На Ваш запит роз'яснюємо, що такі види документів, як дозвільні справи, не передбачені Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 і зареєстрованим Міністерством юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами та доповненнями).

Зазначені документи не належать до типових документів, а є специфічною документацією.

Відповідно до підпункту 3.1.17 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 N 16 і зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами), для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання. визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією установи, яка погоджує ці строки з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Відповідно до підпункту 2.7 Правил документи передаються із структурних підрозділів до архіву установи через два роки після закінчення їх у діловодстві.

Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" не передбачено створення двох архівів (архівних підрозділів) в установі.

Оскільки дозвільний орган та адміністратор існують в одній райдержадміністрації (міський раді) до архівного підрозділу установи передаються тільки оригінали документів, що знаходяться в дозвільній справі.