Порядок бухгалтерського обліку, збереження та використання необоротних активів у Федерації профспілок України (далі - Порядок) розроблено відповідно до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 N 283/97-ВР (із змінами та доповненнями), Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 N 996-XIV, Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 N 92 (із змінами та доповненнями), Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69, Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 N 116, Інструкції щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 N 291, наказу Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 29.12.95 N 352, постанови Президії Ради ФПУ від 28.09.2000 N П-29-3 "Про особливості методики впровадження бухгалтерського обліку в профспілкових організаціях", розпорядження від 20.01.2004 N 6-к "Про організацію бухгалтерського обліку та облікову політику ФПУ в 2004 році".

Необоротні активи - це матеріальні та нематеріальні ресурси, які є на балансі ФПУ та надані у розпорядження структурним підрозділам для їх експлуатації і строк корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше одного року.

Необоротні активи ФПУ складаються з:

- основних засобів;

- інших необоротних матеріальних активів;

- нематеріальних активів (програмне забезпечення).

Група основних засобів - сукупність однотипних за технічними характеристиками, призначенням та умовами використання необоротних матеріальних активів.

Об'єкт основних засобів - закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього або окремий конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій.

Балансова вартість (залишкова вартість) - це вартість, за якою необоротні активи зараховують до балансу після вирахування суми зносу.

Первісна вартість - це вартість, що історично склалася, тобто собівартість за фактичними витратами на їх придбання, спорудження та виготовлення.

Первісна вартість основних засобів збільшується на суму витрат, пов'язаних з поліпшенням технічних характеристик об'єкта, таких як витрати на модернізацію, модифікацію, добудування, дообладнання, реконструкцію, технічне переоснащення тощо, а зменшується у зв'язку із частковою ліквідацією основних засобів.

Відновлювальна вартість - це первісна вартість, змінена після переоцінки.

Справедлива вартість - це вартість, по якій матеріальні цінності можуть бути продані в результаті операції між добре обізнаними, незалежними і бажаючими здійснити таку операцію сторонами.

Переоцінка об'єкта основних засобів може проводитись, якщо залишкова вартість цього об'єкта суттєво відрізняється від його справедливої вартості на дату балансу.

Залишкова вартість - різниця між первісною (переоціненою) вартістю та сумою зносу основних засобів.

Знос необоротних активів - сума систематичного розподілу вартості об'єкта основних засобів протягом строку їх корисного використання, накопичена з початку їх застосування.

Поточні ремонти здійснюються за необхідності і виконуються в основному спеціалістами управління інформатизації апарату ФПУ. До поточних ремонтів належать дрібні роботи по заміні окремих зношених деталей, вузлів машин, обладнання, а також профілактичні ремонти й огляди.

Капітальні ремонти здійснюються з періодичністю понад один рік, при цьому здійснюється повне розбирання, заміна або відновлення всіх зношених деталей, вузлів.

Строк корисної дії експлуатації необоротного активу - це очікуваний період часу, протягом якого основні фонди будуть використовуватись.

Для бухгалтерського обліку основних засобів по коштах ФПУ необоротні активи класифікуються за такими групами:

Основні засоби:

- будинки та споруди;

- машини та обладнання;

- транспортні засоби;

- інвентар;

- інші основні засоби.

Інші необоротні матеріальні активи:

- бібліотечні фонди;

- малоцінні необоротні матеріальні активи.

Нематеріальні активи:

- авторські та суміжні з ними права;

- інші нематеріальні активи.

У бухгалтерському обліку вартість, за якою відображаються необоротні активи, поділяється на: балансову вартість, первісну вартість та відновлювальну вартість.

Придбані основні засоби зараховуються на баланс за первісною вартістю та податком на додану вартість. Уразі купівлі основних фондів, що знаходились в експлуатації, вони зараховуються на баланс за залишковою вартістю.

Витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів не збільшують вартість придбаних необоротних активів, а відносяться на видатки відповідної статті бюджету ФПУ.

Для своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та руху основних засобів та інших необоротних активів аналітичний облік ведеться за місцем їх зберігання (експлуатації) та у фінансовому управлінні за типовими формами, які встановлені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 29.12.95 N 352.

Аналіз необхідності придбання нової комп'ютерної та копіювальної техніки, визначення її характеристик здійснюється управлінням інформатизації апарату ФПУ.

Прийняття основних засобів та інших необоротних активів на баланс ФПУ проводиться на підставі протоколу засідання постійно діючої комісії та акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, складеним за формою ОЗ-1.

Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів застосовують для будь-якого переміщення об'єктів основних засобів, зокрема:

- оформлення зарахування новопридбаних основних засобів;

- облік введення їх в експлуатацію;

- оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного структурного підрозділу до іншого;

- оформлення передачі основних засобів із запасу в експлуатацію;

- проведення вибуття основних засобів при передачі їх іншому підприємству (організації).

Акт в одному примірнику на кожний новоприйнятий об'єкт складає приймальна комісія, призначена розпорядженням ФПУ від 20.01.2004 N 6-к (зі змінами від 20.07.2005 N 159-К).

Після оформлення акт разом із технічною документацією передається у фінансове управління.

Оформлення прийняття окремих предметів необоротних активів дозволяється проводити безпосередньо на підставі документів, що стали підставою для отримання цінностей (накладних та ін.).

Для оформлення прийняття декількох об'єктів однотипних активів, які мають однакову вартість, дозволяється складання загального акта прийняття необоротних активів.

