Взяття на облік та зняття з обліку юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців робочими органами Фонду здійснюється згідно з Законами України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням" від 18.01.2001 р. N 2240, "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" від 15.05.2003 р. N 755 та Інструкцією про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженою постановою правління Фонду від 26.06.2001 р. N 16 (далі - Інструкція N 16).

Постановка на облік суб'єктів підприємницької діяльності здійснюється робочими органами Фонду за принципом "єдиного вікна" на підставі повідомлень державних реєстраторів. Повідомлення про взяття на облік страхувальників у Фонді (далі - Повідомлення) надається через державного реєстратора або поштою - листом з повідомленням про вручення. Облікові дії проводяться автоматично за допомогою відповідного програмного забезпечення. Робочі органи Фонду під час взяття на облік страхувальників - юридичних осіб не вимагають жодних додаткових документів.

Відповідно до Інструкції N 16 Повідомлення обов'язково надається при набутті статусу страхувальника юридичними особами та фізичними особами - підприємцями (первинна державна реєстрація) та при зміні страхувальником місцезнаходження (для фізичної особи - місця проживання) та переході на обслуговування до іншого робочого органу Фонду.

У той же час, при зміні адреси у межах обслуговування робочого органу Фонду страхувальник може звернутись до робочого органу Фонду з метою заміни Повідомлення. При цьому у Повідомленні змінюється лише адреса страхувальника.

Повідомлення не надається при відсутності інформації про проведення державним реєстратором реєстраційних дій, пов'язаних із зміною місцезнаходження.