З метою врегулювання проблемних питань, які виникають при прийнятті до розгляду платіжних та інших розрахункових документів, підписаних різними керівниками однієї організації, підприємства або установи, рахунки яких відкриті в органах Державного казначейства України (наприклад, поновлення на посаді керівника на підставі судового рішення; тимчасове відсторонення від обов'язків керівника у зв'язку з проведенням службового розслідування тощо), Державне казначейство України інформує про наступне.

Відповідно до Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства, затвердженого наказом Державного казначейства України від 02.12.02 р. N 221 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.12.02 р. за N 976/7264, підприємства, установи та організації, рахунки яких відкриваються або відкриті в органах Державного казначейства України, подають картку із зразками підписів та відбитка печатки, яким відповідно до законодавства чи установчих документів підприємства, установи та організації, надано право розпорядження рахунками та підписання платіжних, розрахункових та інших розпорядчих документів. У картку обов'язково включається зразок відбитка печатки.

У разі заміни (доповнення) хоча б одного з підписів подається нова картка із зразками підписів уповноважених осіб, які мають право підпису, засвідчена в установленому порядку.

У разі тимчасового надання особі права першого чи другого підпису до органів Державного казначейства України подається у двох примірниках тимчасова картка із зразками підписів тимчасово уповноважених осіб та зазначенням строку її дії.

Разом із карткою та тимчасовою карткою із зразками підписів та відбитка печатки до органів Державного казначейства України підприємствами, установами або організаціями надаються також копії відповідних документів (наказ, протокол тощо), що підтверджують повноваження зазначених у картці осіб, засвідчені відбитком печатки та підписом уповноваженого працівника з питань кадрового забезпечення клієнта.

Таким чином, при надходженні до органів Державного казначейства України платіжних та інших розрахункових документів підприємств, установ або організацій, підписаних різними керівниками,до виконання слід приймати документи, підписані керівником, картка зі зразком підпису якого міститься у справі, завірена печаткою вищестоящої організації та надана копія документа, що підтверджує повноваження керівника (наказ, протокол тощо).