З метою впорядкування ведення договірної роботи в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту

1. Затвердити Інструкцію про ведення договірної роботи в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту (додається).

2. Установити, що договори, які укладаються Міністерством України у справах сім'ї, молоді та спорту, підписуються Міністром, першим заступником або заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

3. Міжнародні договори та угоди про співробітництво підписуються Міністром, а у разі його відсутності заступником Міністра, який виконує його обов'язки.

4. Інструкція набирає чинності з 1 січня 2010 року.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція встановлює порядок підготовки проектів договорів, їх укладання та контролю за виконанням в Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту (далі - Міністерство).

1.2. Договір укладається з метою виконання зобов'язань для забезпечення потреб Міністерства.

1.3. Вартість договору погоджується сторонами до початку його виконання і залежить від ефективності, якості, терміну виконання договору та інших критеріїв оцінки.

Міністерство України у справах сім'ї, молоді та спорту має право укладати договори в межах коштів, які виділяються державним бюджетом.

1.4. У разі невиконання або неналежного виконання зобов'язань, сторони несуть відповідальність, передбачену договором та чинним законодавством.

1.5. Ця Інструкція є обов'язковою для виконання посадовими особами та працівниками Міністерства, які беруть участь у веденні договірної роботи.

2.1. Проект договору готується структурним підрозділом Міністерства, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору та пов'язаний з його укладанням і виконанням (далі - відповідальний структурний підрозділ), а також подання його на розгляд Міністрові або його заступникові відповідно до розподілу обов'язків.

Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін за договором.

2.2. Підготовлений проект договору, завізований в установленому порядку, подається разом із супровідною службовою запискою відповідального структурного підрозділу на розгляд Міністрові або заступникові відповідно до розподілу обов'язків.

2.3. За результатами розгляду, при необхідності, Міністр або його заступники дають доручення керівникам структурним підрозділам Міністерства щодо опрацювання та погодження проекту договору.

3.1. Проект договору обов'язково направляється на опрацювання та погодження голові Тендерного комітету Міністерства (відповідно до компетенції), до юридичної служби та Департаменту економіки та фінансів Міністерства.

3.2. До проекту договору додається вся документація, пов'язана з ним. При погодженні проекту додаткового договору до нього додається копія існуючого договору з усіма додатками.

3.3. Після опрацювання проекту договору у дводенний термін пропозиції структурних підрозділів Міністерства подаються до відповідального структурного підрозділу для узагальнення.

3.4. Проект договору з урахування пропозицій структурних підрозділів Міністерства подається на погодження.

3.5. Погодження оформлюється візуванням проекту договору посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

Віза проставляється на лицьовій стороні останнього аркушу проекту договору.

3.6. Зауваження і пропозиції до проекту договору викладаються на окремому аркуші, про що в проекті поряд з візою робиться відповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються Міністру та/або його заступникам до підписання договору.

Погодження здійснюється в такому порядку:

- відповідальний структурний підрозділ;

- голова Тендерного комітету Міністерства;

- структурні підрозділи, які опрацьовували проект договору;

- управління правового забезпечення;

- заступники Міністра відповідно до розподілу посадових обов'язків.

3.7. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються відповідальним структурним підрозділом, до компетенції якого належить питання, що становить предмет договору, проект якого надійшов до Міністерства.

3.8. У випадку наявності заперечень щодо умов проекту договору сторона, яка одержала його, складає протокол розбіжностей, про що робиться застереження в договорі, та не пізніше 20-денного строку надсилає іншій стороні два примірника протоколу розбіжностей разом з підписаним договором.

Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, зобов'язана протягом 20 днів розглянути його, вжити заходів до врегулювання розбіжностей з іншою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції, а ті розбіжності, що залишились неврегульованими, передати протягом цього ж строку на вирішення господарського суду.

3.9. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами, підписано всіма сторонами і зареєстровано.

Істотними є ті умови договору, які визнані такими за законом або необхідні для договорів даного виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін повинно бути досягнуто згоди.

4.1. Погоджений проект договору передається на підпис Міністру або його заступникові згідно з розподілом обов'язків та представнику іншої сторони за договором.

4.2. Підписаний договір подається на реєстрацію до Департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій та заноситься до журналу реєстрації договорів Міністерства.