З метою покращення роботи з документами та підвищення рівня виконавської дисципліни

1. Внести зміни та доповнення до Інструкції з діловодства Комісії (далі - Інструкція) та викласти її в новій редакції (додається).

2. Ввести Інструкцію в дію з 1 серпня 2007 року, а пункт 15.14 Інструкції з додатками до нього - з 16 липня 2007 року.

3. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Комісії покласти на Ковпошу І.А., провідного спеціаліста відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу Управління адміністративно-господарського обслуговування.

4. Відповідальними особами за безпосереднє ведення діловодства визначити:

- в апараті Комісії - Рябу Б.М., головного спеціаліста відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу Управління адміністративно-господарського обслуговування;

- в УАС - Валюк О.Я., заступника начальника управління - начальника відділу аналізу та моніторингу інформації і методичного забезпечення;

- в УЕР - Панасенка А.В., провідного спеціаліста відділу експертизи у сфері культури, мистецтв, кіно-, відео продукції, видовищних заходів, реклами, товарів та послу;

- в УПВ - Латій В.М., головного спеціаліста відділу взаємодії з міжнародними організаціями та наукових досліджень;

- в УРК - Тарасова О.Д., головного спеціаліста відділу попередньої експертизи;

- в УАГ - Журбіна Ю.В., начальника відділу технічного забезпечення та господарського обслуговування;

- в ВЗГ - Пономаренко Л.В., провідного спеціаліста ВЗГ;

- в ВЮС - Богатова Є.Є., начальника ВЮС;

- в ВФЗ - Тарасенко Н.М., провідного спеціаліста ВФЗ.

5. Особі, відповідальній за діловодство, Ковпоші І.А. у двотижневий термін організувати навчання працівників підрозділів щодо організації роботи з документами.

6. Керівникам структурних підрозділів у тритижневий термін організувати навчання працівників підрозділів щодо організації роботи з документами.

7. Начальнику УАГ Багаю В.В.:

- у тижневий термін розробити та забезпечити всі комп'ютери електронними шаблонами документів;

- у двотижневий термін розробити та затвердити Стандарт роботи з електронною інформацією.

8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1 Інструкція з діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі (далі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з документами, і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі (далі - Комісія) відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення.

1.2 Робота з документами регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України та цією Інструкцією.

1.3 Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Комісії розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.

1.4 Передбачені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію (внутрішню та зовнішню), що не є конфіденційною. Порядок ведення діловодства, роботи з документами "Для службового користування" визначається відповідно до вимог чинного законодавства та спеціальною Інструкцією, яка погоджується з СБУ, Державним комітетом архівів та затверджується наказом Голови Комісії.

1.5 Інструкція встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в Комісії. Положення Інструкції передбачають як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.

1.6 Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Комісії покладається на відповідальну за діловодство особу.

Ведення діловодства щодо діяльності постійного тендерного комітету Комісії здійснюється згідно вимог цієї Інструкції особою, визначеною Головою Комісії.

1.7 Загальне керівництво діловодством здійснюється Головою Комісії, безпосередньо організує та відповідає за стан діловодства керівник апарату.

1.8 Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Комісії покладаються на їх керівників.

1.9 Відповідальність за ведення діловодства в структурних підрозділах Комісії покладається за вказівкою начальника відповідного структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу. Відповідальна особа за діловодство структурного підрозділу забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.10 Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документа терміново доповідається керівникові підрозділу та складається акт (додаток 1), один примірник якого передається керівнику апарату Комісії для відповідного реагування у встановленому порядку.

1.11 Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання та використання документів структурними підрозділами Комісії покладається на керівників структурних підрозділів, які зобов'язані:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.

1.12 Правила Інструкції обов'язкові для всіх працівників апарату Комісії.

1.13 Працівники апарату Комісії зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

1.14 Керівники структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства Комісії і вимогами цієї Інструкції.

1.15 При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, довгострокового відрядження тощо, всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає.

2.1 Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в Комісії є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В Комісії визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

2.2 Управлінська діяльність Комісії здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Комісії є:

- Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої діяльності з метою виконання Комісією покладених на неї завдань, що знаходяться у межах її компетенції.

2.3 Згідно з чинним законодавством Комісія приймає рішення, Голова Комісії видає накази, розпорядження, крім того, затверджує положення та інструкції.

