З метою вдосконалення системи діловодства у Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту

1. Затвердити Інструкцію з організації та ведення діловодства у Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту (далі - Інструкція), що додається.

2. Департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій (Горін А.В.) забезпечити розміщення Інструкції на веб-сайті Міністерства.

3. Управлінню кадрової роботи (Шелковнікова І.М.) запланувати, а департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій (Горін А.В.) провести апаратне навчання з працівниками, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства, з питань роз'яснення положень та практичного застосування Інструкції.

4. Керівникам структурних підрозділів Міністерства організувати вивчення працівниками підрозділів вимог Інструкції та забезпечити неухильне їх дотримання.

5. Визнати такими, що втратили чинність, накази від 25.06.2005 N 1011 "Про затвердження Інструкції з організації та ведення діловодства у Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту" і від 19.10.2005 N 2423 "Про внесення змін до наказу від 25.06.2005 "Про затвердження Інструкції з організації та ведення діловодства у Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту".

6. Контроль за виконанням наказу покладаю на заступника Міністра Драпушка Р.Г.

1.1. Інструкція з організації і ведення діловодства у Міністерстві України у справах сім'ї, молоді та спорту (далі - Інструкція) встановлює єдині правила документування управлінської діяльності Мінсім'ямолодьспорту (далі - Міністерство), а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі до архіву.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян та з питань ліцензування визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації до порядку здійснення процесів діловодства розроблені відповідно до положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (ДСТУ 4163-2003).

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві несе заступник Міністра відповідно до розподілу повноважень. Заступник Міністра в межах наданих йому прав зобов'язаний забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, порушених в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до Міністерства.

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на відділ діловодства та контролю департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій (далі - відділ діловодства та контролю). Керівники структурних підрозділів Міністерства несуть персональну відповідальність за організацію діловодства підрозділів і покладають ведення цієї роботи на визначену для цього особу. У приймальні першого заступника Міністра, заступників Міністра за організацію роботи з документами відповідає спеціаліст, який там працює. Функції діловодів визначено у додатку 1.

1.5. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи передаються начальнику структурного підрозділу, або, за його визначенням, одному з працівників з відмітками в реєстраційно-контрольних журналах.

1.6. Особи, які приймаються на роботу, повинні бути ознайомлені в структурних підрозділах Міністерства, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, з порядком роботи з документами, визначеним цією Інструкцією.

1.7. Міністерство здійснює діловодство, веде документацію і листування державною мовою.

2.1. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання наказів, що визначено Положенням про Міністерство України у справах сім'ї, молоді та спорту.

Із питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні рішення (накази, договори, угоди тощо).

2.2. Підставами для прийняття наказів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на Міністерство завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.3. Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня, доводяться до підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, шляхом розсилання ксерокопій разом із супровідним листом.

2.4. Накази, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.5. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.6. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, а також до підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами.

2.7. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків із підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери його управління, з іншими установами та організаціями, окремими громадянами надсилає листи.

Листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

2.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися електронною поштою, по телефону, телефаксу або телеграфу.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано відділом діловодства та контролю.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим Міністерства (приймальня Міністра).

3.1.2. У відділі діловодства та контролю розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється працівниками відділу діловодства та контролю в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосередньо виконавцям.

3.2.3. Міністрові відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.2.4. Для забезпечення ритмічності роботи відділ діловодства та контролю доставляє кореспонденцію Міністрові двічі на день: о 12 і 16 годині.

Відповідальні за діловодство у приймальнях заступників Міністра та у структурних підрозділах одержують кореспонденцію у відділі діловодства та контролю після 11 та 16 години.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документів здійснюється централізовано відділом діловодства та контролю.

Реєстрація листів Міністерства у післяробочий час та у вихідні дні здійснюється відділом організаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівництва.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 2. Короткі відомості про зазначені документи фіксуються у реєстрі і не вносяться до комп'ютерної бази даних.

