Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", з метою своєчасної організації підготовки та проведення експертизи цінності документів, їх відбору і підготовки для передачі на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади України та у зв'язку із змінами організаційно-штатної структури Міністерства

1. Затвердити Положення про архівний підрозділ Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, що додається.

2. Затвердити Положення про експертну комісію Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, що додається.

4. Департаментам та самостійним структурним підрозділам Міністерства у місячний термін розробити положення про експертні комісії своїх підрозділів відповідно до Положення про експертну комісію МНС.

5. Визнати такими, що втратили чинність, накази МНС України від 17.11.2003 N 442 "Про затвердження нормативних документів стосовно архівної справи у Міністерстві", від 15.05.2007 N 328 та від 12.09.2007 N 634.

6. Наказ довести до керівників департаментів та самостійних структурних підрозділів Міністерства.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Антонця В.М.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та наказу Державного комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 "Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації" у Міністерстві діє архівний підрозділ для тимчасового зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою або іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2. Архівний підрозділ є складовою частиною відділу документального забезпечення Департаменту організаційно-контрольної роботи Міністерства.

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією України і Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", іншими актами законодавства України, Державного комітету архівів України, МНС, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Інструкцією з діловодства у МНС та цим Положенням.

4. Основним завданням архівного підрозділу є:

- прийняття документів на паперових та інших носіях від структурних підрозділів та забезпечення їх зберігання;

- контроль за своєчасним передаванням документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) на архівне та державне зберігання справ;

- контроль за правильністю складання номенклатури, формування документів у справи та визначення строків їх зберігання;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів документів постійного зберігання, що відносяться до НАФ, справ з особового складу, а також схвалення актів про виділення до знищення справ (документів), які не віднесені до складу НАФ;

- створення та вдосконалення довідкового апарату архівного підрозділу;

- організація користування документами, видача в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам, інформаційне забезпечення їх потреб;

- підготовка і передавання документів (справ) Національного архівного фонду до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників центрального апарату Міністерства, які відповідають за роботу з документами.

5. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства своєчасного передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

- повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що належать до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво Міністерства про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

6. Архівний підрозділ працює за планом роботи (річним).

7. Архівний підрозділ очолює керівник (особа, відповідальна за архів).

У своїй діяльності керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, МНС, Положеннями про МНС, про архівний підрозділ та Інструкцією з діловодства у МНС України;

керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) призначається та звільняється з посади наказом Міністра.

7.1 Функціональні та посадові обов'язки

Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) при виконанні своїх посадових обов'язків керується наступними документами:

- Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи";

- Положенням про архівний підрозділ Міністерства;

- Положенням про експертну комісію Міністерства;

- рекомендаціями Державного комітету архівів України;

- Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

- Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів та змін і доповнень до нього.

Крім того:

- несе персональну відповідальність за комплектування архіву документами та їх зберігання згідно із затвердженою номенклатурою справ;

- організовує роботу з прийому за описами від структурних підрозділів Міністерства на зберігання в упорядкованому стані закінчених у діловодстві документів, їх обліку і зберігання, проведення експертизи цінності;

- щороку готує для розгляду експертною комісією річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу, що виділені для знищення, не віднесені до НАФ, у зв'язку із закінченням строків їх зберігання;

- готує документи до передавання їх на зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України);

- видає документи структурним підрозділам Міністерства в тимчасове користування, веде реєстраційний журнал видачі документів та стежить за своєчасним поверненням документів до архівного підрозділу;