Останнім часом до Головархіву України звернулися Міністерство фінансів, Фонд державного майна та деякі інші центральні органи державної виконавчої влади з проханням встановити порядок подальшого зберігання документів підприємств, установ і організацій, незалежно від організаційно-правових форм їхнього існування та форм власності, які ліквідуються з різних причин.

Зважаючи на важливість цього питання, Головархів України пропонує дотримуватися такого порядку подальшого зберігання документів вказаних вище фондоутворювачів.

1. Якщо ліквідується підприємство, установа списку N 1 з правонаступником, то їхні документи з основної діяльності, віднесені до Національного архівного фонду, повинні бути прийняті на державне зберігання, а документи тимчасового зберігання та з особового складу передані правонаступнику.

2. Якщо ліквідується підприємство, установа списку N 1 без правонаступника, то їхні документи з основної діяльності, віднесені до Національного архівного фонду, повинні бути передані на державне зберігання, а документи тимчасового зберігання та з особового складу передані їхнім вищим організаціям, якщо вони існують на території відповідної області, мм.Києва і Севастополя.

Якщо вищих організацій на території зазначених регіонів не існує, всі документи підприємства, установи, що ліквідується, повинні бути прийняті відповідним державним архівом.

При цьому кошти на упорядкування та достроковий прийом і зберігання документів повинні передбачатися у фондах ліквідаційних комісій відповідних підприємств і установ.