З метою виконання Програми дій Держкомархіву України (затвердженої Головою Держкомархіву України 24 квітня 2000 р.), спрямованих на забезпечення виконання Програми діяльності Кабінету Міністрів України та надання методичної допомоги у складанні номенклатур справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій

1. Затвердити Примірну номенклатуру справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (додається).

2. Відділу адміністративно-технічного забезпечення Держкомархіву України (Кокодзей І.П.), Державному центру збереження НАФ (Терещук Л.В.) до 1 квітня організувати видання Примірної номенклатури справ накладом 100 прим.

3. Центру інформаційних технологій Держкомархіву України (Забенько Ю.І.) у п'ятиденний строк опублікувати Примірну номенклатуру справ на веб-сайті Держкомархіву України у розділі "Нормативна база".

4. Контроль за впровадженням Примірної номенклатури справ покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву України (Портнов Г.В.).

Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (далі - апарату адміністрацій) є систематизованим переліком заголовків справ, характерних для діяльності апарату адміністрацій.

Примірну номенклатуру справ апарату адміністрацій побудовано за структурним принципом. Її розділи визначено відповідно до примірних переліків управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної, Севастопольської міської державних адміністрацій, які затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 р. N 821 "Про упорядкування структури місцевих державних адміністрацій".

Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів апарату адміністрацій. При її підготовці враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.

Для визначення строків зберігання використано Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, який затверджено наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41 і зареєстровано в Мін'юсті України 17 вересня 1998 р. N 576/3016 (далі - Перелік типових документів), а також Зміни до Переліку типових документів, які затверджено наказом Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 р. N 82 і зареєстровано в Мін'юсті України 6 листопада 2001 р. N 938/6129, та Доповнення до Переліку типових документів, які затверджено наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 р. N 93 і зареєстровано в Мін'юсті України 11 грудня 2001 N 1023/6214.

Примірна номенклатура справ є методичним документом і має рекомендаційний характер. Вона є основним посібником для обов'язкового складання індивідуальної номенклатури справ кожного конкретного апарату адміністрації.

При складанні індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації необхідно мати на увазі, що:

5. З примірної номенклатури справ до індивідуальної переносяться тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності даного апарату адміністрації. В індивідуальну номенклатуру справ можуть бути включені також справи, не передбачені примірною номенклатурою.

6. Заголовки справ, наведені в примірній номенклатурі справ, при складанні індивідуальної номенклатури справ конкретизуються і уточнюються (вказуються автори, види документів тощо).

7. Залежно від обсягу документів, строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи подрібнювати справи, зазначені в примірній номенклатурі справ. Наприклад, справа 01.01-26 "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у агропромисловому комплексі" може бути подрібнена на більш вузькі питання:

- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу, їх кредитування, банківського та страхового обслуговування";

- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування";

- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства".

Подрібнення справ може проводитися також і за кореспондентами.

8. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються відповідно до Переліку типових документів. Для документів, не передбачених чинним Переліком типових документів та змінами і доповненнями до нього, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) апарату адміністрації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 робиться примітка: "Строк зберігання встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол від ____________ N ____)".

9. Оформлення індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації здійснюється відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи, примірної інструкції з діловодства. Індивідуальна номенклатура справ складається в 4-х примірниках. Перший з них зберігається у справах загального відділу, другий залишається в державному архіві, з яким номенклатура погоджувалася, третій примірник передається до архівного підрозділу апарату адміністрації, четвертий є робочим документом апарату адміністрації і розподіляється за розділами між її структурними підрозділами.

Форма індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації наведена у Додатку.

При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ апарату адміністрації необхідно враховувати такий порядок:

1. У першій графі проставляється індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу апарату адміністрації і порядкового номера справи, наприклад: 04-02, де 04 - найменування структурного підрозділу апарату адміністрації (організаційний відділ); 02 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

2. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид справи або види документів і розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. В заголовку на початку вказується вид справи (журнал, книга) або види документів (розпорядження, плани, звіти, листування тощо). У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, зазначаються в дужках, наприклад: "Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів". У заголовках справ, що містять листування, зазначається кореспондент та питання, з якого воно ведеться.

Якщо у справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

3. Третя графа (кількість справ) заповнюється із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому записі, який обов'язково оформляється після закінчення діловодного року (продовження Додатка).

4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказуються строки зберігання і посилання на статті примірної номенклатури справ або Переліку типових документів. В окремих випадках, коли у справах передбачається формування документів з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюється максимальний строк зберігання, наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, буде мати строк зберігання 5 років.

Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК", це означає, що документи даної категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року. При формуванні документів з грифом "Для службового користування" в одну справу, незалежно від їх змісту, строк зберігання справи не встановлюється, а у графі 4 ставиться відмітка "ЕК". Із закінченням діловодного року ця справа переглядається ЕК по аркушах і визначається строк її зберігання. При необхідності приймається рішення про переформування документів такої справи (документи постійного строку зберігання групуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і додатково вноситься до номенклатури справ).

5. У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляються відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи.

У справи групуються тільки виконані і правильно оформлені оригінали документів або засвідчені в установленому порядку копії. Кожна справа повинна містити не більше 200-250 аркушів (30-40 мм). Якщо справа має більшу кількість аркушів, її треба формувати у декількох томах під одним індексом. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання.

Не дозволяється включення до справи документів, які не відносяться до неї, чернеток, різних варіантів, розмножених копій, а також документів, що підлягають поверненню. У справу повинні групуватись документи одного діловодного року (за винятком перехідних справ).

Не дозволяється групувати у справи документи постійного зберігання разом з документами тимчасового строку зберігання.

Необхідно включати до справи документи з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім - усі інші в логічній послідовності.

Примірна номенклатура справ апарату адміністрацій передбачає централізоване формування справ з листуванням за підписом керівництва адміністрації у загальному відділі. В індивідуальній номенклатурі справ дозволяється при необхідності у структурних підрозділах апарату адміністрації формувати копії цих справ та зберігати їх доки не мине потреба.

До індивідуальної номенклатури (в структурних підрозділах) можуть включатися копії нормативних актів державної влади, копії організаційно-розпорядчих документів апарату адміністрації (розпорядження, накази, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо), які будуть мати строк зберігання "доки не мине потреба".

Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню, повторному погодженню з відповідним державним архівом при суттєвих змінах у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу за 5 років. За відсутності таких змін до кінця кожного діловодного року номенклатура справ обов'язково уточнюється, передруковується, затверджується керівником апарату адміністрації і набирає чинності з 1 січня наступного року.