З метою забезпечення цілісності зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій органів виконавчої влади України у сфері зовнішніх зносин та на виконання вимог Закону України "Про державну таємницю", розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року N 1561-12, Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22 серпня 2005 року N 1188/2005 та постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"

1. Затвердити Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства у Міністерстві вугільної промисловості України, що додається.

2. Затвердити Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства вугільної промисловості України та працівників підприємств, що належать до сфери управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами, що додається.

3. Управлінню бухгалтерського обліку, звітності та бюджетного фінансування (Лесик Л.С.) розробити та затвердити положення про фінансування закордонних відряджень працівників апарату Мінвуглепрому.

4. Керівникам підприємств, що належать до сфери його управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами та тих, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, приймають іноземні делегації, групи, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, здійснюють закордонні відрядження, розробити і впровадити на підставі даних положень та нормативно-правових актів, на яких вони ґрунтуються, відповідні положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства та про здійснення закордонних відряджень з урахуванням специфіки виробничої, проектної, науково-технічної та іншої діяльності.

5. Керівникам підприємств, що належать до сфери управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами та тих, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, щокварталу надавати звіт про виконану роботу.

6. Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення (Щеголькову К.Я.) забезпечити в установленому порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення визначає порядок прийому представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства в Міністерстві вугільної промислової України (далі - Мінвуглепром) з метою забезпечення режиму секретності, створення належних умов для міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, залучення іноземних інвестицій та технічної допомоги, ведення обліку та аналізу ефективності зовнішньоекономічної діяльності.

1.2. Особисту відповідальність за організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва несе перший заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків, затверджених наказом Мінвуглепрому від 09.07.2008 р. N 330. Безпосередньо організацію прийомів іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства здійснює Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення.

1.3. Забезпечення режиму секретності під час прийому іноземних делегацій, цілісності зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій органів виконавчої влади України у сфері зовнішніх зносин Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення, Відділ режимно-секретної та мобілізаційної роботи та інші структурні підрозділи Мінвуглепрому, задіяні у програмі прийому, здійснюють відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю", розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 р. N 1561-12, Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента N 1188/2005 від 22.08.2005 р.), постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 р. N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" та цього Положення.

2.1. Міністр або його заступники, отримавши лист від іноземної організації або її представництва чи окремих іноземних громадян та осіб без громадянства з проханням про особисту зустріч (візит) із представниками Мінвуглепрому, надають службову записку Відділу міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення з пропозиціями стосовно доцільності (недоцільності) зустрічі (візиту) із зазначенням термінів, мети, очікуваних результатів та прізвищами відвідувачів та доручають підготувати матеріали до цієї зустрічі (візиту).

2.2. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення спільно з відповідними структурними підрозділами Мінвуглепрому, у разі необхідності з підприємствами, що належать до сфери управління Міністерства, опрацьовує інформацію стосовно зустрічі (візиту) та надає підготовлені матеріали Міністру або його заступникам щодо підготовки прийому та роботи з іноземними представниками.

2.3. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення, у разі потреби, готує та подає на підпис Міністру або його заступникам офіційне запрошення щодо візиту або інформує про погодження візиту представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства.

2.4. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення завчасно, спільно з структурними підрозділами, яким доручено приймати іноземних представників, з урахуванням відомостей щодо зустрічі (візиту), що має відбутися, визначає мету прийому, термін перебування іноземних представників у Міністерстві, осіб, відповідальних за прийом іноземних представників і роботу з ними, а також коло питань, що мають обговорюватися під час прийому, перелік приміщень, які планується відвідати, маршрути та порядок пересування іноземних представників територією Міністерства.

2.5. Для зустрічі Міністра або його заступників з представниками іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення спільно з Відділом соціальної інфраструктури та господарського забезпечення Департаменту кадрової та соціальної політики відповідно до компетенції, у разі необхідності, забезпечує участь перекладача.

2.6. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення готує програму прийому делегації, групи або окремого іноземного представника (додаток 1), а також, в разі необхідності, план заходів для матеріально-технічного забезпечення роботи з делегацією, включаючи послуги перекладача, що є додатком до програми (додаток 2), який погоджується з Відділом соціальної інфраструктури та господарського забезпечення Департаменту кадрової та соціальної політики для складання кошторису. Кошторис затверджується заступником Міністра, який приймає іноземних представників, та надається Відділу соціальної інфраструктури та господарського забезпечення Департаменту кадрової та соціальної політики для фінансового забезпечення прийому.

