З метою забезпечення захисту прав землевласників та землекористувачів, достовірності єдиної інформаційної бази правовстановлюючих документів на землю, а також недопущення зловживань в процесі обігу других (архівних) примірників державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою та бланків державних актів

1. Затвердити Методичні рекомендації із складання акта інвентаризації правовстановлюючих документів на земельні ділянки, що додаються.

2. Голові Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, начальникам головних управлінь Держкомзему в областях, містах Києві і Севастополі:

2.1. Вжити вичерпних ініціативних заходів щодо забезпечення виконання пункту 8 постанови Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2009 р. N 1112.

2.2. Разом з генеральним директором державного підприємства "Центр державного земельного кадастру" (далі - ДП "Центр ДЗК") до 18.05.2010 забезпечити створення інвентаризаційних комісій з проведення інвентаризації других (архівних) примірників державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою (далі - правовстановлюючі документи) по кожній адміністративно-територіальній одиниці (місто Київ; місто Севастополь; місто обласного підпорядкування; район Автономної Республіки Крим; район області) у складі заступника начальника і працівників Головного управління Держкомзему в містах Києві і Севастополі, начальника і працівників районного, міського, міжрайонного, міжміського, міськрайонного управління (відділу) Держкомзему та начальників і працівників структурних підрозділів філій ДП "Центр ДЗК" під головуванням посадової особи Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, Головного управління Держкомзему в області, місті Києві і Севастополі та затвердити їх склад спільними наказами Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, Головного управління Держкомзему в області, містах Києві і Севастополі та відповідної філії ДП "Центр ДЗК".

3. Інвентаризаційним комісіям:

3.1. До 15.07.2010 провести інвентаризацію записів станом на 01.07.2010 у книгах реєстрації, визначених у додатку до пункту 5 Порядку формування, ведення та користування єдиним реєстром записів у книгах реєстрації, що затверджений наказом Держкомзему від 02.09.2008 N 363, які знаходяться у структурних підрозділах філій ДП "Центр ДЗК", сформувати два примірника актів інвентаризації правовстановлюючих документів та передати їх до відповідного територіального органу Держкомзему.

3.2. До 03.09.2010 провести станом на 01.07.2010 інвентаризацію правовстановлюючих документів, які знаходяться в територіальних органах Держкомзему, заповнити акти інвентаризації правовстановлюючих документів та передати їх до Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, головних управлінь Держкомзему в областях.

4. Республіканському комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, начальникам головних управлінь Держкомзему в областях, містах Києві і Севастополі забезпечити:

4.1. До 10.09.2010 передачу до Держкомзему других примірників актів інвентаризації правовстановлюючих документів та реєстрів актів інвентаризації правовстановлюючих документів.

4.2. До 01.10.2010 передачу до Держкомзему реєстрів результатів інвентаризації правовстановлюючих документів.

4.3. До 29.10.2010 передачу до Держкомзему реєстрів правовстановлюючих документів, які зберігаються в органах місцевого самоврядування.

5. Першому заступнику Голови Бєльчику С.В., директору Департаменту державного земельного кадастру Славіну І.В.:

5.1. Забезпечити надання роз'яснень Республіканському комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, головним управлінням Держкомзему в областях, містах Києві і Севастополі та ДП "Центр ДЗК" в процесі проведення інвентаризації правовстановлюючих документів та документального оформлення її результатів.

5.2. За результатами інвентаризації правовстановлюючих документів на загальнодержавному рівні внести пропозиції щодо удосконалення порядку збереження правовстановлюючих документів.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ці Методичні рекомендації із складання акта інвентаризації правовстановлюючих документів на земельні ділянки встановлюють порядок складання акта інвентаризації державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою (далі - Рекомендації).

