У зв'язку із значною кількістю проблемних питань, пов'язаних з термінами зберігання бухгалтерських документів та притягненням до відповідальності осіб, які їх порушили, ГоловКРУ надає роз'яснення щодо цього.

Основними нормативними актами, що регулюють зазначені питання, є: Закон України від 16.07.99 р. N 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88, Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41 (далі - Перелік типових документів), Кодекс України про адміністративні правопорушення (далі - КУпАП).

Зокрема, в п.7 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" зазначено: "Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку". Статтею 2 цього Закону закріплено, що під терміном "підприємство" в цьому Законі розуміються всі юридичні особи, створені відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності, які зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно з законодавством.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.