З метою забезпечення єдиного методологічного підходу при перевірках витрат на відрядження та у зв'язку із введенням в дію нових планів рахунків бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 N 291 та наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 N 114,

1. Затвердити Методичні рекомендації по перевірці витрат на відрядження (додається).

2. Начальникам управлінь ГоловКРУ, начальникам контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі організувати вивчення даних рекомендацій.

3. Управлінню справами (Шевнін М.Н.) довести Методичні рекомендації до контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Розрахунки з підзвітними особами, відповідно до цих Планів рахунків бухгалтерського обліку, обліковуються в бюджетних установах на субрахунку 362, в інших - на субрахунку 372.

У тексті Методичних рекомендацій поряд із рахунками бухгалтерського обліку, що застосовувалися до 1 січня 2000 р., наводяться у дужках нові рахунки бухгалтерського обліку, введені в дію з 1 січня 2000 року.

Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. N 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 10.06.99 р. N 146) (в подальшому - Інструкція), визначено, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Термін відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів, а за кордон - 60 календарних днів.

Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон за період 1998-1999 років змінювались і визначались постановою Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 05.01.98 N 10, що набрала чинності 10.01.98, зі змінами, внесеними згідно з постановою КМУ N 1046 від 10.07.98, що набрали чинності з 16.07.98. Постанова втратила чинність на підставі постанови КМУ від 23.04.99 N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", що набрала чинності з 06.05.99.

1.1. Наказ (розпорядження) по підприємству є обов'язковим для видачі посвідчення про відрядження особі, яка перебуває в трудових відносинах із цим підприємством, для виконання службового доручення поза місцем її постійної роботи.

Форма посвідчення затверджена наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 р. N 260 і зареєстрована в Міністерстві юстиції 14 серпня 1997 р. за N 311/2115.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника повинні бути завірені тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство. У разі необхідності доцільно запросити довідку зі зразком печатки і підпису службової особи, на яку згідно з наказом покладено обов'язки реєстрації відряджених осіб.

У випадку направлення у службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади необхідно перевірити дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.96 N 682 "Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади", а при відрядженні їх за кордон - відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" із внесеними змінами та Указу Президента України "Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів державної виконавчої влади" від 28.08.93 N 357/93.

Наказ видається після затвердження завдання, в якому зазначена мета виїзду, термін перебування у відрядженні (у випадку відрядження за кордон - умови перебування за кордоном та кошторис витрат), підписується керівником підприємства або його заступником і повинен містити такі дані: пункт призначення, назва підприємства, куди відряджається працівник, термін і мету відрядження.

Документами, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, можуть бути: запрошення сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір (контракт) та інші документи, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини. Якщо запрошення отримано іноземною мовою, то для оформлення відрядження за кордон необхідна копія з перекладом.

Крім того, для підтвердження витрат на відрядження необхідна наявність звітів про виконану роботу осіб, що були у відрядженнях, відповідно до поставленого завдання, а саме: документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства чи установи, що відряджає працівника.

Одночасно необхідно перевірити наявність та правильність розрахунків сум витрат на відрядження відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

1.2. Аванс може бути виданий готівкою з каси чи по чеках з розрахункового рахунка в банку або грошовим переказом через органи зв'язку (у випадку, коли є підстави для продовження терміну відрядження і особа, що направлена у відрядження, знаходиться в пункті призначення).

Підчас перевірки правильності отримання готівки підзвіт необхідно з'ясувати, чи дотримується вимога п.7 Порядку ведення касових операцій у народному господарстві України, затвердженого постановою Національного банку України від 13.10.97 N 334, щодо видачі готівки підзвіт тільки за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отримані підзвіт суми.

Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати у бухгалтерію авансовий звіт про витрачену суму.

1.3. Здійснені витрати на відрядження оформляються авансовим звітом за формою N 286. Кожна сума витрат, що включена до авансового звіту, повинна бути підтверджена документально. Необхідно також перевірити, чи правильно визначені бухгалтерські проводки і чи правильно перенесені вони в регістри аналітичного обліку.

Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 N 59 (у редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 N 146), днем вибуття у відрядження вважається день відправки поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з населеного пункту, де працює направлений у відрядження працівник, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу на місце постійної роботи направленого у відрядження (абзац 6 загальних положень Інструкції .

Згідно з п.1.3 розділу I Інструкції фактичний час перебування у відрядженні визначається по відмітках у посвідченні про відрядження про вибуття з місця постійної роботи та прибуття до місця постійної роботи. У випадку, коли працівника направлено у різні населені пункти, відмітки про день прибуття і день вибуття повинні бути проставлені у кожному пункті. У випадку перевищення терміну чи його невідповідності зазначеному в наказі необхідно з'ясувати наявність відповідного дозволу.

Усі відмітки засвідчуються печаткою, якою користуються у своїй господарській діяльності підприємства. За відсутності у посвідченні про відрядження вищезгаданих відміток добові не виплачуються.

Необхідно звертати увагу, що відповідно до пункту 1.5 розділу I Інструкції за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах норм.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника терміном на один день або до такої місцевості, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

<...> ...відшкодування витрат на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором... за наявності (в оригіналі) підтверджуючих документів (п.1.6 Інструкції ).

При цьому слід звертати увагу на той факт, що згідно з пунктом 1.6 Інструкції працівникові, відрядженому в межах України, плата за бронювання місця в готелях відшкодовується у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з поданими в оригіналі підтверджуючими документами (крім працівників установ, організацій, підприємств, які повністю або частково фінансуються з бюджету). Відшкодування вищезазначених витрат для них обумовлено в Інструкції окремо.

Забороняється здійснювати оплату витрат із наймання житла по загальних рахунках (один на двох або кількох відряджених) без відображення в них прізвища особи, що мешкала, і вартості найманого нею номеру, терміну перебування і видів витрат.

Згідно з п.1.7 Інструкції витрати на проїзд відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті, документально підтверджених.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні.

Крім того, відрядженим працівникам відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтверджуючими документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

При здачі в бухгалтерію авансового звіту до нього повинні бути додані посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, та документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком). При закордонних відрядженнях до звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

Витрати, що не підтверджені відповідними документами (крім добових), працівникові не відшкодовуються. А якщо у посвідченні про відрядження відсутні відмітки про вибуття та прибуття, то добові працівнику також не виплачуються (пп.1.5 п.1 Інструкції) .

На відшкодування витрат понад установлені норми дозвіл керівника підприємства оформляється письмово за довільною формою.

Витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлового приміщення понад установлені норми компенсації відшкодовуються згідно з підтверджуючими документами в оригіналі.

Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, понаднормове відшкодування витрат, що здійснюється з дозволу керівника, визначається п.2 Інструкції .

1.4. <...> Згідно з постановою Правління Національного банку України від 13.10.97 N 334 готівка, видана підзвіт на відрядження і не витрачена, має бути повернена до каси підприємства не пізніше 3 робочих днів після закінчення відрядження.

У випадку неповернення своєчасно грошового авансу керівник підприємства має право (ст.127 Кодексу законів про працю, затвердженого Законом України N 322-VIII від 10.12.71) видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця із дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості, якщо працівник не оспорює підстави і розмір відрахування.

У разі неповернення у встановлений термін невикористаного авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження, згідно із Законом України N 217/95-ВР від 06.06.95 "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей" він стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

1.5. Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти підзвіт в меморіальному ордері N 8 в бюджетних установах, організаціях та в журналі-ордері N 7 - на підприємствах, організаціях інших форм власності. Сальдо на субрахунках 160 (362) "Розрахунки з підзвітними особами" в меморіальному ордері N 8 та субрахунках 71 (372) в журналі-ордері N 7 може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних підзвіт авансів, по яких ще не надано звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат за авансовим звітом порівняно із сумою, одержаною підзвіт.

У Балансі (Стандарті бухгалтерського обліку 2) на підприємствах, організаціях такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, кредитове сальдо - у складі зобов'язань балансу підприємства.

Списання з бухгалтерського обліку сум, одержаних підзвіт на відрядження, здійснюється згідно із затвердженими керівником авансовими звітами з наступним відображенням у бухгалтерських проводках:

- для бюджетних установ: у меморіальному ордері N 8 по кредиту рахунка 160 (362) "Розрахунки з підзвітними особами" в дебет рахунка 200 (80) "Видатки по бюджету на утримання установи" ("Видатки із загального фонду") в розрізі відповідних субрахунків 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи";

- для інших підприємств: у журналі-ордері N 7 по кредиту рахунка 71 (372) в дебет рахунків 20, 23, 24, 26, 44, 46, 81 (23, 91, 92, 93, 94).

Зокрема, при плануванні витрат на відрядження за кордон повинні бути враховані вимоги постанов Кабінету Міністрів України від 01.12.95 N 963 "Про деякі заходи забезпечення раціонального використання державних валютних коштів", якою визначено придбання авіаквитків виключно на рейси, що виконуються українськими авіакомпаніями, та від 11.12.92 N 698, якою зобов'язано звести до мінімуму кількість службових відряджень за кордон керівників установ та організацій, що фінансуються за рахунок бюджету.

Додаткові обмеження при відрядженні державних службовців та інших осіб, які відряджаються підприємствами з бюджетним фінансуванням, встановлюються постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663.

Так, для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях, і витрати на проїзд міським транспортом загального користування за місцем відрядження оплачуються відрядженими за рахунок добових.

Відшкодування витрат вартості їх проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу, витрати на проїзд в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 - 4 групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї та 2-ї категорії, також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, службові телефонні переговори відшкодовуються в кожному окремому випадку згідно з підтверджуючими документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

Відрядженому працівникові за наявності підтверджуючих документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат.

<...> ...чи визначалась загальна кількість відряджень по окремих їх видах: службові поїздки, поїздки на наради, курси, виробничу практику та інші види відряджень і службових роз'їздів, витрати по заміщенню вакантних посад та прийому молодих спеціалістів.

Планування в навчальних закладах витрат на відрядження для участі в нарадах, семінарах і т.п., як правило, здійснюється за заявками на відрядження окремих підрозділів (кафедр), які повинні бути враховані в кошторисі закладу після розгляду та погодження їх керівництвом. Заявка повинна вміщувати дані, необхідні для розрахунку витрат на відрядження: місце відрядження, його тривалість, кількість викладачів чи студентів, які повинні бути відрядженими, інші умови перебування їх у відрядженні.

Витрати по відрядженнях на курси підвищення кваліфікації плануються виходячи зі встановленої кількості осіб, які повинні бути направлені для підвищення кваліфікації відповідно до плану, і терміну навчання на цих курсах. Оплата витрат, пов'язаних із перебуванням працівників на курсах підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання іншим професіям з відривом від виробництва, визначена постановою Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року N 695 відповідно до ст.12 Закону України "Про оплату праці".

Аналогічні витрати в навчальних закладах I рівня акредитації проводяться за рахунок спеціальних асигнувань на курсові заходи.

Витрати по відрядженнях на виробничу практику плануються виходячи з кількості студентів, які вибувають на виробничу практику, та її тривалості, а також чисельності викладачів, які вибувають для керівництва виробничою практикою разом зі студентами. Умови оплати практики, що проводиться за межами місця знаходження вищих навчальних закладів, регламентуються наказом Міносвіти України від 08.04.93 N 93.

Враховується також можливий проїзд з інших місцевостей викладачів, яких приймають на вакантні посади (у вищих навчальних закладах - за конкурсом).

В установах і організаціях, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, затверджених єдиним кошторисом доходів і видатків по коду економічної класифікації видатків (КЕКВ) 1140 "Видатки на відрядження".

До цієї категорії відносяться видатки на оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень, оплату підйомних, проїзду, добових при переміщенні працівників, сесійних виїздів народних суддів, відряджень на курси і в навчальні заклади, на сесії, семінари, наради і конференції, тобто всі видатки на відрядження, що сплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках, передбачених законодавством України.

Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачуються в передбачених рішеннями Уряду випадках окремим категоріям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добових, квартирних).

За цим кодом обліковуються видатки на відрядження працівників бюджетних установ (організацій) на сесії, наради, з'їзди наукового характеру, а також різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів тощо <...>.

До загальної суми витрат на відрядження входять видатки на придбання службових проїзних квитків та оплата проїзду у міському транспорті за маршрутними листами <...>.

У бюджетних установах та організаціях облік витрат на відрядження здійснюється в меморіальних ордерах NN 1, 2, 8.

На суми, які видані підзвітним особам, дебетується рахунок 160 (362) і кредитується рахунок 120 (301) "Каса в національній валюті", 121 (302) "Каса в іноземній валюті".

На суму поверненого невикористаного авансу кредитується рахунок 160 (362) і дебетується рахунок 120, 121 (301, 302).