Для внутрішнього переміщення необоротних матеріальних активів складається акт приймання-передачі (додаток 2).

При надходженні необоротних активів у ФПУ відповідальна особа розписується на документі постачальника або на акті приймання-передачі про одержання цих цінностей і прийняття їх на відповідальне збереження.

За місцем зберігання всі необоротні активи повинні знаходитись на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються розпорядженням Голови ФПУ. З посадовими особами, які відповідають за збереження необоротних активів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (додаток 1).

Надходження необоротних активів супроводжується відкриттям інвентарних карток. Кожному об'єкту необоротного активу (крім бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів, матеріалів довготривалого використання) присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків та зберігається за ним протягом усього періоду експлуатації.

Необоротні активи в розрізі матеріально відповідальних осіб обліковуються за інвентарними номерами.

Нова комп'ютерна і копіювальна техніка монтується та розміщується на місці використання спеціалістами управління інформатизації апарату ФПУ.

Спеціалістами цього управління проводиться інструктаж користувачів зазначеної техніки.

Облік основних засобів, отриманих безоплатно як гуманітарну допомогу, ведеться згідно з планом рахунків бухгалтерського обліку в профспілкових організаціях. їх розподіл для використання в структурних підрозділах оформляється відповідним розпорядженням.

Переоцінка (уцінка, дооцінка) основних засобів проводиться в тих випадках, якщо залишкова вартість істотно відрізняється від її справедливої вартості.

Відображення у бухгалтерському обліку сум уцінок і дооцінок об'єктів основних засобів залежить від результату проведення попередніх переоцінок цього об'єкта. Кожний факт переоцінки оформляється розпорядженням та фіксується в регістрі аналітичного обліку об'єкта основних засобів.

Ремонт та технічне обслуговування комп'ютерної та копіювальної техніки здійснюється працівниками управління інформатизації апарату ФПУ із залученням у разі необхідності спеціалістів інших установ, які спеціалізуються на таких видах робіт.

Планові профілактичні роботи та ремонт комп'ютерної і копіювальної техніки проводяться в окремому приміщенні, обладнаному електричними розетками із заземленням, вентиляцією та протипожежною системою, а також системою охоронної сигналізації.

Нова та виведена із експлуатації комп'ютерна і копіювальна техніка зберігається у складському приміщенні, обладнаному протипожежною системою, а також системою охоронної сигналізації.

Витрати, які здійснюються для підтримання об'єкта основних засобів у робочому стані шляхом проведення поточного або капітального ремонтів, не відносяться на збільшення вартості основних засобів, а відображаються у складі фактичних витрат за відповідними статтями видатків бюджету ФПУ.

У разі потреби модернізації основних засобів постійна комісія вносить подання Голові ФПУ, в якому зазначається характеристика необхідних заходів та необхідні витрати на їх реалізацію.

Знос нараховується на об'єкти основних засобів, які знаходяться на балансі ФПУ.

Аналітичний облік зносу необоротних активів ведеться відповідно за видами основних засобів, інших необоротних активів та нематеріальних активів.

Нарахування зносу у Федерації профспілок України здійснюється прямолінійним методом із встановленням терміну використання по кожному об'єкту окремо.

Строк корисного використання згідно з розпорядженням ФПУ від 20.01.2004 N 6-к встановлюється постійно діючою комісією по кожному необоротному активу.

У разі необхідності строк корисного використання об'єкта основних засобів може бути переглянутий.

Знос на основні засоби, безкоштовно отримані ФПУ по програмах технічної допомоги, не нараховується.

Нарахування зносу припиняється в разі досягнення нульової залишкової вартості основних засобів. Знос, нарахований у розмірі 100% балансової вартості, не може бути підставою для їх списання.

Нарахування зносу починається з місяця, що настає за місяцем, в якому об'єкт основних засобів став придатним для корисного використання, і припиняється, починаючи з місяця, наступного за місяцем вибуття об'єкта основних засобів.

Знос на малоцінні необоротні матеріальні активи і бібліотечний фонд встановлений у розмірі 100% вартості в першому місяці використання.

Запаси, які не використовуються для адміністративних цілей, визнаються неліквідними і списуються в бухгалтерському обліку. При складанні фінансової звітності згідно з П(С)БО 9 вони не відображаються в балансі, а враховуються на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні".

Експлуатація комп'ютерної та копіювальної техніки здійснюється відповідно до технічних вимог та рекомендацій, визначених виробниками в інструкціях з експлуатації відповідного обладнання.

Працівники структурних підрозділів апарату ФПУ - користувачі комп'ютерної та копіювальної техніки зобов'язані самостійно виконувати всі необхідні роботи, пов'язані з експлуатацією програмно-технічного комплексу (увімкнення, вимкнення, завантаження, наповнення баз даних, розрахунки, архівація тощо).

Вибір необхідного програмного забезпечення, його інсталяція, налаштування та супровід здійснюється працівниками управління інформатизації апарату ФПУ.

Супровід прикладного програмного забезпечення означає підтримку його в актуальному стані, оновлення версій з метою поліпшення роботи програм.

У разі виникнення нестандартних ситуацій користувачі комп'ютерної та копіювальної техніки повинні звертатися до спеціалістів управління інформатизації апарату ФПУ. Забороняється самостійно вживати будь-яких заходів, які можуть пошкодити обладнання.