Інвентаризації підлягають другі (архівні) примірники зареєстрованих та виданих державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою, що знаходяться в головних управліннях Держкомзему в містах Києві і Севастополі, районних, міських, міжрайонних, міжміських, міськрайонних управліннях (відділах) Держкомзему (далі - територіальні органи Держкомзему) або структурних підрозділах (філіях) державного підприємства "Центр державного земельного кадастру" (далі - ДП "Центр ДЗК"), а також незареєстровані державні акти на право власності на земельну ділянку, обидва примірники яких знаходяться в структурних підрозділах ДП "Центр ДЗК" (далі - правовстановлюючі документи).

2. Відомості з інвентаризації правовстановлюючих документів та їх співставлення з даними книг реєстрації, визначених у додатку до пункту 5 Порядку формування, ведення та користування єдиним реєстром записів у книгах реєстрації, що затверджений наказом Держкомзему від 02.09.2008 N 363 (далі - книги реєстрації), відображаються в Акті інвентаризації правовстановлюючих документів (далі - Акт інвентаризації).

3. Акти інвентаризації формуються окремо для:

1) державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку фізичних осіб;

2) державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку юридичних осіб;

3) державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою.

4. Акт інвентаризації формується в двох примірниках в цілому на адміністративно-територіальну одиницю (місто Київ; місто Севастополь; місто обласного підпорядкування; район Автономної Республіки Крим; район області), виходячи з місцезнаходження земельних ділянок, на які зареєстровано правовстановлюючі документи.

5. Акт інвентаризації складається з титульної сторінки у твердій палітурці (форма наведена у додатку 1) та окремих аркушів паперу формату А-4, кожен з яких є складовою Акта інвентаризації (форма наведена у додатку 2).

6. Титульна сторінка Акта інвентаризації оформляється головою інвентаризаційної комісії - працівником Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, Головного управління Держкомзему в області, місті Києві і Севастополі та затверджується підписом Голови Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, начальника Головного управління Держкомзему в області, місті Києві і Севастополі і скріплюється печаткою відповідного органу.

7. Титульна сторінка Акта інвентаризації містить номер, найменування категорії правовстановлюючих документів (дослівно згідно пункту 3 цих Рекомендацій), номер тому, кількість складових Акта інвентаризації.

8. Номер титульної сторінки Акта інвентаризації складається з двох частин:

перша частина - дворозрядне число, яке відповідає першому рівню класифікації об'єктів адміністративно-територіального устрою України згідно із ДК 014-97 "Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України", затвердженим наказом Держстандарту України від 31.10.97 N 659 (далі - КОАТУУ) (розряди 1, 2), що включає:

- Автономну Республіку Крим,

- області,

- міста Київ і Севастополь;

друга частина - трирозрядне число, яке відповідає другому рівню класифікації об'єктів адміністративно-територіального устрою України згідно із КОАТУУ (розряди 3 - 5), що включає:

- міста обласного підпорядкування,

- райони Автономної Республіки Крим, області,

- для міст Києва та Севастополя зазначається - 000.

9. Один том Акта інвентаризації не може перевищувати 200 аркушів (складових Акта інвентаризації).

10. Складові Акта інвентаризації:

1) формуються членами інвентаризаційних комісій - працівниками структурних підрозділів ДП "Центр ДЗК" з використанням комп'ютерної техніки;

2) заповнюються членами інвентаризаційних комісій - працівниками територіальних органів Держкомзему розбірливо кульковою ручкою синього кольору.

11. Кожна складова Акта інвентаризації має дату складання та номер.

12. Датою складової Акта інвентаризації зазначається дата її заповнення членами інвентаризаційних комісій - працівниками територіальних органів Держкомзему та підписання і скріплення печаткою начальника територіального органу Держкомзему.

13. Складові Акта інвентаризації в межах кожної категорії правовстановлюючих документів (згідно пункту 3 цих Рекомендацій) мають суцільну нумерацію (послідовно продовжується в усіх наступних томах після першого).

Номер кожної складової Акта інвентаризації складається з трьох частин:

перша і друга частини - формуються відповідно до пункту 8 цих Рекомендацій;

третя частина - п'ятирозрядне число, яке відповідає порядковому номеру кожної складової Акта інвентаризації.