2.7. У разі необхідності, за вказівкою керівництва Мінвуглепрому, Відділ соціальної інфраструктури та господарського забезпечення Департаменту кадрової та соціальної політики, у межах кошторису, організовує транспортне обслуговування запрошених іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян, їхнє розміщення у готелі, забезпечує проведення переговорів всім необхідним обладнанням. Транспортне та інше обслуговування має зазначатись у Плані окремим рядком.

2.8. Документи, з якими планується ознайомити іноземних представників або які мають їм передаватися, оцінюються експертною комісією до затвердження програми прийому і роботи з іноземними представниками.

За результатами оцінки матеріальних носіїв інформації комісія складає акт експертизи:

за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з додатком 8;

за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з додатком 9.

Акт експертизи затверджується першим заступником Міністра.

Ознайомлення іноземних представників з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, перебуває у володінні, користуванні та розпорядженні Мінвуглепрому і якій надається гриф обмеження доступу "Для службового користування", а також її передавання іноземним представникам здійснюється лише за письмовим дозволом Міністра.

Передавання іноземній державі (її представникам) інформації, що становить державну таємницю, здійснюється лише на підставі мотивованого розпорядження Президента України або міжнародних договорів, ратифікованих Верховною Радою України.

2.9. Проект програми прийому іноземних делегацій погоджується з Відділом режимно-секретної та мобілізаційної роботи та затверджуються першим заступником або заступниками Міністра.

2.10. Копію затвердженої Програми та інші необхідні матеріали Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення завчасно, не пізніше ніж за 5 днів до зустрічі, надає Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи для подальшого інформування Служби безпеки України.

2.11. Повноваження осіб, призначених для прийому представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, план проведення роботи з ними визначаються Програмою, а також письмовими розпорядженнями керівництва Мінвуглепрому.

2.12. Проведення ділових зустрічей з іноземними представниками здійснюються в окремо виділеному і належним чином обладнаному приміщенні.

2.13. Пропуск іноземних представників до адміністративного будинку Мінвуглепрому здійснюється за списком у присутності відповідальної за прийом особи, копія якого надається Відділом міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення до охорони, що здійснює охорону приміщень Мінвуглепрому.

2.14. Співробітники Мінвуглепрому, які беруть участь у прийомі представників іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, мають діяти лише в межах своєї компетенції та повноважень, наданих керівництвом Мінвуглепрому, згідно з затвердженою програмою прийому, та забезпечувати збереження державної таємниці.

2.15. Участь представника Відділу міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення під час прийомів та зустрічей з іноземними делегаціями, групами, окремими іноземними представниками та особами без громадянства є обов'язковою.

2.16. Під час прийому і роботи з іноземними представниками забороняється залишати їх без супроводжуючих осіб.

2.17. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення із залученням причетних структурних підрозділів у п'ятиденний термін після завершення прийому складає звіт про виконання програми прийому і роботи з іноземними представниками та подає його на затвердження керівництву Мінвуглепрому. Всі документи (протоколи, протоколи про наміри тощо), підписані під час прийому, обов'язково додаються до звіту. Копія затвердженого звіту надається Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи для інформування Служби безпеки України.

2.18. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення веде журнал обліку ділових зустрічей, відвідувань, прийомів та інших заходів з представниками іноземних делегацій, групами, окремими іноземними громадянами та особами без громадянства за спеціальною формою та складає звіти за результатами проведених зустрічей за формою, які визначені постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 р. N 1561-12 "Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях" (додатки 3, 4, 5).

2.19. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення відповідно до наказу від 08.02.2006 р. N 86 "Про видання інформаційного бюлетеня "Відомості Міністерства вугільної промисловості України" щомісяця готує пропозиції щодо обсягів розміщення в інформаційному бюлетені "Відомості Міністерства вугільної промисловості України" інформації та коментарів про здійснення зовнішньоекономічної діяльності у Мінвуглепромі та на підприємствах, що належать до сфери його управління, відповідно до вимог наказу Мінвуглепрому від 24.07.2008 р. N 375 "Про експертну оцінку інформації, яка готується для відкритого опублікування".

3.1. Службове листування з іноземними установами, підприємствами і організаціями та їх представниками, а також телефонні розмови, зв'язок факсом або спілкування з ними з використанням послуг електронної пошти з питань установлення науково-технічного, економічного співробітництва здійснюється Міністром, його заступниками або уповноваженими ними особами.

