Заслухавши й обговоривши інформацію начальника відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву Кисельової Л.А. про посилення пожежної і охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій, колегія відзначає загострення основних ризиків, що несуть загрозу збереженню документів Національного архівного фонду та таких, що підлягають внесенню до нього, у зв'язку із погіршенням соціально-економічного стану країни. Негативний стан матеріально-технічної бази архівів України створює передумови до можливих випадків втрати та крадіжок архівних документів.

У зв'язку з дефіцитом фінансування державні архіви у 2009 році тривалий час не мали коштів на забезпечення належного охоронного режиму. Вирішенню певного кола нагальних проблем щодо охорони держархівів сприяла, ініційована Держкомархівом, постанова Кабінету Міністрів України від 15 квітня 2009 р. N 364, якою затверджено Порядок використання у 2009 році коштів Стабілізаційного фонду для здійснення заходів з охорони приміщень державних архівів. Порядком передбачено спрямування бюджетних коштів на здійснення заходів з охорони приміщень державних архівів через Держкомархів як головного розпорядника коштів. Держархівам на заходи з охорони приміщень на період червень - грудень 2009 року зазначеною постановою передбачено виділення 5158000 грн., з них 3789600 грн. призначено на держархіви областей. Станом на 1 серпня відповідно до помісячного розподілу асигнувань на заходи з охорони приміщень державних архівів виділено понад 1,6 млн. грн.

Архівними установами було вжито заходів щодо посилення охоронного режиму з метою запобігання несанкціонованому доступу до архівосховищ, виносу або крадіжкам документів.

Держархів в Автономній Республіці Крим, держархіви Волинської, Донецької, Миколаївської та Тернопільської (вул. Сагайдачного, 14) областей поновили позавідомчу охорону, яку було припинено через нестачу коштів на початку року.

Встановлено пости позавідомчої охорони у держархівах Вінницької, Київської, Львівської, Одеської областей та м. Севастополя.

Держархів Чернівецької області у поточному році замінив охорону силами ТОВ "Кобра" на державну охорону.

У читальному залі ЦДАВО встановлено камери відеоспостереження.

У Держархіві Київської області встановлено електронну систему доступу до приміщень архіву.

Здійснювалися інші заходи, спрямовані на посилення охоронно-пожежного режиму архівів.

Інженерні мережі та комунікації більшості держархівів знаходяться у задовільному фізичному стані. Держархівами, по мірі надходження коштів, здійснюються заходи щодо забезпечення їх надійності.

Триває реконструкція комплексу споруд ЦДА.

Протягом минулого року надане фінансування було успішно освоєно: побудовано 8 поверхів (з 15-ти) для нового корпусу ЦДІАК, 4 поверхи корпусу для розміщення ЦДАЗУ та УНДІАСД, розпочато будівництво 3-поверхового корпусу для розміщення сучасних читальних залів центральних архівів та корпусу для розміщення ДЕКС ЦДАУ; здійснено заходи щодо облаштування архівосховищ сучасними системами кондиціонування, пожежної безпеки.

Незважаючи на деякі позитивні зрушення у зв'язку з проведенням робіт направлених на посилення пожежної і охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій, залишаються невирішеними питання матеріально-технічного оснащення державних архівів, забезпечення їх придатними для зберігання приміщеннями.

Не завершено будівництво державних архівів Київської, Тернопільської областей і м. Севастополя. Залишається невирішеним питання щодо добудови до корпусу N 2 Держархіву Чернігівської області.

Не знято питання щодо переміщення фондів держархівів Харківської та Одеської областей з аварійних будівель.

Через відсутність фінансування у 2009 році припинилися роботи з будівництва комплексу споруд ЦДАУ. Кошти на консервацію об'єкта, незважаючи на звернення Держкомархіву до Кабінету Міністрів України, також не виділені, що може призвести до руйнування та корозії будівельних конструкцій.

Пости позавідомчої охорони відсутні у будівлях держархівів Житомирської, Кіровоградської, Львівської (вул. Буйка, 4), Сумської, Херсонської, Чернігівської (вул. П'ятницька, 31, вул. Щорса, 55, 2 будівлі у м. Ніжині) областей та м. Києва (вул. Котовського, 33-а).

У сховищах будівель комплексу споруд ЦДАУ, держархівів Донецької (пр. Лагутенка, 12), Закарпатської (вул. Минайська, 14, м. Берегово), Київської (вул. Мельникова, 38, вул. Мельникова, 40, вул. Володимирська, 15), Кіровоградської (вул. Луначарського, 1-г), Рівненської (вул. Кавказька, 8), Херсонської (вул. Радянська, 3) областей охоронна сигналізація відсутня.

Охоронна сигналізація у всіх будівлях Держархіву Чернігівської області потребує модернізації, у Держархіві Житомирської сигналізація - ремонту, у корпусі N 1 Держархіву Кіровоградської області - заміни.

У ЦДНТА охоронна сигналізація встановлена, але у зв'язку з відсутністю асигнувань на 2009 рік договір на її обслуговування не укладено. У корпусі N 2 Держархіву Чернівецької області (пров. Текстильників, 1) встановлено нові системи пожежної та охоронної сигналізації, але через відсутність фінансування вони не введені в експлуатацію.

Протипожежна сигналізація відсутня у сховищах 5 будівель: держархіви Донецької (пр. Лагутенка, 12), Закарпатської (м. Берегово), Київської (вул. Володимирська, 15), Рівненської (вул. С.Бандери, 26-а), Чернівецької (вул. Стасюка, 20-а) областей.

Крім того, у всіх будівлях Держархіву Чернігівської області протипожежна сигналізація фізично і морально застаріла, потребує модернізації, у корпусі N 1 Держархіву Дніпропетровської області (вул. К.Лібкнехта, 89) підлягає заміні.

Автоматична система газового пожежегасіння у сховищах комплексу споруд ЦДАУ та ЦДАГО знаходиться у неробочому стані.

У зв'язку з відсутністю коштів не введено в експлуатацію автоматичну систему пожежегасіння у держархівах Полтавської та Чернівецької областей.