Відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 р. N 1922, та враховуючи вимоги пунктів 1.3 та 1.4 Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головдержслужби України від 31.10.2003 р. N 122,

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями центрального апарату Мінвуглепрому покладених на них обов'язків і завдань (додаток 1).

2. Провести щорічну оцінку виконання державними службовцями центрального апарату Мінвуглепрому покладених на них обов'язків і завдань за 2008 рік.

3. Департаменту кадрової та соціальної політики (Батечко М.А.) у триденний термін забезпечити структурні підрозділи центрального апарату Мінвуглепрому формою бланка щорічної оцінки виконання державними службовцями посадових обов'язків і завдань (додаток 2) та надати списки державних службовців, посади яких не зазнали змін упродовж 2008 року.

4. Керівникам структурних підрозділів Мінвуглепрому:

4.1. Організувати роботу щодо проведення щорічної оцінки у підвідомчих структурних підрозділах у термін з 6 лютого по 6 березня 2009 року.

4.2. Надати до 10 березня 2009 року Департаменту кадрової та соціальної політики (Батечко М.А.) заповнені бланки щорічної оцінки для перевірки і долучення їх до особових справ державних службовців.

4.3. Забезпечити до 1 березня 2009 року складання державними службовцями підвідомчих структурних підрозділів особистих планів роботи на 2009 рік згідно з додатком 3, виходячи з річних планів роботи структурних підрозділів. Узяти до уваги, що до особистих планів державних службовців упродовж року можуть вноситися зміни і доповнення з урахуванням поточної роботи.

5. Департаменту кадрової та соціальної політики (Батечко М.А.) до 15 березня 2009 року поінформувати Головдержслужбу України про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань за встановленою формою.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення систематичного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. N 599. На виконання заходів з реалізації зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 року N 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Вказаним Положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків (далі - щорічна оцінка).

Щорічна оцінка проводиться безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів). У випадках відсутності з поважних причин протягом тривалого терміну безпосереднього керівника або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік щорічну оцінку можуть проводити заступники керівника структурного підрозділу.

Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці Патронатної служби (відділ забезпечення роботи Міністра) Мінвуглепрому та державні службовці, яких було призначено на посаду у звітному періоді.

При оцінюванні виконання державними службовцями обов'язків (відповідно до посадових інструкцій) та покладених на них планових і позапланових завдань (згідно з планом роботи структурного підрозділу), необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який складається державним службовцем за дорученням безпосереднього керівника. Протягом року до особистого плану можуть вноситися зміни та доповнення на підставі документів, за якими підрозділу надаються позапланові завдання (доручення, накази, розпорядження керівництва міністерства, рішення колегії тощо).

Оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження і контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного структурного підрозділу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи, продемонстровані державним службовцем, поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності.

Щорічна оцінка здійснюється в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Критерії та показники щорічної оцінки якості державного службовця за необхідності можуть переглядатися.

Щорічна оцінка проводиться у центральному апараті Міністерства вугільної промисловості України у лютому.

До початку проведення оцінювання керівники структурних підрозділів ознайомлюють державних службовців з порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів:

- підготовчий.

До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи на поточний рік, відповідно до якого готують пропозиції до особистого плану;

оцінювання здійснюється: державним службовцем шляхом письмового заповнення розділів 1, 2 форми бланка щорічної оцінки. Державний службовець може висловити свою точку зору на проблемні питання, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму та передати заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередньому керівнику у дводенний термін після визначеної вище дати.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання всіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи відбувалися: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 3 форми бланка щорічної оцінки. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник зазначає показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник вказує, за наявності, і на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник передає державному службовцю для ознайомлення з оцінкою і призначає дату співбесіди у п'ятиденний термін з дня одержання форми бланка щорічної оцінки державним службовцем;

- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди, як правило, обговорюється результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період з огляду на пріоритети діяльності структурного підрозділу.