З метою запровадження використання у центральному апараті Головдержслужби України електронного цифрового підпису

1. Затвердити Положення про адміністрування системи електронного документообігу Головдержслужби України, що додається.

2. Доручити виконання функцій Адміністратора системи електронного документообігу Головдержслужби України (Адміністратор СЕД Головдержслужби) Кучерову Миколі Миколайовичу, головному спеціалісту відділу електронного урядування управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби.

3. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника Начальника Головдержслужби, заступників Начальника Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників структурних підрозділів Головдержслужби України, керівників територіальних управлінь Головдержслужби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби з питань стратегії розвитку державної служби.

1.1. Цим Положенням визначено порядок окремих процедур щодо впровадження та забезпечення працездатності системи електронного документообігу Головдержслужби України (далі - СЕД Головдержслужби).

1.2. СЕД Головдержслужби визначається як єдина система електронного документообігу, що забезпечує режим безпаперового документообігу у центральному апараті, територіальних управліннях та підвідомчих установах Головдержслужби України.

1.3. Суб'єктами правовідносин у сфері адміністрування СЕД Головдержслужби є:

- Адміністратор системи електронного документообігу Головдержслужби України (далі - Адміністратор СЕД Головдержслужби);

- керівництво структурних підрозділів, територіальних управлінь та підвідомчих установ Головдержслужби;

- керівник структурного підрозділу, відповідального за організацію діловодства у Головдержслужбі України та її територіальних органах (далі - відповідальна особа з питань діловодства);

- помічники та підпомічники Адміністратора СЕД Головдержслужби.

1.4. Сфера застосування цього положення:

- розподіл функцій адміністрування СЕД Головдержслужби;

- ведення штатного розпису та кадрового забезпечення СЕД Головдержслужби;

- ведення функціонального розподілу прав доступу користувачів СЕД Головдержслужби;

- ведення довідникової бази СЕД Головдержслужби;

- залучення фахівців розробника програмного забезпечення СЕД Головдержслужби;

- проведення оновлень СЕД Головдержслужби.

1.5. Метою цього положення є створення уніфікованого переліку процедур щодо забезпечення швидкого та ефективного вирішення усіх питань, пов'язаних із необхідністю застосування адміністративних заходів до СЕД Головдержслужби.

2.1. Адміністратор СЕД Головдержслужби є відповідальною особою за забезпечення працездатності СЕД Головдержслужби.

2.2. Адміністратор СЕД Головдержслужби, відповідно до покладених на нього обов'язків, забезпечує:

- технічне обслуговування серверного програмного забезпечення СЕД Головдержслужби;

- створення електронних паспортів установ, система діловодства яких інтегрована до СЕД Головдержслужби;

- створення груп доступу користувачів відповідно до покладених на них завдань та обов'язків;

- ведення переліку прав доступу груп користувачів;

- ведення штатного розпису центрального апарату у СЕД Головдержслужби та контроль за веденням штатного розпису територіальних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби;

- створення та ведення журналів електронної реєстрації центрального апарату Головдержслужби;

- ведення довідникової бази модуля електронної реєстрації (типи документів, аналітичні типи документів, питання документів тощо);

- здійснення, у разі необхідності, функцій визначених пунктом 2.5 цього Положення.

2.3. Адміністратор СЕД Головдержслужби зобов'язаний:

- забезпечувати впровадження та працездатність СЕД Головдержслужби;

- консультувати своїх помічників та підпомічників щодо забезпечення виконання їх обов'язків, а також контролювати їх діяльність;

- надавати консультативно-інформаційну підтримку персоналу Головдержслужби України з питань організації роботи у режимі безпаперового документообігу.

2.4. Адміністратор СЕД Головдержслужби має право:

- контролю за виконанням працівниками центрального апарату, територіальних управлінь та підвідомчих установ Головдержслужби України вимог, встановлених нормативними актами щодо організації роботи у режимі безпаперового документообігу;

- ініціювати проведення функціональних навчань;

- давати обов'язкові для виконання вказівки своїм помічникам та підпомічникам щодо виконання завдань з впровадження та забезпечення працездатності СЕД Головдержслужби;

- ініціювати внесення на розгляд керівництва Головдержслужби інформації про дії або бездіяльність структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь та підвідомчих установ Головдержслужби щодо виконання вимог законодавчих і нормативних актів України, актів Головдержслужби, якими регулюються питання безпаперового електронного документообігу.

