1. Затвердити Програму здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2009 - 2019 роки (далі - Програма), що додається.

2. Директорам центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя:

- на основі Програми розробити і затвердити профільні та регіональні програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010 - 2014 роки та забезпечити їх виконання;

- щороку до 5 січня подавати звіт про виконання плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів (згідно з додатками N 2 - 5 до Програми) Держкомархіву в електронному вигляді, формату - Microsoft Excel (на адресу: zber@archives.gov.ua);

- затверджені профільні та регіональні програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2010 - 2014 роки подати Держкомархіву в електронному вигляді до 10 лютого 2010 року (на адресу: zber@archives.gov.ua).

3. Відділу інформаційних технологій Держкомархіву (Забенько Ю.І.):

- до 16 листопада 2009 року опублікувати Програму на веб-сайті Держкомархіву;

- вивчити питання створення загальногалузевої бази даних здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду.

4. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву (Кисельова Л.А.) надати необхідну допомогу держархівам при підготовці профільних й регіональних програм.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Музичук О.В.

У сучасних умовах проблеми захисту національної культурної спадщини набувають стратегічної ваги й актуальності. Контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) є невід'ємною складовою діяльності архівних установ України щодо фізичного збереження національної архівної спадщини. Акумульовані в архівних установах величезні масиви, частина з яких є пам'ятками світового значення, вимагають посиленої уваги до умов їх зберігання. Даний аспект діяльності архівних установ - складна комплексна проблема, яка, у свою чергу, вимагає комплексного підходу на рівні управлінських, науково-методичних, практичних заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів НАФ, забезпечення їх належного фізичного стану як в поточний момент, так і в довгостроковій перспективі.

В архівній справі існує ціла низка проблем щодо формування сучасної системи контролю за наявністю, станом та рухом документів НАФ, розв'язання яких потребує застосування програмного методу на основі розроблення і реалізації відповідної довгострокової програми за умови чіткої координації цього напрямку діяльності Державним комітетом архівів України.

На виконання цих завдань розроблена і поетапно має реалізовуватися Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 рр. Постійний контроль дасть змогу зберегти документи, запобігати можливості їх знищення, пошкодження, викрадення та виникненню інших надзвичайних ситуацій.

Для успішного розв'язання поставлених проблем необхідно забезпечити виконання завдань і заходів, передбачених Програмою.

Мета Програми - забезпечення довготривалого збереження документів НАФ через отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереженості документів НАФ як в окремому архівосховищі, архівній установі, так і НАФ в цілому та запобігання пошкодження та втрати документів додатковими заходами архівних установ. Це можливе лише за умови організації постійного контролю за станом документів НАФ, а також застосування певного комплексу методів його вивчення. Регулярний контроль та відслідковування у динаміці низки показників, параметрів, факторів технологічного й соціального характеру, які прямо чи опосередковано впливають на стан і безпечність користування архівними документами (їх фізичний стан, температурно-вологісні, технологічні, охоронні та інші умови їх зберігання в архівосховищах, інтенсивність користування ними тощо), надасть можливість здійснити комплексну оцінку й прогнозування ймовірних наслідків існуючого режиму зберігання (чи навпаки, його порушень з тих чи інших причин) і вироблення на цій підставі відповідних організаційно-управлінських, методичних рішень, обґрунтування потреби у проведенні наукових досліджень.

Основні завдання Програми:

- перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах;

- виявлення та усунення недоліків у обліку документів;

- виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;

- виявлення та облік документів, що потребують реставраційного та іншого оброблення;

- координація роботи архівних установ у справі контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ;

- координація фінансових, матеріально-технічних і трудових ресурсів для забезпечення довготривалого збереження документів та їх використання;

- залучення наукового потенціалу для розроблення та впровадження новітніх технологій.

Контроль має комплексний характер і спрямований як на оперативну діагностику, вирішення практичних завдань впродовж певного періоду, так і на віддалену перспективу.

Відповідно до загальної концепції Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" об'єктом контролю виступають документи НАФ незалежно від місця їх зберігання та права власності на них.

Предметом контролювиступають різноманітні чинники та показники, які характеризують наявність, стан та рух зазначених документів.

Систематичний аналіз статистичних показників та фактографічних даних з метою накопичення і узагальнення відомостей про стан НАФ як в цілому, так і в окремих архівних установах, регіонах, стеження за розвитком ситуації створює основу для вироблення та підтримки управлінських рішень щодо забезпечення збереженості НАФ. Дані, отримані в процесі контролю, дадуть можливість оперативно підключатися до розв'язання проблемних ситуацій, що виникають у процесі зберігання документів НАФ.

Фінансування Програми здійснюється у межах бюджетних призначень, передбачених центральним та місцевим органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування, що є виконавцями заходів Програми у державному та місцевих бюджетах, а також інших джерел, не заборонених законодавством.

Координацію діяльності зацікавлених центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, пов'язаної з виконанням Програми, здійснює Державний комітет архівів України.

Реалізація заходів, передбачених Програмою, дасть можливість:

- запобігти збільшенню пошкодження та втрати документів НАФ;

- удосконалити нормативно-правову, організаційно-методичну та матеріально-технічну базу зберігання документів НАФ;

- сформувати сучасні організаційні моделі контролю на усіх етапах виконання Програми;

- впровадити єдині технологічні вимоги щодо контролю за наявністю, станом та рухом документів.

До основних повноважень Держкомархіву як замовника робіт з виконання завдань Програми належать:

подання пропозицій щодо внесення змін до Програми;

організація експертизи, оцінка та приймання виконаних робіт;

внесення пропозицій щодо фінансування, обсягу та виконавців робіт.

Безпосередніми виконавцями завдань Програми є архівні установи.

Заходи щодо реалізації Програми мають бути обов'язково відображені у річних і перспективних планах роботи Держкомархіву, УНДІАСД (науково-методичне забезпечення цієї діяльності), центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя, а також передбачені в перспективних державних програмах та програмах розвитку архівної справи в регіонах.