Разъясняем, что в соответствии с подпунктом 4.5.4 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 N 16 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 за N 407/5598 (с изменениями), в случае установления на предприятии недостачи документов и дел, числящихся по номенклатуре, соответствующими структурными подразделениями осуществляется их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель предприятия по представлению экспертной комиссии и архива утверждает акт о недостаче архивных дел (документов), создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив предприятия.

В случае утраты документов вследствие стихийного бедствия, пожара и т. п. на предприятии должны составляться соответствующие документы по расследованию причин их утраты (акты, отчеты, заключения экспертов, протоколы комиссий). В случае необходимости к составлению указанных документов привлекаются соответствующие органы.