2.5. Помічники Адміністратора СЕД Головдержслужби, відповідно до покладених на них обов'язків, забезпечують:

- здійснення клієнтських інсталяцій програмного забезпечення СЕД Головдержслужби на робочих місцях працівників центрального апарату Головдержслужби;

- налаштування сертифікатів доступу та видачу персональних паролів працівникам центрального апарату Головдержслужби;

- ведення загальної довідникової бази СЕД Головдержслужби;

- виконання замовлень за поданими заявками на технічне обслуговування клієнтських інсталяцій СЕД Головдержслужби;

- виконання завдань з технічного обслуговування СЕД Головдержслужби, що відносяться до компетенції Адміністратора СЕД Головдержслужби, виключно у разі відсутності останнього або виникнення нагальної необхідності виконання відповідних функцій з обов'язковим інформуванням про це Адміністратора СЕД;

- виконання інших завдань, визначених цим Положенням.

2.6. Підпомічники Адміністратора СЕД Головдержслужби, відповідно до покладених на них обов'язків, забезпечують:

- здійснення клієнтських інсталяцій програмного забезпечення СЕД Головдержслужби на робочих місцях працівників відповідних територіальних підрозділів або підвідомчих установ Головдержслужби;

- налаштування сертифікатів доступу та видачу персональних паролів працівникам відповідних територіальних підрозділів або підвідомчих установ Головдержслужби;

- ведення штатного розпису відповідних територіальних підрозділів або підвідомчих установ у СЕД Головдержслужби;

- ведення довідників СЕД Головдержслужби, що містять дані, орієнтовані на діяльність та потреби відповідного територіального підрозділу або відповідної підвідомчої установи Головдержслужби;

- виконання замовлень за поданими заявками на технічне обслуговування клієнтських інсталяцій СЕД Головдержслужби

- виконання інших завдань, визначених цим Положенням.

2.7. Адміністратор СЕД Головдержслужби є відповідальним за підготовку та подання періодичної звітності щодо стану впровадження безпаперового документообігу у Головдержслужбі України.

2.8. Вимоги щодо підготовки періодичних звітів.

2.8.1. Періодичні звіти готуються щотижнево та поетапно, у встановленій формі та подаються на розгляд щотижневих апаратних нарад Головдержслужби України.

2.8.2. Поетапні звіти готуються за результатами проходження відповідного етапу переходу документообігу до безпаперових технологій, на основі відповідних поетапних звітів структурних підрозділів та підвідомчих установ центрального апарату Головдержслужби.

2.8.3. Періодичний звіт має містити інформацію щодо:

- стану впровадження технологій безпаперового документообігу;

- активності персоналу щодо використання у своїй роботі безпаперових технологій документообігу, обов'язковість яких набрала чинності;

- навчання персоналу;

- аналізу наявних проблем щодо забезпечення переходу та доступності послуг безпаперового документообігу, технічний стан СЕД Головдержслужби, а також пропозицій щодо їх вирішення;

- пропозиції щодо подальшого розвитку СЕД Головдержслужби.

2.8.4. Поетапні звіти подаються у десятиденний термін після закінчення відповідного етапу. У поетапному звіті обов'язково зазначається інформація щодо невиконання вимог підпункту 2.8.2 відповідним структурним підрозділом, територіальним управлінням або підвідомчою установою Головдержслужби.

3.1. Сертифікат доступу користувача включає в себе:

- реєстрацію особи користувача у СЕД Головдержслужби;

- створення облікового запису користувача у СЕД

Головдержслужби, разом із присвоєнням системного імені (логіну) та пароля користувача;

- співставлення зареєстрованої особи та облікового запису;

- введення облікового запису користувача до паспорта установи, до якої належить працівник;

- введення облікового запису користувача до групи користувачів, якою визначаються їх права та функції у СЕД Головдержслужби;

- встановлення та перевірка працездатності відповідних параметрів доступу до СЕД Головдержслужби на робочому місці користувача.

3.2. Налаштування сертифікатів доступу користувачів здійснюється виключно в межах виконання заявок на технічне обслуговування, поданих відповідно до вимог Порядку подання заявок на технічне обслуговування системи електронного документообігу, затвердженого наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року N 60 "Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу".

3.3. Права доступу користувача до функцій СЕД Головдержслужби визначаються правами групи користувачів, до якої він входить за посадою.

3.4. При передачі функцій одного працівника іншому працівнику останній отримує права першого працівника у повному їх обсязі.

3.5. Перелік необхідних функцій, право доступу до яких отримує кожна група користувачів, визначається Адміністратором СЕД Головдержслужби.

