На численні запити Головних управлінь Державного казначейства України щодо порушення розпорядниками бюджетних коштів термінів реєстрації бюджетних фінансових зобов'язань Державне казначейство України повідомляє.

Відповідно до пункту 2.4 Порядку обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України, затвердженого наказом Державного казначейства України від 09.08.2004 р. N 136 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30.08.2004 р. за N 1068/9667, розпорядники бюджетних коштів за умови взяття бюджетного фінансового зобов'язання протягом 7 робочих днів з дати його виникнення, але не пізніше останнього робочого дня місяця подають до відповідного органу Державного казначейства України Реєстр бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, а також оригінали документів, або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання (бюджетного фінансового зобов'язання).

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" бухгалтерський облік передбачає процес реєстрації, накопичення і узагальнення інформації про діяльність підприємства, тобто відображення в облікових регістрах відповідних господарських операцій.

Підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій є первинні документи, які містять відомості про господарську операцію та підтверджують факт її здійснення (акти виконаних робіт, накладні, товарно-транспортні накладні, рахунки тощо).

Тому розпорядник бюджетних коштів відображає в бухгалтерському обліку господарські операції з використання тепло-, водо-, енергопостачання та послуг зв'язку у тому звітному періоді, в якому були отримані відповідні первинні документи, які підтверджують фактичне здійснення таких операцій.

З метою оптимізації та своєчасного здійснення розрахунків, згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації.

Розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходів щодо своєчасного отримання від надавачів товарів, робіт та послуг первинних документів, що підтверджують виникнення фінансового зобов'язання (актів виконаних робіт або наданих послуг, накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків тощо). Одним із таких заходів є обумовлення в договорах (угодах) термінів надання таких первинних документів до завершення звітного періоду.

Департаменту обслуговування кошторисів головних розпорядників коштів та інших клієнтів, Головним управлінням Державного казначейства України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі роз'яснення, викладені в цьому листі, довести установам, які ними обслуговуються.