З метою реалізації Грантової Угоди щодо Шведського Трастового Фонду для Проекту "Розвиток міської інфраструктури" Грант N TF091769 між Україною та Міжнародним банком реконструкції та розвитку від 22 жовтня 2008 року та її положень щодо використання коштів Гранту

1. Затвердити Порядок розгляду та ухвалення Мінжитлокомунгоспом платіжних документів та здійснення платежів з коштів Гранту для цілей проекту "Розвиток міської інфраструктури", що додається.

2. Управлінню координації міжнародної технічної допомоги та міжнародних зв'язків (О.О.Савенко) разом із Центральною групою управління проектом "Розвиток міської інфраструктури" забезпечити належну реалізацію положень цього Порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра І.В.Запатріну.

1. Порядок розгляду та ухвалення Мінжитлокомунгоспом платіжних документів та здійснення платежів з коштів Гранту в рамках проекту "Розвиток міської інфраструктури" (далі - Порядок) визначає механізм ухвалення Мінжитлокомунгоспом платіжних документів для цілей спільного з Міжнародним банком реконструкції та розвитку (далі - МБРР) проекту "Розвиток міської інфраструктури" (далі - Проект) в частині здійснення платежів за кошти Гранту N TF091769 з метою здійснення витрат за Проектом.

2. Для цілей цього Порядку термін "виконавець/бенефіціар" означає комунальні підприємства, відібрані в рамках "основного компонента" - комунальне підприємство "Агентство програм розвитку Одеси", комунальне підприємство "Чернігівводоканал", комунальне підприємство "Івано-Франківськводоекотехпром", комунальні підприємства, які будуть відібрані на конкурсній основі для фінансування дозволених Грантовою Угодою витрат у рамках Проекту.

3. Усі процедури за Проектом здійснюються через Центральну групу управління проектом (далі - ЦГУП), яку утворено Мінжитлокомунгоспом відповідно до п. 2 Розділу А Доповнення 5 Угоди про позику між Україною та Міжнародним банком реконструкції та розвитку з метою координації дій з комунальними підприємствами та їх регіональними групами управління Проектом та поточного управління впровадженням і надання звітності за Проектом на центральному рівні.

4. Для цілей цього Порядку терміни "копія" та "переклад" означають копію або переклад оригіналу будь-якого документа за Проектом, який має бути завірений підписом уповноваженої особи виконавця/бенефіціара та відповідною печаткою.

5. З метою забезпечення фінансування витрат з коштів Гранту Мінжитлокомунгосп відкриває і веде в ВАТ "Державний експортно-імпортний банк України" (далі - Укрексімбанк) окремий спеціальний валютний рахунок, а в Державному казначействі України (далі - ДКУ) гривневий рахунок.

6. Право підпису всіх платіжних документів в рамках Гранту залишається за Мінжитлокомунгоспом. Особи, уповноважені на підписання платіжних документів, визначаються наказом Мінжитлокомунгоспу.

7. З метою здійснення витрат в рамках Гранту ЦГУП готує та погоджує з МБРР план закупівель за кошти Гранту. У разі внесення змін у план закупівель ЦГУП погоджує з МБРР такі зміни.

8. З метою здійснення платежів з коштів Гранту від виконавців/бенефіціарів вимагається здійснювати оформлення всіх відносин з контрагентами шляхом підписання відповідних документів (договори, акти тощо) в трьох оригінальних примірниках, які мають однакову юридичну силу, з метою передачі одного примірника оригіналів всіх документів Мінжитлокомунгоспу.

9. Загальні вимоги та перелік документів на здійснення платежів контрагентам (консультантам та постачальникам послуг), які подаються до Мінжитлокомунгоспу один раз при здійсненні першого платежу відповідному контрагенту згідно з окремим підписаним договором у рамках Гранту:

а) оригінал та дві копії договору між виконавцем/бенефіціаром та відповідним контрагентом мовою оригіналу. У разі якщо це іноземна мова, то надається також переклад українською мовою;

б) оригінал та дві копії тендерної пропозиції контрагента, якщо вона є невід'ємною частиною договору. У разі якщо тендерна пропозиція оформлена іноземною мовою, надається також переклад українською мовою;

в) оригінал та дві копії протоколів засідання тендерного комітету та оригінал та дві копії звіту з оцінки тендерних пропозицій українською мовою за формою МБРР;

г) копія та переклад українською мовою письмового погодження МБРР (резолюція банку "не заперечую") на укладення договору з відповідним контрагентом, а у разі його відсутності - документи, які підтверджують, що отримання погодження МБРР не потрібне. Погодження МБРР повинно містити слова "не заперечую", найменування юридичної/ім'я фізичної особи, а також зазначення граничної суми договору;

д) у разі підписання доповнень до договору їх оригінали та по дві копії надсилаються один раз при здійсненні наступного платежу у порядку, передбаченому в підпунктах (а) та (г) цього пункту.

10. Загальні вимоги та перелік документів на здійснення платежів, незалежно від рахунку, з якого здійснюється оплата, контрагентам (консультантам та постачальникам послуг), які подаються до Мінжитлокомунгоспу кожного разу при здійсненні кожної окремої оплати відповідному контрагенту згідно з окремим підписаним договором у рамках Гранту:

10.1. Лист на офіційному бланку відповідного виконавця/бенефіціара на адресу Мінжитлокомунгоспу, який містить відповідний запит, назву проекту, номер Гранту, номер та дату договору, назву контрагента, код та назву бюджетної програми, суму, яка підлягає перерахуванню згідно з умовами договору, а також перелік додатків (пакет платіжних та підтверджуючих документів).

