При поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ, у тому числі про відокремлений підрозділ, поле 050 заповнюється обов'язково, за винятком першого подання форми N 1-ФМ про суб'єкта.

3. Поле 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу". При поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з інформацією про відокремлений підрозділ, поле 051 заповнюється обов'язково, за винятком першого подання форми N 1-ФМ про відокремлений підрозділ суб'єкта.

4. Поле 060 "Тип суб'єкта (код) відомості про який подаються" заповнюється відповідно до Довідника кодів типів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеного у додатку 7 до Інструкції. Наприклад, поле 060 матиме вигляд для юридичної особи - "1", для філії (структурного підрозділу) - "4"; для представництва - "5". За період, який аналізувався, суб'єктами при заповненні даного поля здійснено 2,4% помилок від загальної кількості повідомлень, надісланих з помилками.

5. Поле 100 "Вид суб'єкта (код)". У полях 101 - 103 указується код (коди) виду суб'єкта первинного фінансового моніторингу згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеного у додатку 5 до Інструкції. Наприклад, поле 101 матиме вигляд для страхової установи - "3110", для страхового брокера - "3120", для ломбарду - "3310", для кредитної спілки - "3410", для адміністратора недержавного пенсійного фонду (діяльність з адміністрування недержавних пенсійних фондів) - "3710", для торгівців цінними паперами (діяльність по випуску та обігу цінних паперів) - "4310", для торгівця-зберігача (діяльність по випуску та обігу цінних паперів, депозитарна діяльність зберігача) - "4410", для емітента (діяльність щодо ведення власного реєстру власників іменних цінних паперів) - "4510", для компаній з управління активами (діяльність з управління активами інститутів спільного інвестування, діяльність з управління активами недержавних пенсійних фондів) - "4610", для нотаріусів - "7210", для аудиторів - "7320", для операторів поштового зв'язку - "9310".

6. У разі якщо суб'єкт припиняє свою діяльність, то в полі 101 проставляються чотири нулі, а в полі 109 "Коментар до виду суб'єкта" вказуються підстави припинення діяльності суб'єкта (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо).

7. Поле 360 "Вид суб'єкта (код)". У полях 361 - 363 указуються код (коди) виду відокремленого підрозділу згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеним у додатку 5 до Інструкції. У разі якщо відокремлений підрозділ припиняє свою діяльність то в полі 361 проставляються чотири нулі, а в полі 369 "Коментар до виду суб'єкта" указуються підстави припинення діяльності відокремленого підрозділу (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо).

8. Дата наказів про призначення у полях 530, 610 та звільнення у полі 680 не може бути пізніше ніж дата вихідної реєстрації форми N 1-ФМ у полі 030.

9. При заповненні розділів II та III слід врахувати, що інформація у підрозділі "Місцезнаходження або місце проживання" (адреса місця реєстрації суб'єкта) розділу II та у розділі III "Місце фактичного здійснення діяльності" (адреса фактичного місцезнаходження суб'єкта) може співпадати. Якщо зазначена інформація співпадає, при поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне", необхідно вказати однакову інформацію в підрозділі "Місцезнаходження або місце проживання" розділу II та в розділі III "Місце фактичного здійснення діяльності".

10. У колі в правому нижньому куті форми N 1-ФМ проставляється зразок відбитка печатки суб'єкта (для спеціально визначених суб'єктів первинного фінансового моніторингу, які провадять свою діяльність одноособово без утворення юридичної особи - у разі наявності) або відокремленого підрозділу (у разі надання права відокремленому підрозділу самостійно подавати до Держфінмоніторингу інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу).

11. Форма N 1-ФМ підписується керівником суб'єкта із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта з одночасним проставлянням у колі в правому нижньому куті форми N 1-ФМ зразка відбитка печатки суб'єкта (для спеціально визначених суб'єктів первинного фінансового моніторингу, які провадять свою діяльність одноособово без утворення юридичної особи - у разі наявності) або відокремленого підрозділу, відомості про які містить форма N 1-ФМ.

Отже, у формі N 1-ФМ має бути два відбитка печатки.

За період, який аналізувався, суб'єктами надано 18,6% форм N 1-ФМ з неправильно проставленими печатками або їх відсутністю.

Найбільше помилок, які допущені суб'єктами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, пов'язані з незаповненням обов'язкових полів у формах N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

За період, який аналізувався, з таким типом помилок суб'єктами надіслано 36% повідомлень про фінансові операції.

При заповненні форми N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма N 2-ФМ) необхідно врахувати, що форма N 2-ФМ формується із послідовних записів про фінансову операцію. При цьому кожен запис складається із заповнених бланків форми N 2-ФМ за відповідними розділами. Усі записи (сторінки) форми N 2-ФМ нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію.

Слід відмітити, що виправлення даних, внесених до форми N 2-ФМ, не допускається. У разі допущення у формі N 2-ФМ помилки (помилок) необхідно анулювати помилковий запис у формі N 2-ФМ щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису фіксується шляхом внесення слова "АНУЛЬОВАНО" у поле "Додаткова інформація" розділу IV форми N 2-ФМ, у якій суб'єктом допущено помилку. Новий запис у формі N 2-ФМ повинен містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів (поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі").

Розділ IV "Додаткова інформація" заповнюється у разі необхідності надання суб'єктом (відокремленим підрозділом) до Держфінмоніторингу додаткової інформації, яка стосується фінансової операції та/або про мотивовану підозру стосовно того, що фінансова операція здійснюється з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму і не знайшла свого відображення у попередніх розділах.