Приклад.

Житомирська область, Андрушівський район. Порядковий номер складової Акта інвентаризації - 1 (перший аркуш Акта інвентаризації).

Номер складової Акта інвентаризації 18 203 00001.

14. У складових Акта інвентаризації відображаються відомості про зареєстровані правовстановлюючі документи з книг реєстрації (графи 2 - 7), та відомості з наявних других (архівних) примірників державних актів (графи 8 - 10):

- у графі 1 відображається номер запису за порядком;

- у графі 2 відображається реєстровий номер книги реєстрації у відповідності з вимогами наказу Держкомзему від 29.07.2008 N 214 "Про формування та ведення Електронного реєстру книг реєстрації";

- у графі 3 відображається порядковий номер запису про реєстрацію державного акта у книзі реєстрації;

- у графі 4 відображається реєстраційний номер державного акта;

- у графі 5 відображається серія державного акта з книги реєстрації;

- у графі 6 відображається номер державного акта з книги реєстрації;

- у графі 7 зазначаються відмітки структурного підрозділу ДП "Центр ДЗК" (цифровий код) відповідно до класифікатора відміток ДП "Центр ДЗК" (класифікатор наведений у додатку 5);

- у графі 8 зазначаються відмітки територіального органу Держкомзему (цифровий код) відповідно до класифікатора відміток територіального органу Держкомзему (класифікатор наведений у додатку 6);

- у графі 9 відображається серія державного акта;

- у графі 10 відображається номер державного акта;

- у графі 11 відображається форма бланка державного акта (літерний код): державні акти на право приватної власності на землю - А; державні акти на право власності на землю - В; державні акти на право власності на земельну ділянку - С; державні акти на право постійного користування землею - Е; державні акти на право постійного користування земельною ділянкою - К.

15. Графи 1 - 7 заповнює структурний підрозділ ДП "Центр ДЗК". При заповненні складових Акта інвентаризації кожна з них роздруковується, підписується начальником структурного підрозділу ДП "Центр ДЗК" і скріплюється печаткою.

Після формування всіх складових Акта інвентаризації окремо для кожної категорії правовстановлюючих документів (згідно пункту 3 цих Рекомендацій) по відповідній адміністративно-територіальній одиниці (місто Київ; місто Севастополь; місто обласного підпорядкування; район Автономної Республіки Крим; район області) вони разом із супровідним листом направляються структурними підрозділами ДП "Центр ДЗК" до територіальних органів Держкомзему.

Примітка.

У разі знаходження в структурних підрозділах ДП "Центр ДЗК" обох незареєстрованих примірників заповнених (підписаних уповноваженими особами і скріплених печатками) державних актів заповнюються тільки графи 5 - 7.

У разі знаходження в структурних підрозділах ДП "Центр ДЗК" зареєстрованих, але не переданих до територіальних органів Держкомзему других (архівних) примірників державних актів заповнюються графи 1 - 7 та 9 і 10.

В усіх інших випадках заповнюються графи 1 - 6.

Графа 7 заповнюється у випадках, визначених у додатку 5.

Заповнення усіх зазначених вище граф виконує структурний підрозділ ДП "Центр ДЗК" з використанням комп'ютерної техніки.

16. Графи 8 - 10 заповнює кульковою ручкою синього кольору територіальний орган Держкомзему, кожну сторінку Акта підписує кульковою ручкою синього кольору та скріплює печаткою начальник територіального органу Держкомзему.

17. Остання складова Акта інвентаризації (форма наведена у додатку 3) містить узагальнену по адміністративно-територіальній одиниці (місто Київ; місто Севастополь; місто обласного підпорядкування; район Автономної Республіки Крим; район області) інформацію по відповідній категорії правовстановлюючих документів (згідно пункту 3 цих Рекомендацій): кількість записів у книгах реєстрації, кількість державних актів (фактично), кількість незареєстрованих пар державних актів, кількість не переданих до територіального органу Держкомзему других (архівних) примірників державних актів.

18. Два примірника заповнених титульних аркуші актів інвентаризації, сформованих і заповнених складових актів інвентаризації (по кожній категорії правовстановлюючих документів (згідно пункту 3 цих Рекомендацій)) разом із супровідним листом територіальні органи Держкомзему направляють до Рескомзему АР Крим, головних управлінь в областях.

19. Узагальнені Рескомземом АР Крим, головними управліннями в областях, містах Київ і Севастополь відомості про акти інвентаризації, згруповані по категоріях правовстановлюючих документів (згідно пункту 3 цих Рекомендацій), вносяться до реєстрів актів інвентаризації державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою (далі - Реєстр актів інвентаризації правовстановлюючих документів) (форма наведена у додатку 4):

- у графі 1 відображається номер запису за порядком;

- у графі 2 відображається код згідно із КОАТУУ, який формується відповідно до пункту 8 цих Рекомендацій;

- у графі 3 відображається назва району (міста) (крім міст Києва і Севастополя);

- у графі 4 відображається кількість складових акта інвентаризації у межах адміністративної одиниці;

- у графі 5 відображається кількість записів у книгах реєстрації, внесених до акта інвентаризації;

- у графі 6 відображається фактична кількість державних актів, встановлена інвентаризацією;

- у графі 7 відображається примітка.

Реєстр актів інвентаризації правовстановлюючих документів підписується Головою Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, начальником Головного управління Держкомзему в області, місті Києві і Севастополі та начальником регіональної, Київської обласної, Київської і Севастопольської міських філій ДП "Центр ДЗК" і скріплюється печаткою відповідного органу/підрозділу.

20. Рескомзем АР Крим, головні управління Держкомзему в областях, містах Києві і Севастополі передають до Держкомзему другі примірники прошнурованих актів інвентаризації (томів), реєстри актів інвентаризації правовстановлюючих документів разом із супровідним листом у встановлений наказом Держкомзему термін.

21. Результати інвентаризації Рескомземом АР Крим, головними управліннями в областях, містах Київ і Севастополь, згруповані по категоріях правовстановлюючих документів (згідно пункту 3 цих Рекомендацій), вносяться до реєстрів результатів інвентаризації державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою (далі - Реєстр результатів інвентаризації правовстановлюючих документів) (форма наведена у додатку 7):

- у графі 1 відображається номер запису за порядком;

- у графі 2 відображається код згідно із КОАТУУ, який формується відповідно до пункту 8 цих Рекомендацій;

- у графі 3 відображається назва району, міста обласного підпорядкування (крім міст Києва і Севастополя);

- у графі 4 відображається кількість державних актів, що втрачено (у відповідності до класифікації відміток територіального органу Держкомзему згідно з додатком 6 до цих Рекомендацій графа має код 10);

Примітка.

В подальшому при поясненні змісту кожної з граф форми у додатку 7 буде даватись посилання на відповідний код класифікації відміток територіального органу Держкомзему згідно з додатком 6 до цих Рекомендацій у вигляді: (код ХХ).

- у графі 5 відображається кількість державних актів, що знищено (код 11);

- у графі 6 відображається кількість державних актів, що вилучено правоохоронними органами (код 12);

- у графі 7 відображається кількість державних актів, що зіпсовано (код 13);

- у графі 8 відображається кількість державних актів, що зберігаються в органах місцевого самоврядування (код 14);

- у графі 9 відображається кількість державних актів, обидва примірники яких знаходяться в структурному підрозділі ДП "Центр ДЗК" (код 17);

- у графі 10 відображається кількість державних актів, другий (архівний) примірник яких не передано структурним підрозділом ДП "Центр ДЗК" до територіального органу Держкомзему (код 18);

- у графі 11 відображається кількість державних актів, на яких проставлено відмітку про перехід права власності до іншого власника (код 20). Графа заповнюється для державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку фізичних та юридичних осіб;

- у графі 12 відображається кількість державних актів, право постійного користування земельною ділянкою по яких перейшло до іншого користувача та оформлено договір оренди землі (код 22). Графа заповнюється для державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою;

- у графі 13 відображається кількість державних актів, що мають декілька різних реєстраційних номерів (код 25);

- у графі 14 відображається кількість державних актів, що мають декілька земельних ділянок різного цільового призначення (код 27);

- у графі 15 відображається кількість державних актів, відомості про які не внесено до книги реєстрації (код 30);

- у графі 16 відображається кількість державних актів, що є дублікатами раніше оформлених, але втрачених державних актів (код 32);

- у графі 17 відображається примітка.