3.2. Листування з питань виконання зобов'язань, погодження планів роботи та проведення окремих заходів співробітництва в межах укладених договорів (контрактів) здійснюється через Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення.

3.3. Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення веде журнал обліку телефонних переговорів з іноземними представниками (додаток 6).

1.1. Це Положення визначає порядок здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства вугільної промисловості України (далі - Мінвуглепром), а також працівників підприємств, що належать до сфери його управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами, з метою створення сприятливих умов для міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, ведення обліку та аналізу ефективності діяльності.

1.2. Особисту відповідальність за організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва несе перший заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків, затвердженим наказом Мінвуглепрому від 09.07.2008 р. N 330.

З метою дотримання єдиної державної політики в зовнішньоекономічній діяльності безпосередньо Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення надає консультаційну допомогу підрозділам Мінвуглепрому та підприємствам, що належать до сфери його управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами, щодо організації закордонних відряджень, в частині отримання директив, технічних завдань та звітування за результатами відряджень, а також у частині виконання міжнародних угод, договорів тощо.

1.3. Порядок здійснення закордонних відряджень у Міністерстві вугільної промисловості України забезпечується відповідно до Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22.08.2005 р. N 1188/2005, постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 р. N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", а також згідно постанови Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 р. N 1561-12 "Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях" та цього Положення.

2.1. Закордонні відрядження працівників Міністерства вугільної промисловості України, а також працівників підприємств, що належать до сфери його управління або щодо яких Міністерство здійснює управління їх корпоративними правами, здійснюються лише за погодженням (письмовою резолюцією) Міністра або першого заступника Міністра.

2.2. Для отримання дозволу на закордонне відрядження необхідно подати до Відділу міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення запрошення та пояснювальну записку з обґрунтуванням мети відрядження та із зазначенням можливих практичних результатів для галузі.

2.3. Після отримання відповідної резолюції (дозволу) Міністра або першого заступника Міністра Відділ міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення готує директиви, вказівки, технічні завдання для здійснення відрядження, погоджує їх з керівництвом та, за необхідності, погоджує в Міністерстві закордонних справ України.

2.4. Директиви, вказівки, технічні завдання з питань, що стосуються зовнішньої політики, в обов'язковому порядку погоджуються з Міністерством закордонних справ України та затверджуються Міністром (додаток 7).

2.5. Проекти директив, вказівок, технічних завдань візуються керівництвом і подаються на погодження до Міністерства закордонних справ України не пізніше ніж за 15 днів до початку заходу, відповідно всі необхідні матеріали для оформлення закордонного відрядження повинні бути подані до Відділу міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення не пізніше ніж за 15 днів до початку заходу.

2.6. Проекти наказів про закордонне відрядження погоджуються з Відділом режимно-секретної та мобілізаційної роботи. Після підписання наказів їх копії разом з копією технічного завдання надаються до Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

2.7. Громадяни, яким надано допуск до державної таємниці, письмово повідомляють керівництво про виїзд за кордон та проходять відповідний інструктаж у Відділі режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

3.1. Після закінчення закордонного відрядження звіт про виконання директив і технічного завдання у тижневий термін подається до Відділу міжнародних зв'язків та роботи із засобами масової інформації Департаменту аналітично-інформаційного та організаційного забезпечення. При необхідності до звіту додаються пропозиції та пояснення щодо виконання домовленостей, якщо такі були досягнуті під час заходу.

3.2. За результатами закордонних відряджень, здійснених працівниками Мінвуглепрому або працівниками підприємств, що належать до сфери його управління, з особливо важливих питань двостороннього та багатостороннього співробітництва, а також щодо укладення міжнародних договорів, контрактів, отримання іноземних інвестицій або технічної допомоги щомісяця, протягом всього періоду, виконують зобов'язання або домовленості з метою своєчасної координації зовнішньоекономічних зв'язків для дотримання єдиної політики, гармонічного розвитку відносин та більш ефективного співробітництва в сфері зовнішньоекономічної діяльності.

3.3. Після повернення працівників, які мають допуск до державної таємниці, із закордонних службових відряджень або приватних поїздок до іноземних країн прибути для проведення співбесіди до Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

3.4. Персональна відповідальність за неухильне виконання директив, вказівок або технічних завдань, що даються офіційним делегаціям та представникам України, які беруть участь у різних міжнародних заходах, а також за своєчасне подання звітів за результатами такої участі покладається на керівників офіційних делегацій та представників України.

3.5. Копія звіту про закордонне відрядження надається до Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи.