Відповідно до Конституції в Україні визнається і гарантується місцеве самоврядування. Засади організації та діяльності, правового статусу і відповідальності органів та посадових осіб місцевого самоврядування, умови реалізації громадянами України права на службу в органах місцевого самоврядування, гарантії їх соціального захисту, здійснення механізму обрання, затвердження і призначення на посади в органи місцевого самоврядування визначаються Законами України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування" та "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів".

Відповідно до статті 12 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" сільський, селищний, міський голова обирається відповідною територіальною громадою на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування строком на чотири роки в порядку, визначеному законом, і здійснює свої повноваження на постійній основі.

На сільських, селищних, міських голів поширюються повноваження та гарантії депутатів рад, передбачені законом про статус депутатів рад, якщо інше не встановлено законом.

Згідно із статтею 42 цього Закону повноваження сільського, селищного, міського голови починаються з моменту оголошення відповідною сільською, селищною, міською виборчою комісією на пленарному засіданні ради рішення про його обрання і закінчуються в момент вступу на цю посаду іншої обраної відповідно до закону особи, крім випадків дострокового припинення його повноважень.

У трудовій книжці сільського, селищного, міського голови у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про обрання на відповідну посаду із зазначенням дати обрання, підстави для внесення запису (номер і дата протоколу територіальної виборчої комісії та сесії ради, де його було оголошено), порядкового номеру запису.

Відповідно до статті 55 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" голова районної, обласної, районної у місті (у разі її створення) ради обирається відповідною радою з числа її депутатів у межах строку повноважень ради таємним голосуванням. Голова ради виконує свої обов'язки до обрання голови ради нового скликання, крім випадків дострокового припинення повноважень голови ради відповідно до цього Закону.

У трудовій книжці голови районної, обласної, районної у місті (у разі її створення) ради у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про обрання на посаду із зазначенням дати обрання, підстави для внесення запису (рішення сесії ради, його дата і номер) та порядкового номеру запису.

Заступник голови районної, обласної, районної у місті (у разі її створення) ради обирається згідно із статтею 56 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" відповідною радою у межах строку її повноважень з числа депутатів цієї ради шляхом таємного голосування і здійснює свої повноваження до обрання заступника голови ради нового скликання, крім випадків дострокового припинення його повноважень.

У трудовій книжці заступника голови районної, обласної, районної у місті (у разі її створення) ради у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про обрання на посаду із зазначенням дати обрання, підстави для внесення запису (рішення сесії ради, його дата і номер) та порядкового номеру запису.

Згідно із статтею 50 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" секретар сільської, селищної, міської ради обирається за пропозицією сільського, селищного, міського голови відповідною радою з числа її депутатів на строк повноважень ради і працює в раді на постійній основі. Секретар сільської ради може за рішенням ради одночасно здійснювати повноваження секретаря виконавчого комітету відповідної ради.

У трудовій книжці секретаря сільської, селищної, міської ради у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про обрання на посаду із зазначенням дати обрання, підстави для внесення запису (рішення сесії ради, його дата і номер) та порядкового номеру запису.

Відповідно до статті 14 Закону України "Про столицю України - місто-герой Київ" заступник міського голови - секретар Київської міської ради обирається радою з числа її депутатів і здійснює функції та повноваження, передбачені статтями 50 та 56 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

У трудовій книжці заступника міського голови - секретаря Київської міської ради у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про обрання на посаду із зазначенням дати обрання, підстави для внесення запису (рішення сесії ради, його дата і номер) та порядкового номеру запису.

Відповідно до статті 47 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" голови постійних комісій з питань бюджету обласної, Київської та Севастопольської міських рад обираються радою на строк її повноважень із числа депутатів цих рад. За рішенням відповідної ради голови постійних комісій з питань бюджету можуть працювати в раді на постійній основі.

У трудовій книжці голови постійної комісії з питань бюджету обласної, Київської та Севастопольської міських рад, який працює в раді на постійній основі, у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про обрання на посаду із зазначенням дати обрання, підстави для внесення запису (рішення сесії ради, його дата і номер) та порядкового номеру запису.

Згідно із статтею 51 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" персональний склад виконавчого комітету затверджується відповідною радою за пропозицією сільського, селищного, міського голови, голови районної у місті ради. До складу виконавчого комітету входять зокрема, сільський, селищний, міський голова, голова районної у місті ради, заступники сільського, селищного, міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами (секретар) виконавчого комітету. Виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.

Відповідно до статті 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" прийняття на посади заступників сільського, селищного, міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної у місті ради здійснюється шляхом затвердження відповідною радою.

У трудовій книжці заступника сільського, селищного, міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної у місті ради у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про затвердження на відповідну посаду із зазначенням підстави для внесення запису (рішення сесії ради, його дата і номер) та порядкового номеру запису.

Відповідно до статті 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" прийняття на посади керівника секретаріату (керуючого справами) районної, обласної ради, керуючого справами виконавчого апарату обласних і районних рад, керівників відділів, управлінь та інших працівників органів місцевого самоврядування здійснюється шляхом призначення відповідно сільським, селищним, міським головою, головою районної, районної у місті, обласної ради на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника чи консультанта без конкурсного відбору.

У трудовій книжці зазначених посадових осіб у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про призначення на посаду із зазначенням підстави для внесення запису (розпорядження голови, його номер і дата) та порядкового номеру запису.

Згідно із статтею 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" на час відсутності (відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом). Тобто у разі потреби виконання роботи тимчасово відсутньої посадової особи (довготермінове відсторонення від посади, хвороба, відпустка тощо) на час її відсутності може бути прийнята інша особа а умовах контракту (без конкурсу).