Подання на присвоєння спортивного звання фіксується у реєстрі відділом діловодства та контролю, після чого передається до структурного підрозділу, до якого належить вид спорту, зазначений у поданні. Реєстрація подання на присвоєння спортивного звання у структурному підрозділі ведеться в окремому журналі. Журнал реєстрації подань на присвоєння спортивних звань включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. Після опрацювання спеціалістом із відповідного виду спорту подання передаються діловодом структурного підрозділу в управління кадрової роботи. Відповідальний в управлінні кадрової роботи засвідчує своїм підписом факт отримання подання із зазначенням кількості аркушів. У разі, якщо подання не відповідає вимогам ЄСКУ та не оформлене належним чином, воно повертається заявнику.

3.3.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ реєструється в Міністерстві лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані (накази, листи Міністерства) - у день підписання. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Зареєстровані документи передаються з одного структурного підрозділу в інший тільки через відділ діловодства та контролю.

3.3.3. Під час реєстрації документові надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (додаток 3) або кореспондента (додаток 4) і порядкового номера в межах групи документів, що реєструються.

Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

3.3.4. Працівники відділу діловодства та контролю здійснюють автоматизовану реєстрацію документів.

Отримання документа виконавцем засвідчується його підписом у спеціальному журналі.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних Міністерства.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників Міністерства інформацією про всі документи і місце їх знаходження.

Пошук інформації проводиться централізовано відділом діловодства та контролю за всіма або кількома його реквізитами.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках (листи, накази) Міністерства.

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Порядок обліку, зберігання і використання бланків Міністерства наведено у додатку 5.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, службові, довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Доповідна записка керівництву Міністерства готується згідно з додатком 6 підрозділом з метою подання висновків та пропозицій щодо визначення можливих шляхів вирішення питання, інформування про результати виконання роботи, ситуацію, що склалася, тощо. Доповідну записку підписує керівник структурного підрозділу.

4.1.3. Із метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів.

Як правило, тексти наказів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

До проекту листа, що подається на підпис, додається його другий примірник, надрукований на чистому аркуші паперу, який візує відповідно до пункту 4.4.2 цієї Інструкції працівник, що його готував, завідувач сектору (відділу), заступник керівника, керівник підрозділу, керівник іншого підрозділу, якщо питання належить до спільної компетенції зазначених підрозділів, а також заступник Міністра, перший заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень.

У разі, коли проект листа є відповіддю на одержаний документ чи підготовлений на його підставі, до такого проекту, що подається на підпис керівництву, додається основний документ або його копія.

Проекти документів (листів, наказів) подаються на візування в інший структурний підрозділ чи заступникові Міністра згідно з орієнтовним графіком, який розробляється виконавцем і подається разом із зазначеним документом. Реєстрація проектів документів, що надійшли на візування до структурного підрозділу ведеться в окремому журналі, який включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. Діловод структурного підрозділу чи працівник у приймальні заступника Міністра, Міністра засвідчує своїм підписом факт отримання проекту документа із зазначенням кількості аркушів. У разі, якщо проект документа не оформлений належним чином або потребує доопрацювання, він повертається виконавцю.

Підписані листи передаються виконавцем до відділу діловодства та контролю для реєстрації та відправлення адресатам.

4.1.5. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- тих, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України - на першого заступника Міністра, заступників Міністра відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, якщо резолюцією керівництва визначено декілька виконавців, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Відповідальність за супроводження відповіді на документ (візування, підписання, реєстрацію, зняття з контролю, поштове відправлення, забезпечення необхідною кількістю копій тощо) несе безпосередній виконавець.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення проектів документів, які подаються на погодження в органи виконавчої влади, покладається на заступників Міністра.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається в Міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити: дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи (додаток 7).

4.2.2. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і відповідати на запитання "про що?", "чого?" Наприклад, наказ (про що?) про створення комісії; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.3. Порядок підготовки, подання та розгляду проектів законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України визначений постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 року N 870 "Про затвердження Правил підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України" та постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року N 950 "Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України".

Підготовлений проект Закону України, акта Президента України та Кабінету Міністрів України разом з додатками (пояснювальною запискою, довідкою про погодження, протоколом розбіжностей тощо) та супровідним листом, що друкується на бланку Міністерства, підписуються Міністром, а в разі його відсутності - особою, яка його заміщає.

Додатки візуються у такому самому порядку, як і проект нормативного акта.

