Заслухавши та обговоривши інформацію начальника відділу формування Національного архівного фонду Держкомархіву Кузнєцової М.І. та співдоповідь директора Центрального державного архіву-музею літератури та мистецтва (далі - ЦДАМЛМ України) Скрипки Л.В., колегія констатує, що архівом здійснюється робота з формування НАФ профільними документами видатних діячів літератури та мистецтва, організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів установ та організацій, в діяльності яких утворюються документи НАФ.

Роботу з джерелами формування НАФ покладено на відділ формування НАФ та діловодства (8 осіб). До структури відділу входить сектор комплектування та діловодства, який здійснює контроль за роботою архівних підрозділів установ і організацій. Оновлене Положення про відділ формування НАФ та діловодства, а також про сектор комплектування та діловодства затверджені директором ЦДАМЛМ від 17.12.2007.

Щорічно виконуються планові завдання з комплектування архіву управлінською документацією, документами особового походження. Пріоритетним є комплектування документами особового походження. Так, протягом 2006-2007 років ЦДАМЛМ України прийняв понад 26 тис. документів видатних діячів літератури і мистецтва України, з них із-за кордону надійшли 2757 документів.

За зазначені роки з них започатковано 11 нових фондів особового походження і 55 фондів було поповнено.

ЦДАМЛМ України комплектується також музейними предметами та друкованими виданнями з фондів особового походження. За 2006-2007 роки надійшло на державне зберігання 1361 друковане видання та 1129 музейних предметів.

Списки джерел формування ЦДАМЛМ України затверджено Головою Держкомархіву України і схвалено ЦЕПК (протокол N 5 від 21.12.2007):

- список N 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до ЦДАМЛМ України - 100 фондоутворювачів;

- список N 2 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до ЦДАМЛМ України - 5 фондоутворювачів;

- список фізичних осіб, які можуть передавати документи до ЦДАМЛМ України - 1424 фондоутворювачів;

- список N 3 юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, нараховує 5 фондоутворювачів.

В архіві ведуться контрольно-довідкова картотека на установи списку N 1 і N 2, настінні графіки, наглядові справи, які відповідають вимогам Основних правил роботи Державних архівів України.

Довідки з проведення перевірянь роботи архівних підрозділів установ та організацій складено ЦДАМЛМ України відповідно до методичних рекомендацій Держкомархіву.

Положення про ЕПК ЦДАМЛМ України та її склад затверджено наказом директора архіву від 28.12.2007 N 187. До складу ЕПК входять фахівці ЦДАМЛМ України, представники національних творчих Спілок та колективів. Роботу ЕПК організовано відповідно до затверджених річних планів роботи.

Щорічно проводяться 12 засідань ЕПК, на яких розглядаються описи справ постійного зберігання, з особового складу, номенклатури справ, акти про вилучення для знищення документів підприємств, установ і організацій усіх форм власності, акти нових надходжень матеріалів особового походження діячів літератури та мистецтва, а також митців української діаспори, питання внесення або вилучення установ з джерел формування НАФ. Засідання ЕПК оформляються протоколами.

Протягом 2006-2008 років на засідання ЕПК запрошувалися особи, відповідальні за архів Національного науково-дослідного реставраційного центру України, Державного естрадно-симфонічного оркестру України, документи яких розглядалися.

Фактів нестачі архівних документів протягом останніх років не виявлено.

За 2006-2008 роки погоджено 8 номенклатур справ, 3 інструкції з діловодства, 11 положень про ЕК, 11 положень про архівний підрозділ підконтрольних установ.

У 2006-2008 роках проведено 4 семінари з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб та відповідальних за архів, основна тематика яких: складання номенклатури і формування справ, приймання-передавання та відомче зберігання документів постійного зберігання та особового складу.

ЦДАМЛМ України має один з найменших показників в Україні щодо зберігання документів понад встановлені строки в архівних підрозділах установ (1,3 тис.).

Відділом формування НАФ та діловодства розроблено Робочу інструкцію з проведення цільової комплексної експертизи цінності документів установ і організацій Національної спілки письменників України, яку схвалено Науково-методичною радою ЦДАМЛМ України (протокол N 6 від 28.12.2006).

В архівних підрозділах установ включено до описів 64% справ постійного зберігання, схвалених ЕПК ЦДАМЛМ України.

Враховуючи специфіку упорядкування документів творчих спілок, 85% документів упорядковуються працівниками відділу, 5% - приватним підприємцем та 10% - власними силами.

На державне зберігання за встановлені роки передали документи 95% установ.

Разом з тим у роботі архівних установ мають місце недоліки:

Лише 19% установ-джерел формування мають зведені номенклатури справ, погоджені з архівом протягом п'яти останніх років.

Контроль за роботою установ - джерел формування НАФ проводиться недостатньо. Протягом 2006-2007 років проведено 9 комплексних, 12 тематичних, 8 контрольних перевірянь.

Повільно впроваджується Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України N 183 від 17.12.2007.

Не проводиться цільова експертиза фондів творчих спілок та організацій з метою вилучення документів, що не належать до НАФ (наприклад видавництво "Український письменник").

Недостатньо приділяється увага відбору документів до складу НАФ, зокрема під час упорядкування документів в установах, виявлено факти, що не завжди проводиться експертиза цінності наказів з основної діяльності, не мають внутрішнього опису особові справи.

Колегія В И Р І Ш У Є:

1. Інформацію про стан з джерелами формування НАФ ЦДАМЛМ України взяти до відома.

2. Посилити контроль за роботою установ - джерел формування НАФ, зосередивши зусилля на збільшенні кількості погоджених номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про ЕК та архів, якості упорядкування документів та надіслати до 30.12.2008 Держкомархіву план заходів щодо усунення недоліків.

3. Протягом 2009 року провести цільову комплексну експертизу цінності документів установ і організацій Національної спілки письменників України з метою вилучення документів, що не мають культурної цінності.

Відповідно до плану-звіту організаційної роботи на IV квартал 2008 року та наказу Держкомархіву від 08.10.2008 N 201 начальником відділу формування Національного архівного фонду Держкомархіву Кузнєцовою М.І. та головним спеціалістом відділу Медведєвою Л.І. з 23 по 24 жовтня 2008 року здійснено перевірку стану роботи з джерелами формування НАФ Центрального державного архіву-музею літератури та мистецтва (далі - ЦДАМЛМ України).

Держархівом здійснюється робота з формування НАФ профільними документами, організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів установ та організацій, в яких утворюються документи НАФ.

Роботу з джерелами формування НАФ покладено на відділ формування НАФ та діловодства (8 осіб). До структури відділу входить сектор комплектування та діловодства, який здійснює контроль за роботою архівних підрозділів установ і організацій. Положення про відділ формування НАФ та діловодства, а також про сектор комплектування та діловодства затверджені директором ЦДАМЛМ від 17.12.2007.