10.2. Оригінали або копії документів (первинні документи), які підтверджують здійснення кожної окремої оплати і визначені положеннями договору між відповідним виконавцем/бенефіціаром та контрагентом, а також містять інформацію про договір та його сторони:

а) оригінал та дві копії рахунку-фактури;

б) оригінал та дві копії акта приймання-передачі товарів (робіт, послуг) та звіту наданих послуг/виконаних робіт згідно з цим договором (для договорів про надання консультаційних послуг на фіксовану суму);

в) оригінал та дві копії акта приймання-передачі послуг та табеля обліку використання робочого часу, чеків видатків, що відшкодовуються, квитків, посадкових талонів тощо (для договорів про надання консультаційних послуг з погодинною оплатою);

г) оригінал та дві копії забезпечення виплати авансового платежу (при оплаті авансу, якщо це передбачено договором);

д) оригінал та дві копії інших документів, які визначені договором з контрагентом.

10.3. Якщо підтверджуючі документи згідно з умовами договору готуються іноземною мовою, то виконавець/бенефіціар повинен подати переклад українською мовою кожного такого документа у трьох примірниках.

10.4. У разі будь-яких вирахувань із сум, визначених до сплати актами виконаних робіт, рахунками-фактурами, подається окремий розрахунок потреби коштів, який підписується уповноваженим представником виконавця/бенефіціара.

10.5. Якщо підтверджуючі документи не визначені умовами договору, то їх перелік та вимоги до них визначаються згідно з чинним законодавством України.

11. Загальні вимоги до оформлення заявок на зняття коштів з рахунку Гранту:

11.1. Усі заявки на зняття коштів Гранту в рамках Проекту для подання до МБРР готуються ЦГУП і нумеруються послідовно починаючи з номера 1 (один).

11.2. Заявка на зняття коштів (форма 2380) з рахунку Гранту підписується Мінжитлокомунгоспом та передається на оплату до МБРР у разі виконання таких обов'язкових умов:

а) заявка належним чином заповнена і відповідає умовам Грантовсї Угоди, листу МБРР щодо порядку зняття коштів Гранту, а також посібнику МБРР щодо використання коштів для Проектів;

б) заявка підписана уповноваженими особами Мінжитлокомунгоспу і не містить печатки та/або іншого штампа;

в) заявка містить зазначення суми та призначення платежу;

г) заявка містить візи (підписи) працівників ЦГУП, які безпосередньо відповідають за підготовку платіжних документів в рамках Гранту;

д) на рахунку Гранту є достатньо коштів за даною категорією для здійснення платежу.

11.3. У заявці не допускається жодних виправлень.

12. Для авансування коштів з рахунку Позики на спеціальний валютний рахунок, відкритий в Укрексімбанку (перший платіж), або для збільшення суми на спеціальному рахунку в межах дозволеної граничної суми для спеціального валютного рахунку в розмірі 800 тис.дол. США Мінжитлокомунгосп подає до МБРР заявку на зняття коштів англійською мовою (форма 2380), яка повинна містити всі необхідні реквізити спеціального валютного ранку та його власника.

13. Для здійснення прямого платежу (як у валюті, так і у гривнях) з рахунку Гранту на рахунок відповідного контрагента виконавця/бенефіціара, Мінжитлокомунгосп подає до МБРР відповідну заявку на зняття коштів англійською мовою (форма 2380). Заявка готується ЦГУП на основі документації, одержаної від відповідного виконавця бенефіціара згідно з пп. 9 та 10 цього Порядку, і повинна містити інформацію щодо договору та закупівлі, а також обов'язкові реквізити контрагента: юридичну назву, адресу, поштовий індекс, номер розрахункового рахунку, банк, в якому відкрито розрахунковий рахунок, МФО, код ЄДРПОУ, індивідуальний податковий номер, свідоцтво платника ПДВ, а для платежів у валюті - дані про SWIFT, IBAN (для платежів в євро), банк-кореспондент, включаючи його повну адресу, тощо.

14. Для поповнення спеціального валютного рахунку в Укрексімбанку (поповнення здійснюється на суму раніше здійснених виплат із спеціального рахунку/субрахунку) Мінжитлокомунгосп передає до МБРР такий пакет документів, який готується ЦГУП:

14.1. Заявку на зняття коштів англійською мовою (форма 2380), яка повинна містити всі необхідні реквізити спеціального валютного рахунку та його власника.

14.2. Звіт про витрати коштів (Statement of Expenditures - SOE, форма 1903 3E), Додаток 1, англійською мовою, підписаний уповноваженою особою Мінжитлокомунгоспу.

14.3. Відомість правильності ведення спеціального валютного рахунку (Special Account Reconciliation Statement), Додаток 2, англійською мовою, підписану уповноваженою особою Мінжитлокомунгоспу.

14.4. Копія виписки із спеціального валютного рахунку, яка підтверджує баланс спеціального валютного рахунку, використаний для підготовки відомості правильності ведення спеціального валютного рахунку.

14.5. Копії договорів та доповнень до них, які занесені до відомостей про витрати.

14.6. Копії підтверджуючих/первинних документів (згідно з п. 10.2) щодо кожної оплати, яка зазначена у відомості про витрати.

14.7. Інші документи, які може вимагати МБРР.

15. Загальні вимоги до оформлення заявок на зняття коштів зі спеціального валютного рахунку в Укрексімбанку, продаж валюти, здійснення платежів у гривнях:

15.1. Усі заявки на зняття коштів з спеціального валютного рахунку, продаж валюти та гривневі платіжні документи нумеруються ЦГУП послідовно починаючи з номера 1 (один).

15.2. Під час роботи із спеціальним валютним рахунком та гривневим рахунком використовуються платіжні документи, які визначає Укрексімбанк та ДКУ.

15.3. Усі платіжні документи повинні бути підписані у встановленому порядку уповноваженими для цього особами Мінжитлокомунгоспу.