Відповідно до статті 21 КЗпП України контракт є особливою формою трудового договору, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору можуть встановлюватись угодою сторін. Особи, прийняті на роботу на умовах контракту в органи місцевого самоврядування, не набувають статусу посадових осіб місцевого самоврядування, вони не складають Присяги, їм не встановлюється ранг і період роботи за контрактом не зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування чи стажу державної служби.

Відповідно до статті 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" голови районних, районних у містах, обласних рад, Київський та Севастопольський міський голова та міські голови (міст обласного і республіканського в Автономній Республіці Крим значення) мають право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).

На посади патронатної служби приймаються громадяни України, які мають необхідний досвід роботи в органах управління відповідної галузі чи сфери діяльності. З метою набуття працівниками патронатної служби практичного досвіду, перевірки їх професійного рівня і ділових якостей може встановлюватися випробування, а також проводитися стажування.

Працівники патронатної служби є посадовими особами місцевого самоврядування, вони складають Присягу, їм присвоюються ранги відповідно до статті 14 зазначеного Закону. На них, як і на інших посадових осіб місцевого самоврядування поширюються обмеження, пов'язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, у тому числі і обмеження, встановлені статтям 12 та 18 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

У трудовій книжці зазначених посадових осіб у розділі "Відомості про роботу" робиться запис про призначення на відповідну посаду із зазначенням підстави для внесення запису (розпорядження голови, його номер і дата) та порядкового номеру запису.

Здійснення механізму звільнення посадових осіб органів місцевого самоврядування зі служби в органах місцевого самоврядування та дотримання при цьому гарантій їх соціального захисту визначається Законами України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", "Про статус депутатів місцевих Рад народних депутатів", "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи", Кодексом законів про працю України та іншими законами України.

Звільнення сільського, селищного, міського голови та їх працевлаштування після звільнення проводиться з урахуванням вимог чинного законодавства України.

Згідно із статтею 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" повноваження сільського, селищного, міського голови закінчуються в момент вступу на цю посаду іншої обраної відповідно до закону особи. Повноваження сільського, селищного, міського голови у випадках, передбачених статтею 79 цього Закону (у разі його звернення з особистою заявою до відповідної ради про складання ним повноважень голови; припинення його громадянства; набрання законної сили обвинувальним вироком щодо нього; порушення ним вимог щодо обмеження сумісності його діяльності з іншою роботою (діяльністю), встановлених цим Законом; визнання його судом недієздатним, безвісно відсутнім або оголошення таким, що помер; його смерті, а також якщо він порушує Конституцію або закони України, права і свободи громадян, не забезпечує здійснення наданих йому повноважень) можуть бути припинені достроково. Підстави припинення служби в органах місцевого самоврядування також визначені статтею 20 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

У разі закінчення строку повноважень у трудовій книжці сільського, селищного, міського голови робиться запис: "Звільнений у зв'язку із закінченням строку повноважень, пункт 1 статті 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" із зазначенням дати звільнення та порядкового номеру запису У разі дострокового припинення повноважень сільського, селищного, міського голови у трудовій книжці вказується підстава дострокового припинення повноважень згідно із статтею 79 зазначеного Закону чи статтею 20 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" (рішення сесії ради або місцевого референдуму, його дата і номер) та порядковий номер запису.

Голова районної, обласної, районної у місті (у разі її створення) ради виконує свої обов'язки до обрання голови ради нового скликання, крім випадків дострокового припинення повноважень. Голова ради може бути достроково звільнений з посади радою, якщо за його звільнення проголосувало не менш як дві третини депутатів від загального складу ради шляхом таємного голосування. Питання про звільнення голови ради може бути внесено на розгляд ради на вимогу не менше третини депутатів від загального складу ради (стаття 55 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

У разі закінчення строку повноважень у трудовій книжці голови районної, обласної, районної у місті ради робиться запис: "Звільнений у зв'язку із закінченням строку повноважень, пункт 2 статті 55 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" із зазначенням дати звільнення та порядкового номеру запису. У разі дострокового припинення ним повноважень у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з достроковим припиненням повноважень, пункт 4 статті 55 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" із зазначенням дати та підстави звільнення (рішення сесії ради, його дата і номер), порядкового номеру запису.

Заступник голови районної, обласної, районної у місті (у разі її створення) ради здійснює свої повноваження до обрання заступника голови ради нового скликання, крім випадків дострокового припинення його повноважень. Заступник голови ради може бути достроково звільнений з посади за рішенням ради, яке приймається шляхом таємного голосування. Питання про його звільнення може бути внесено на розгляд ради на вимогу не менш як третини депутатів від загального складу ради або голови ради (стаття 56 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

Відповідно до статті 14 Закону України "Про столицю України - місто-герой Київ" заступник міського голови - секретар Київської міської ради здійснює свої функції та повноваження, передбачені статтями 50 та 56 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", до обрання заступника міського голови - секретаря Київської міської ради нового скликання, крім випадків дострокового припинення його повноважень.

У разі закінчення строку повноважень у трудовій книжці заступника голови районної, обласної, районної у місті ради та заступника міського голови - секретаря Київської міської ради робиться запис: "Звільнений у зв'язку із закінченням строку повноважень, пункт 1 статті 56 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" із зазначенням дати звільнення та порядкового номеру запису. У разі дострокового припинення ним повноважень у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку із достроковим припиненням повноважень, пункт 2 статті 56 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" із зазначенням дати та підстави звільнення (рішення сесії ради, його дата і номер), порядкового номеру запису.