Другий примірник проекту нормативного акта разом з додатками, що залишається в архіві Міністерства, візується:

- спеціалістом, начальником відділу, начальником управління, директором департаменту, спеціалістом і начальником управління правового забезпечення, що здійснювали юридичну експертизу, заступником, першим заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Проект нормативного акта візується (з розшифруванням підпису) на лицьовому боці останнього аркуша у нижній частині та у разі наявності додатків до нього - на лицьовому боці останнього аркуша кожного додатка.

У разі погодження проекту нормативно-правового акта головному розробникові надсилається примірник останнього аркуша проекту акта, завізований Міністром або особою, яка його заміщає, разом із супровідним листом, а його повний текст, відповідно завізований, залишається в архіві Міністерства.

Якщо проект нормативно-правового акта погоджується із застереженнями Міністерства, то візується він з приміткою "із застереженнями", які викладаються у супровідному листі.

4.2.4. Накази Міністерства друкуються на спеціальному бланку (додаток 8).

Договори, угоди тощо видаються для вирішення питань, які становлять спільний інтерес. Вони можуть носити двосторонній характер, тобто до вирішення питань долучаються дві організації, та багатосторонній - три і більше. Реєстрація договорів, угод тощо здійснюється у структурному підрозділі відповідно до напряму діяльності та тематики порушеного питання. Реєстрацію здійснює керівник структурного підрозділу. Кожний аркуш договору, угоди тощо візується спеціалістом, начальником відділу, спеціалістом відділу договірно-правової роботи, який здійснював юридичну експертизу. Зразок типового договору розробляється відділом договірно-правової роботи.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 9) з обов'язковим внутрішнім погодженням у Міністерстві (додаток 10) і відповідати вимогам, які визначені постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 року N 731 "Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади".

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, наприклад, 21 квітня 2008 року слід писати 21.04.2008.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0, наприклад, травня 2008 року слід писати 07.05.2008. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 квітня 2008 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Погодження документів

4.4.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів подаються Міністрові на розгляд невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їхніми розробниками.

4.4.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

Наприклад:

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

4.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.4.4. Проекти нормативно-правових актів Міністерства в обов'язковому порядку перевіряються працівниками відділу експертизи проектів нормативних актів та взаємодії з Верховною Радою України або відділу договірно-правової роботи на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

4.4.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, він включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назву посади особи, яка погоджує проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.

Наприклад:

4.4.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:

4.4.7. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад, аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.5. Засвідчення документів

4.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.5.2. Документи, які підписує винятково Міністр або перший заступник Міністра в разі його відсутності:

- план основних заходів роботи Міністерства на рік і квартал, щорічний план засідань колегії;

- Кошторис та розподіл коштів за напрямами діяльності;

- договори, угоди, протоколи, які мають міжнародну, міжгалузеву спрямованість і носять довготривалий характер;

- Єдиний календарний план фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів;

- накази про затвердження структури та штатного розпису апарату Міністерства; про утворення підприємств; про прийняття, звільнення, заохочення, притягнення до відповідальності працівників апарату Міністерства, керівників підприємств, установ та організацій, віднесених до сфери управління Міністерства;

- накази про відрядження заступників Міністра.

Листи:

- Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністрові України;

- народним депутатам України;

- керівникам міністерств і відомств;

- керівникам органів виконавчої влади Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій;

- посольствам України за її межами;

- посольствам (представництвам) інших країн в Україні.

За дорученням Міністра листи, що вимагають візової підтримки, може підписувати перший заступник Міністра.

Іншу вихідну кореспонденцію підписують Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра згідно з розподілом функціональних повноважень, а також керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до їхньої компетенції, зокрема, листи Міністерству у справах молоді, сім'ї та гендерної політики АР Крим, Республіканському комітету Автономної Республіки Крим по фізичній культурі та спорту, управлінням у справах сім'ї, молоді та спорту, службам у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, центрам соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді, громадським організаціям, фізкультурно-спортивним товариствам і відомствам із питань інформування та отримання інформації для подальшого узагальнення та звітування Міністерства перед органами вищого рівня.

4.5.3. На документах, адресованих до Верховній Раді України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, обласним державним адміністраціям, а також на наказах Міністерства підпис Міністра складається з найменування посади, (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(-ів) і прізвища.

Наприклад:

4.5.4. На документах, адресованих народним депутатам України, організаціям, громадянам України, а також на листівках, посвідченнях, дипломах, грамотах підпис Міністра складається з посади, повного імені та прізвища, надрукованого великими літерами.

Наприклад:

4.5.5. У випадку надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Якщо є потреба у надсиланні листа однакового змісту персонально кільком посадовим особам, такий лист підписується для кожної посадової особи окремо.

4.5.6. У випадку надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються копії, засвідчені печаткою відділу діловодства та контролю.

4.5.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

4.5.8. У випадку підписання документа кількома особами однакових посад, їхні підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.5.9. Документи колегії підписуються головою і секретарем.

Наприклад:

4.5.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням скісної риски перед найменуванням посади.

4.5.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням наказу. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватись наказом Міністерства.

4.5.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Наприклад:

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

4.5.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом (наказом, розпорядженням, рішенням, протоколом), то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.5.14. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи - Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра - повинен засвідчуватись гербовою печаткою.

Перелік документів, які скріплюються гербовою печаткою, наведено у додатку 11.

Порядок обліку, зберігання і використання печаток і штампів Міністерства наведено у додатку 12.

4.6. Адресування документів

4.6.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У випадку адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

Наприклад:

У випадку адресування документа керівнику установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

У разі потреби можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь адресата.

Письмові відповіді на депутатський запит адресуються Голові Верховної Ради та народному депутатові України, що його вніс.

Письмова відповідь на депутатське звернення адресується автору звернення.

У разі, коли депутатський запит (звернення) внесено групою народних депутатів, письмова відповідь надається народному депутатові України, підпис якого під запитом (зверненням) стоїть першим.

У разі виникнення потреби у надсиланні листа однакового змісту більш як чотирьом адресатам адресат у листі зазначається узагальнено. Для надсилання такого листа виконавець складає розрахунок надсилання і заадресовує необхідну кількість засвідчених копій, а підписаний оригінал листа залишається у справах Міністерства.

Наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Оригінал (перший примірник) листа надсилається адресату, зазначеному у листі першим. Іншим адресатам надсилаються його засвідчені копії. У випадку надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список для розсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.6.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у випадку надсилання документа разовим кореспондентам.

Наприклад:

У випадку надсилання документа громадянину спочатку у називному відмінку зазначається прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) одержувача, потім вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Наприклад:

4.7. Резолюція

4.7.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом Міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа у стислій і конкретній формі.

Резолюція ставиться безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволяється оформляти її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Заступники Міністра мають право давати доручення підпорядкованим структурним підрозділам згідно з розподілом функціональних повноважень між керівництвом Міністерства.

У разі необхідності відпрацювання документа працівниками інших структурних підрозділів Міністерства питання щодо їх залучення погоджується Міністром або першим заступником Міністра та відповідним заступником Міністра.

Внесення виправлень, змін і доповнень до тексту резолюції після її підписання не допускається.

4.7.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

У разі, коли доручення дане кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. За 2 дні до встановленого строку виконання доручення відповідальному за виконання подається письмова інформація. Департаменти, управління та самостійні відділи подають узагальнену інформацію. Якщо відповідний структурний підрозділ Міністерства у визначений термін не подав інформацію головному виконавцеві, то головний виконавець подає на розгляд проект документа з відповідним поясненням.

4.7.3. На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.7.4. Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

4.8. Відмітки про проходження та виконання документів

4.8.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється відділом діловодства та контролю.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються Міністерством, безпосередньо у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Міністерства, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначено в документі.

Запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Якщо питання, порушені у зверненні (листі), не входять до повноважень і компетенції Міністерства, в строк не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян чи посадовій особі, про що повідомляється заявнику (організації), який подав звернення (лист).

4.8.2. Переадресування зареєстрованих документів з одного структурного підрозділу в інший здійснюється через відділ діловодства та контролю за рішенням керівництва Міністерства на підставі доповідної записки.

4.8.3. Контроль за роботою з вхідною й вихідною кореспонденцією здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу обов'язків через керівників структурних підрозділів, відділ діловодства та контролю і спеціалістів, які працюють у приймальнях керівників Міністерства.