3.6. В окремих випадках, за рішенням Начальника Головдержслужби, користувач може отримати окремі додаткові права, які виходять за межі прав групи, до якої він належить. Обсяги та терміни присвоєння таких додаткових прав визначає виключно Начальник Головдержслужби у відповідному наказі.

4.1. Ведення штатного розпису у СЕД Головдержслужби полягає у створенні, ліквідації та редагуванні параметрів штатних одиниць центрального апарату, територіальних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби.

4.2. Накази Головдержслужби України щодо затвердження штатного розпису та внесення змін до нього обов'язково погоджуються з відповідальною особою з питань діловодства, в частині присвоєння/відчуження у цьому ж наказі (окремим додатком) кодів підрозділів, на підставі яких здійснюється ідентифікація усіх підрозділів у СЕД Головдержслужби, та керівником відповідального управління з питань впровадження безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі України.

4.3. Усі операції з довідником "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби здійснюються на підставі відповідної заявки структурного підрозділу, до компетенції якого віднесено здійснення організаційних заходів щодо затвердження штатного розпису та внесення змін до нього.

4.4. Структурний підрозділ, зазначений у пункті 4.3 цього Положення, зобов'язаний подати заявку на внесення змін до довідника "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби до:

- Адміністратора СЕД Головдержслужби впродовж одного робочого дня з дати затвердження Начальником Головдержслужби штатного розпису центрального апарату Головдержслужби або змін до нього;

- відповідного підпомічника Адміністратора СЕД Головдержслужби впродовж двох робочих днів з дати затвердження Начальником Головдержслужби штатного розпису територіального управління (підвідомчої установи) Головдержслужби або змін до нього.

4.5. Проведення робіт щодо внесення змін до довідника "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби проводяться з 14-00 останнього робочого дня перед днем введення в дію змін до штатного розпису, про що обов'язково повідомляються усі працівники підрозділів, яких стосуються зміни у штатному розписі.

4.6. Усі працівники підрозділів, яких стосуються зміни у штатному розписі, зобов'язані завчасно, до початку проведення робіт, зазначених у пункті 4.5 цього Положення, закінчити усі заплановані роботи, які виконуються у СЕД Головдержслужби, та закрити відповідне програмне забезпечення на своєму робочому місці.

4.7. Порядок розформування записів довідників "Організаційна структура" та "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби.

4.7.1. Записами довідника "Організаційна структура" є структурні підрозділи та підрозділи, що входять до їх складу.

4.7.2. Записами довідника "Штатний розпис" є посади у складі відповідних підрозділів.

4.7.3. Перед розформуванням будь-якого запису довідника "Організаційна структура", в першу чергу, необхідно виконати операцію "Звільнення" для усіх працівників підрозділу, що відповідає запису зазначеного довідника.

4.7.4. Після проведення операції "Звільнення" здійснюється операція "Розформування" для усіх посад підрозділу, що відповідає запису довідника "Організаційна структура", який розформовується, при цьому обов'язково:

- скасовується реєстрація посади як складової діловодства центрального апарату, територіального підрозділу або підвідомчої установи Головдержслужби;

- у переліку параметрів відповідного запису довідника "Штатний розпис" видаляються дані з поля "У підпорядкуванні" та зазначається "Дата розформування посади".

4.7.5. Операція "Розформування" будь-якого запису довідника "Організаційна структура" потребує:

- скасування реєстрації відповідного підрозділу як діловодного підрозділу центрального апарату (територіального підрозділу, підвідомчої установи) Головдержслужби;

- у переліку параметрів відповідного запису довідника "Організаційна структура" видаляються дані з полів "У підпорядкуванні" та "Керівник", а також зазначається "Дата розформування підрозділу".

4.7.6. Операція щодо розформування структурного підрозділу здійснюється лише після завершення операції розформування усіх підрозділів, що входять до його складу. Відповідна операція здійснюється аналогічно зазначеній у підпункті 4.9.5 цього Положення, з тією відмінністю, що структурний підрозділ виводиться із підпорядкування керівника відповідного органу або одного з його заступників.

4.8. Порядок створення записів довідників "Організаційна структура" та "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби.

4.8.1. Порядок створення записів довідника "Організаційна структура":

- в першу чергу створюються записи, що відповідають структурним підрозділам (департаменти, управління, окремі відділи та сектори);

- після створення запису структурного підрозділу створюються записи, що відповідають підрозділам, які входять до складу відповідного структурного підрозділу (відділ, сектор);