З метою упорядкування місцевого і регіонального обліків дітей, які можуть бути усиновлені, Державний департамент з усиновлення та захисту прав дитини інформує.

Під час формування місцевого та регіонального обліків дітей, які можуть бути усиновлені, в Єдиній інформаційно-аналітичній системі "Діти" службами у справах дітей виявляються факти подвійного складання анкет.

У разі виявлення дітей, які двічі взяті на місцевий та регіональний обліки, необхідно анулювати анкету дитини, яка складена не за місцем походження дитини. Про анулювання анкети складається акт у довільній формі, який підписується не менш ніж трьома працівниками служби у справах дітей. Про анулювання анкети необхідно повідомити Міністерство молоді, сім'ї та тендерної політики АР Крим, служби у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій та Державний департамент з усиновлення та захисту прав дитини.

У випадку, коли місце первинного обліку дитини і місце складання анкети для усиновлення дитини не співпадають, рекомендуємо наступне.

1. Якщо місце первинного і місцевого обліків дитини це різні райони або міста однієї області, служба у справах дітей за місцем складання анкети повинна направити до служби у справах дітей за місцем первинного обліку дитини копію анкети, засвідчену начальником служби у справах дітей.

Служба у справах дітей за місцем первинного обліку дитини повинна скласти електронну обліково-статистичну картку дитини і в закладці "Облік з усиновлення" внести номер та дату взяття дитини на місцевий облік (з отриманої анкети). При цьому в графі "Примітки" робиться пояснення про те, що анкета складена іншою службою у справах дітей. Наприклад, "Анкета складена службою у справах дітей Васильківської райдержадміністрації Київської області.".

2. Якщо місце первинного і місцевого обліків дитини у різних областях, анкету дитини в двох примірниках (з місцевого і регіонального рівнів) необхідно передати в ту область, де дитина перебуває на первинному обліку (за місцем походження дитини). Передача анкети здійснюється виключно через служби у справах дітей обласного рівня після узгодження між ними цього питання. Анкету доцільно передавати в наступному порядку.

Наприклад, дитина перебуває на первинному обліку (місце походження) в службі у справах дітей Прилуцької райдержадміністрації Чернігівської області. Анкета дитини складена службою у справах дітей Біляївської райдержадміністрації Одеської області.

Служба у справах дітей Біляївської райдержадміністрації Одеської області направляє анкету разом з документами, що до неї додаються, до служби у справах дітей Одеської облдержадміністрації для подальшої пересилки в Чернігівську область.

В Книзі обліку дітей, які можуть бути усиновлені, служби у справах дітей Біляївської райдержадміністрації в графі "Примітки" робиться запис "Запис анульовано. Анкета передана до служби у справах дітей Прилуцької райдержадміністрації Чернігівської області за місцем первинного обліку дитини. Лист N 45 від 01.12.2009 р.".

Служба у справах дітей Одеської облдержадміністрації направляє два примірники анкети з документами до них до служби у справах дітей Чернігівської облдержадміністрації.

В Книзі обліку дітей, які можуть бути усиновлені, служби у справах дітей Одеської облдержадміністрації в графі "Примітки" робиться запис "Запис анульовано. Анкета передана до служби у справах дітей Чернігівської облдержадміністрації. Місце первинного обліку дитини Прилуцька райдержадміністрація Чернігівської області. Лист N 90 від 10.12.2009 р.".