Виконавці особисто контролюють процес розгляду документів.

4.8.4. Під час проходження документа обов'язково робляться такі відмітки:

- про надходження (реєстрацію) документа до Міністерства - у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа за допомогою штампа ставиться скорочене найменування Міністерства, реєстраційний індекс документа, дата надходження;

- про взяття документа на контроль - у правому кутку верхнього берега лицьового боку першого аркуша документа за допомогою штампа ставиться слово "Контроль";

- про виконання документа і направлення його до справи - у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа вноситься коротка довідка про виконання.

4.8.5. Кожний вихідний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа.

Наприклад:

Петренко 277-12-64

4.9. Оформлення копій документів

4.9.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва Міністерства, керівника відповідного структурного підрозділу. Міністерством засвідчуються копії лише власних документів.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.9.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способом або засобами оперативної поліграфії та ПК. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" ставиться у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Наприклад:

4.9.3. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.10. Оформлення додатків до документів

4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію наказами (додатки до наказів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У наказі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці за формою, зазначеною у додатку".

Додатки до наказу повинні мати відмітку з посиланням на цей наказ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

Наприклад:

У разі наявності кількох додатків, на них ставляться порядкові номери.

Наприклад:

додаток 1, додаток 2 тощо.

Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до наказів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Додатки візуються у такому самому порядку, як і проект нормативного акта.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються так:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їхніх примірників.

Наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану перевезень на I квартал 2008 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік виконання робіт на II квартал 2008 р. на 2 арк. в 1 прим.;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється так:

Додаток: Висновок комісії 25.01.2008 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

4.11. Вимоги до документів, що виготовляються машинописним способом

4.11.1. У структурних підрозділах Міністерства друкуються тільки службові документи.

4.11.2 Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкові інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

4.11.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

4.11.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.11.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.11.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.11.8. Оформляючи документи, потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

0 (не роблять відступ) від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ;

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

- 92 мм - для реквізиту "Адресат";

- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

або:

- 1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

- 2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

- 3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

- 4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

- 5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

- 6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

- 7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.11.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.11.10. Під час оформлення документів на кількох сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.11.11. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається без помарок.

4.12. Оформлення документів про відрядження

4.12.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Міністра або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Міністрові або його заступникові, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал.

4.12.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до відділу бухгалтерського обліку та звітності департаменту економіки та фінансів Міністерства.

5.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано відділом діловодства та контролю.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації у відділі діловодства та контролю.

5.2. Під час приймання від виконавців для реєстрації вихідних документів обов'язково перевіряються:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність підписів на другому примірнику документа та додатках до нього, що залишається у справах Міністерства;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність покажчика розсилання, який виконавець візує і проставляє дату передачі матеріалу до відправлення.

5.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

Конверти з адресою постійних кореспондентів виготовляються заздалегідь друкарським способом відділом діловодства та контролю.

У разі надсилання кореспонденції разовим кореспондентам працівники структурних підрозділів повинні зазначати точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

У разі надсилання документа згідно з розрахунком надсилання адресування його копій здійснює безпосередній виконавець документа.

5.4. Документи, що доставляються спеціалістом відповідного структурного підрозділу, передаються місцевим адресатам під розписку в реєстрі, який зберігається протягом одного року.

5.5. Із метою попереднього ознайомлення термінові документи можуть передаватися електронною поштою або за допомогою факсимільного зв'язку. Така передача здійснюється підрозділами, відповідальними за підготовку документів.

5.6. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються у справах Міністерства і на руки не видаються. В інші установи надсилаються їхні засвідчені копії згідно з покажчиком розсилання. За підготовку копій документів та передачу їх на розсилання відповідає виконавець.

Зняття копій з оригіналу документа та матеріалів до нього за клопотанням інших організацій або громадян допускається з дозволу керівництва Міністерства.

5.7. Вихідна кореспонденція до Верховної Ради України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, телеграми, телетайпограми та факси передаються відділом діловодства та контролю в день отримання.

Вихідна кореспонденція, що надійшла до 13-ї години, відправляється відділом діловодства та контролю в день її надходження. Термінова кореспонденція, яка надійшла на реєстрацію після вказаного строку, доставляється безпосереднім виконавцем.

