1.1. Ці стандарти розроблені з урахуванням правил, звичаїв та практики цивілізованої діяльності на розвиненому фондовому ринку і встановлюють правила організації роботи бек-офісу для всіх компаній членів - Асоціації незалежно від підпорядкування, форми власності та організаційно-правової форми члена Асоціації.

1.2. Всі компанії члени - Асоціації мають готувати на постійній основі та зберігати визначений період часу записи, які чітко відображають їхні фінансові активи та зобов'язання перед своїми клієнтами та контрагентами, що є необхідною передумовою для забезпечення, їхньої роботи з цінними паперами згідно з правилами комерційної честі, справедливості та відповідними принципами торгівлі.

1.3. Згідно до цих Стандартів компанії - члени Асоціації складають внутрішнє "Положення про організацію роботи бек-офісу компанії".

1.4. Ці стандарти визначають лише необхідність відповідної інформації в системі бек-офісу компанії, а не форму та спосіб ведення записів.

В цих стандартах терміни вживаються в такому значенні:

Бек-офіс - підрозділ або відповідальна особа компанії, що забезпечує виконання та облік операцій з цінними паперами у роботі з клієнтами та контрагентами компанії в електронній та/або документарній формі.

Клієнт - фізична або юридична особа розпорядження якої виконуються компанією.

Компанія - торговець цінними паперами, що має дозвіл Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку на здійснення діяльності по випуску та обігу цінних паперів, та є членом Асоціації "ПФТС".

Контрагент - будь-яка фізична чи юридична особа, з якою компанія укладає угоди по операціях з цінними паперами.

Операції з цінними паперами - діяльність, що здійснюється компанією для виконання своїх зобов'язань перед клієнтом чи контрагентом щодо придбання у власність чи відчуження цінних паперів.

Тікет (розпорядча записка) - первинний документ бек-офісу, що фіксує досягнення домовленості з контрагентом та суттєві умови угоди.

Уповноважений представник - Співробітник Асоціації ПФТС на якого покладені відповідні повноваження.

Фінансові активи - грошові кошти та цінні папери.

3.1. Проведення звірки з контрагентами щодо умов угоди.

3.2. Підготовка та оформлення документів по угодах з цінними паперами.

3.3. Контроль за виконанням етапів угоди та внутрішній облік операцій за угодами з цінними паперами.

3.4. Внутрішній облік фінансових активів компанії та клієнтів.

4.1. Організаційна структура бек-офісу залежить від кількості персоналу, характеру діяльності і обсягу операцій.

4.2. Компанії повинні мати особу відповідальну за роботу бек-офісу. Компанії повідомляють ПФТС про цю особу та її контактні телефони.

5.1. Облік операцій в системі бек-офісу забезпечує достовірний облік та контроль коректного ведення інформації щодо операцій з фінансовими активами.

5.2. Облік операцій в бек-офісі здійснюється на таких етапах:

- отримання тікету;

- звірка умов угоди;

- складання договору;

- виконання зобов'язань за договором;

- виконання операцій.

5.3. Тікет має містити:

- дата та час складення;

- параметри цінного паперу, що є об'єктом угоди;

- вид угоди: купівля/продаж/репо/міна;

- цінові та кількісні параметри;

- дані про контрагента;

- вид діяльності: комісійна/комерційна/управління активами інвестиційних фондів/первинне розміщення цінних паперів;

- умови грошових розрахунків та поставки цінних паперів;

- номер угоди організатора торгівлі.

5.4. Звірка умов угоди включає електронний та/або паперовий обмін імформацією між компанією і контрагентами, який дає можливість перевірити і узгодити суттєві умови угоди.

5.5. Облік операцій в бек-офісі здійснюється компанією в реєстрах первинного обліку. Записи до реєстрів мають бути внесені не пізніше одного робочого дня після отримання інформації бек-офісом.

5.6. Реєстри первинного обліку забезпечують облік такої інформації:

- номер та дата складання тікету;

- номер угоди на організованих ринках;

- вид угоди: купівля/продаж;

- параметри угоди: ЄДРПОУ емітента, вид цінних паперів, кількість цінних паперів, номінальна вартість, вартість пакета;

- форма випуску: документарна, документарна знерухомлена, бездокументарна;

- місцезнаходження цінних паперів;

- номер та дата підписаного договору;

- дати зміни права власності та сплати/надходження грошових коштів;

- дата закриття угоди;

- особливі примітки.

Реєстри первинного обліку мають надавати можливість отримувати інформацію про фінансові активи клієнтів та компанії.

5.7. Для забезпечення точності в реєстрах первинного обліку, компанія повинна фізично перевіряти і рахувати всі цінні папери, що зберігаються у сейфі компанії, і зводити всі позиції, що підлягають контролю компанії, але не є у фізичному володінні. Результати треба порівнювати з обліковими записами компанії. Контроль мають здійснювати дві особи, функція одної з яких безпосередньо не пов'язана з веденням обліку. Журнал квартальної перевірки підписується особами, які здійснювали підрахунок.