На виконання Закону України "Про звернення громадян", заходів, визначених Указом Президента України від 7 лютого 2008 р. N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348, а також у зв'язку із зміною складу Національної комісії з питань регулювання зв'язку України і введенням з 02.09.2008 у штатний розпис НКРЗ відділу по роботі із споживачами та зверненнями громадян згідно з наказом НКРЗ від 02.09.2008 N 57/нк "Про введення штатного розпису та структури НКРЗ", наказую:

1. Затвердити:

1.1. Інструкцію з діловодства по роботі зі зверненнями громадян в Національній комісії з питань регулювання зв'язку України (додаток 1).

1.2. Порядок особистого прийому громадян Головою та членами НКРЗ (додаток 2).

1.3. Графік особистого прийому громадян Головою та членами НКРЗ (додаток 3).

2. Членам НКРЗ (Артюшенко Л.В., Звєрєву В.П., Олійнику В.Ф., Мирному С.В., Пащуку В.П., Степанову О.А., Тичинському А.В.) проводити прийом громадян згідно з графіком особистого прийому громадян, затвердженим цим наказом.

3. Директору Адміністративного департаменту (Покутному П.Г.) забезпечити ведення в НКРЗ діловодства за зверненнями, організацію особистого прийому громадян Головою та членами НКРЗ згідно з вимогами нормативних документів, затверджених цим наказом.

4. Наказ НКРЗ від 28.07.2006 N 59-нк "Про затвердження нормативних актів по роботі із зверненнями громадян в НКРЗ" та розпорядження НКРЗ від 19.05.2006 N 7-р "Про забезпечення діяльності Громадської приймальні НКРЗ" вважати такими, що втратили чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в Національній комісії з питань регулювання зв'язку України (далі - НКРЗ) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ по роботі із споживачами та зверненнями громадян Адміністративного департаменту (далі - Відділ).

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються та централізовано реєструються у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток N 1). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою та скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться у журналах (додаток N 2).

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток N 3).

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації визначається НКРЗ.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі потреби - на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток N 4). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту, місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад: Д-401.

3. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до НКРЗ (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1.

4. У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг, кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться у Відділі. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за пропозиціями, заявами і скаргами та їх аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги та за тематикою порушених у них питань.

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.

5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше - вирішене по суті, а також ті звернення, термін розгляду яких закінчився (згідно із статтею 17 Закону України "Про звернення громадян") , та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає Голова НКРЗ, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

6. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, Голова НКРЗ встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому, загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

7. У разі, коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

8. У разі, коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.