Реєстр результатів інвентаризації правовстановлюючих документів підписується начальником регіональної, Київської обласної, Київської та Севастопольської міських філій ДП "Центр ДЗК" та затверджується підписом Голови Республіканського комітету по земельних ресурсах Автономної Республіки Крим, начальника Головного управління Держкомзему в області, місті Києві і Севастополі, а також скріплюється печаткою відповідного органу/підрозділу.

22. Рескомзем АР Крим, головні управління Держкомзему в областях, містах Києві і Севастополі передають до Держкомзему реєстри результатів інвентаризації правовстановлюючих документів у встановлений наказом Держкомзему термін.

23. Відомості про правовстановлюючі документи, які зберігаються в органах місцевого самоврядування Рескомземом АР Крим, головними управліннями в областях, містах Києві і Севастополі, вносяться до реєстру державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку, державних актів на право постійного користування землею, державних актів на право постійного користування земельною ділянкою, які зберігаються в органах місцевого самоврядування (далі - реєстр правовстановлюючих документів, які зберігаються в органах місцевого самоврядування) (форма наведена у додатку 8):

- у графі 1 відображається номер запису за порядком;

- у графі 2 відображається реєстровий номер книги реєстрації у відповідності з вимогами наказу Держкомзему від 29.07.2008 N 214 "Про формування та ведення Електронного реєстру книг реєстрації";

- у графі 3 відображається порядковий номер запису про реєстрацію державного акта у книзі реєстрації;

- у графі 4 відображається реєстраційний номер державного акта;

- у графі 5 відображається серія державного акта, який зберігається в органі місцевого самоврядування;

- у графі 6 відображається номер державного акта, який зберігається в органі місцевого самоврядування;

- у графі 7 відображається назва територіального органу Держкомзему (крім міст Києва і Севастополя);

- у графі 8 відображається код згідно із КОАТУУ, який складається з перших восьми цифр коду КОАТУУ, перші п'ять з яких формуються відповідно до пункту 8 цих Рекомендацій, а останні три - відповідають коду сільської, селищної, міської (міста районного підпорядкування) ради (для міст Києва і Севастополя та міст обласного підпорядкування зазначається - 000);

- у графі 9 відображається назва сільської, селищної, міської (міста районного підпорядкування) ради;

- у графі 10 відображається літерний код форми бланка державного акта (згідно класифікатора, наведеного в пункті 14 цих Рекомендацій для графи 11 складової Акта інвентаризації);

- у графі 11 відображається примітка.

Примітка.

У разі відсутності книги реєстрації з відомостями про реєстрацію відповідних державних актів в структурному підрозділі ДП "Центр ДЗК" та надання органом місцевого самоврядування інформації про наявні у нього державні акти, але ненадання інформації про їх реєстрацію в книгах реєстрації - графи 2, 3 і 4 не заповнюються.

У разі відсутності книги реєстрації з відомостями про реєстрацію відповідних державних актів в структурному підрозділі ДП "Центр ДЗК" та надання органом місцевого самоврядування інформації про наявні у нього державні акти та інформації про їх реєстрацію в книгах реєстрації - графа 2 не заповнюється, а в графі 11 проставляється літера М.

24. Рескомзем АР Крим, головні управління Держкомзему в областях, містах Києві і Севастополі передають до Держкомзему реєстри правовстановлюючих документів, які зберігаються в органах місцевого самоврядування, у встановлений наказом Держкомзему термін.