5.8. Забороняється ознайомлювати з документами осіб, які не мають відношення до їх виконання, і виносити документи за межі Міністерства.

Після закінчення робочого дня всі документи повинні бути закриті в шафах.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України.

6.1.2. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у резолюції керівника або наказі на його виконання, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. При цьому всі співвиконавці візують відповідь.

6.1.3. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ діловодства та контролю.

У структурних підрозділах контроль за виконанням документів здійснює діловод.

Сектор роботи зі зверненнями громадян здійснює контроль за дотриманням у Міністерстві строків розгляду звернень громадян та вирішенням порушених у зверненнях громадян питань у встановлені строки.

Головний спеціаліст з режимно-секретної та мобілізаційної роботи здійснює контроль за своєчасним опрацюванням пропозицій до таємних документів та виконанням завдань, визначених такими документами.

Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівництва здійснює контроль за виконанням доручень, даних на апаратних нарадах у Міністра та заступників Міністра.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Перелік документів із зазначенням строків виконання наведено у додатку 13.

Строк опрацювання документів у Міністерстві починає свій відлік з дати їх реєстрації у відділі діловодства та контролю.

Строки виконання доручень, що надсилаються Кабінетом Міністрів України, визначаються від дня реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

6.2.2. У разі, коли строк виконання у документі не зазначено, Міністерство, визначене відповідальним виконавцем, самостійно визначає строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляє співвиконавців.

Якщо завдання потребує термінового виконання, у резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

6.2.3. У разі, коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, Міністр за поданням виконавця визначає можливий новий строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.

6.2.4. Міністр особисто (відразу після реєстрації документа) розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України.

6.2.5. Пропозиція про продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Міністерством до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом із проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку за формою, наведеною у додатку 14.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- ставлення документів (доручень) на контроль, формування комп'ютерної картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегії Міністерства;

- зняття документів із контролю;

- формування комп'ютерної картотеки виконаних документів.

6.3.2. Відділ діловодства та контролю щоп'ятниці інформує керівництво Міністерства і структурні підрозділи про документи, які необхідно зняти з контролю найближчим часом, і про невиконані вчасно документи.

6.3.3. Здійснення контролю за виконанням завдань припиняється у разі, коли такі завдання виконані у повному обсязі та у передбачених законодавством випадках надано відповідь кореспондентові.

6.3.4. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ із контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль (Міністр, заступники Міністра згідно з резолюцією).

Для цього виконавець подає до відділу діловодства та контролю оригінальний примірник документа, який необхідно зняти з контролю, з усіма резолюціями керівництва, завізованими посадовими особами, які в них зазначені, та копіями відповідей, що супроводжували вирішення питань, порушених у завданні. Спеціаліст відділу діловодства та контролю здійснює перевірку відповіді на відповідність її тому завданню, яке визначено у дорученні. Вносить дані до картотеки комп'ютерної бази даних і направляє документ із копіями відповідей до справи.

6.3.5. Дані про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюються відділом діловодства та контролю щоквартально станом на 10 число наступного місяця і доповідаються керівництву Міністерства.

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Зведена номенклатура справ Міністерства складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

7.1.2. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється діловодом структурного підрозділу із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з відділом діловодства та контролю (додаток 15).

7.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.4. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинне відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації Міністерства (накази, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.5. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом (додаток 3) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.6. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом діловод структурного підрозділу.

7.1.7. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюється гриф погодження з начальником відділу діловодства та контролю;

перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник - передається до відділу діловодства та контролю;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

7.1.8. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться відділом діловодства та контролю в зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.1.9. Підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Міністерства, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.1.10. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.11. Зведена номенклатура справ Міністерства після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК (експертною комісією) Міністерства й експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (додаток 16).

7.1.12. У кінці діловодного року номенклатура справ Міністерства обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник відділу діловодства та контролю.

7.1.13. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

- перший - зберігається у справі відділу діловодства та контролю;

- другий - використовує відділ діловодства та контролю для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах Міністерства;

- третій - надсилається до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ;

- четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами Міністерства для практичної роботи.

