Відповідно до пункту 3.1 Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. N 43, підвищуюча надбавка за кліматичні умови встановлюється за зведенням територіального підрозділу державної служби гідрометеорології або за результатами належним чином задокументованих власних вимірювань.

Таким чином, якщо підприємство самостійно не проводило власних вимірювань і документально їх не фіксувало, то необхідно надіслати запит до підрозділу державної служби гідрометеорології щодо надання даних про температурні показники за відповідний проміжок часу.

У випадку документального непідтвердження температурних даних, а також інших факторів, що зумовлюють підвищене використання палива (відсутні розпорядження, записи відповідальних осіб у подорожніх листах тощо), застосування підвищуючих надбавок є неправомірним та призводить до понаднормового палива.

Понаднормово списане паливо необхідно поновити в бухгалтерському обліку, після чого провести його інвентаризацію.

У разі виявлення нестачі пального при розрахунку розміру збитків необхідно керуватись Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. N 116.

Одночасно повідомляємо, що наказ Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. N 43 не пройшов державної реєстрації в Міністерстві юстиції України. Враховуючи зазначене, вважаємо, що він є обов'язковим для виконання лише для підприємств, установ і організацій, які входять до сфери управління Мінтрансу. Іншими центральними органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями повинні бути розроблені власні нормативні документи щодо нормування витрат палива та мастильних матеріалів відповідно до законодавства.