7.1.14. Зведена номенклатура справ Міністерства, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується Міністром.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і погодженню з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Міністерства.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року за винятком особових справ. Особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в Міністерстві;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до відділу діловодства та контролю документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою;

- групувати в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їхньому поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом із додатками групуються у справи за їхнім характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку у міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються відділом діловодства та контролю.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів Міністерства зберігаються за місцем їх формування у справах.

Із метою підвищення оперативності віднайдення документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3. Із метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії зберігаються у секретаря колегії. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їх схоронність.

7.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівництва Міністерства. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів про одержання і прийом справи.

7.3.6. Вилучення документа зі справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.1. Підготовка справ до зберігання

8.1.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здаються до архіву Міністерства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву Міністерства за погодженням із начальником відділу діловодства та контролю.

8.1.2. Підготовка документів для передачі до архіву Міністерства включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачу справ до архіву Міністерства і забезпечення схоронності документів.

8.1.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їхньої цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.1.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

8.1.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.1.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей самий період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються Міністром після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 17).

8.1.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками відділу діловодства та контролю управлінню справами Міністерства або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.1.8. Документи Міністерства групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.1.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.1.10. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби, до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.1.11. Дата на обкладинці справи повинна відповідати рокам початку і закінчення справи; у справі, що має документи більш ранніх років, ніж рік створення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

8.1.12. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.1.13. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з відділом документального забезпечення та контролю, номер опису і фонду.

8.1.14. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.1.15. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.1.16. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі відділу діловодства та контролю (додаток 18).

8.1.17. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1997 рік передаються в архів у 2000 році).

Справи тимчасового строку зберігання передаються до архіву Міністерства за графіком, складеним відділом діловодства та контролю, погодженим із керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.

8.1.18. Приймання (здавання) кожної справи здійснюється лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису начальник відділу діловодства та контролю розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за номенклатурою справ.

8.1.19. Справи передаються до архіву Міністерства зв'язаними належним чином.

8.2. Користування архівними документами

8.2.1. Працівники Міністерства отримують документи з архіву для роботи з ними у приміщенні архіву під розписку у спеціальному журналі.

8.2.2. Працівник Міністерства, який узяв справу для роботи в архіві Міністерства, несе відповідальність за її збереження згідно із законодавством.

8.2.3. В архівних справах, одержаних працівниками Міністерства для тимчасового користування, забороняється робити будь-які позначки.

8.2.4. У разі виявлення нестачі документів або їх пошкодження, начальник відділу діловодства та контролю складає відповідний акт, про що інформується керівництво Міністерства.

8.2.5. Копії архівних матеріалів Міністерства видаються на запит заявників лише за письмовим дорученням Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра згідно з розподілом функціональних повноважень.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства:

одержує кореспонденцію у відділі діловодства та контролю, фіксує її одержання в журналі реєстрації та АС "Контроль";

доповідає про вхідну кореспонденцію керівникові підрозділу та за його дорученням (резолюцією) передає її виконавцю, що відображається в журналі реєстрації та АС "Контроль";

здійснює контроль за своєчасним опрацюванням документів у підрозділі, надає керівникові підрозділу інформацію про хід опрацювання документів;

надає інформацію про проходження документів у підрозділі;

одержує проекти документів (листів, наказів), що подаються на візування керівникові структурного підрозділу, фіксує їх одержання в журналі реєстрації та подає на розгляд керівникові структурного підрозділу чи заступникові Міністра, Міністра;

передає завізовані проекти документів (листів, наказів) для візування в інший структурний підрозділ чи у приймальню заступника Міністра, Міністра для подальшого візування чи підпису згідно з орієнтовним графіком;

ознайомлює за дорученням керівника працівників підрозділу із службовими документами;

складає номенклатуру справ підрозділу, формує справи відповідно до номенклатури та забезпечує їх зберігання;

здає справи до архіву Міністерства;

одержує, зберігає і веде облік бланків листів Міністерства.

1. Листи, що надійшли як копії до відома.

2. Подання на присвоєння спортивних звань.

3. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Вітальні листи і запрошення.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

11. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

12. Форми статистичної звітності.