2.4 Розпорядчі документи, що надходять до апарату Комісії від органів вищого рівня, доводяться до відома працівників Комісії в межах їх повноважень.

Особа, відповідальна за діловодство, за вказівкою Голови Комісії або керівника апарату Комісії може розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня регіональним представникам разом із супровідним листом.

2.5 Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.6 Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються на засіданні Комісії, її колегіальних органів, на зборах, фіксуються в протоколах. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються розпорядженням посадової особи, яка проводила нараду.

2.7 Рішення Комісії, прийняті в межах її повноважень, доводяться до центральних і місцевих органів влади, засобів масової інформації всіх форм власності, а також фізичних та юридичних осіб, для яких вони є обов'язковими для розгляду, шляхом надсилання їм відповідних документів або їх копій, завірених належним чином.

2.8 Рішення Комісії, її колегіальних органів управління доводяться до виконавців шляхом надсилання їм відповідних документів або їх копій, завірених належним чином.

2.9 Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з організаційних питань - у разі створення, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів Комісії, визначення їх функцій і завдань, затвердження їхньої структури, підведенні підсумків діяльності, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань оплати праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, переведенні на іншу посаду та звільненні з посади; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження та відпустки працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.10 Розпорядчі документи, що надходять до Комісії від вищих органів, доводяться до відома працівників апарату Комісії шляхом:

- видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Комісії;

- надсилання їм копій таких розпорядчих документів;

- ознайомлення з ними під розпис.

2.11 При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, іншими установами, юридичними або фізичними особами Комісія надсилає листи.

2.12 Листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз'яснення, вказівки тощо.

2.13 Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по електронній пошті, телефону.

3.1 Вся кореспонденція, що надходить до Комісії, приймається та реєструється централізовано особою, відповідальною за діловодство.

Не реєструються документи згідно переліку, зазначеному в додатку 2.

При прийомі кореспонденції особа, відповідальна за діловодство, перевіряє цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Наявність кореспонденції, що приймається, перевіряється згідно з поштовим реєстром, переліком документів, або розносною книгою.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

3.2 Працівникам апарату Комісії, незалежно від їх посадового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв'язку, представників інших установ, організацій та фізичних осіб.

3.3 Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику особою, відповідальною за діловодство, не пізніше наступного дня.

3.4 При відкритті поштового відправлення перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти зберігаються на протязі усього часу зберігання документів.

У випадку відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 3), який підписується особою, відповідальною за діловодство, та іншими працівниками Комісії (не менше двох осіб). Один примірник акта залишається у особи, відповідальної за діловодство, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику. На звороті останнього аркуша пошкодженого документа в правому нижньому куті робиться запис "Виявлено некомплектність документів" або "Документ отримано пошкодженим".

Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання під розпис та обліковуються в спеціальному журналі (додаток 4). Якщо така кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається особі, відповідальній за діловодство, та реєструється у встановленому цією Інструкцією порядку.

Конверти, які надійшли до тендерного комітету Комісії з позначкою "Кваліфікаційна пропозиція", передаються адресату без відкривання.

3.5 Вхідні документи в копіях і у вигляді факсограм реєструються особою, відповідальною за діловодство, в спеціальному журналі (додаток 5) та передаються адресатам.

3.6 На всіх вхідних документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, який містить такі реквізити: найменування установи, дата надходження та реєстраційний (вхідний) номер.

3.7 Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. На документи, які керівництво Комісії поставило на контроль, оформлюються реєстраційно-контрольні картки (додатки 6, 7, 8).

3.8 Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожний документ реєструється у Комісії лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він вдруге не реєструється.

3.9 Особа, відповідальна за діловодство, перевіряє наявність додатків до вхідної кореспонденції, в разі необхідності робить запит додаткової інформації та доповідає про документи, що надійшли, керівнику апарату Комісії.

Додаткові відомості, що надійшли до матеріалів, які знаходяться в Комісії, реєструються в журналі вхідної кореспонденції відповідальною особою за діловодство за датою їх надходження з наданням вхідного реєстраційного номера первісних матеріалів з доданням індексу Д з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2, і т.д.).

3.10 Всі документи, що надійшли до Комісії, реєструються і передаються керівнику апарату Комісії на попередній розгляд. За результатами попереднього розгляду керівник апарату або передає документ на розгляд Голові Комісії, або приймає рішення про його виконання структурними підрозділами, що оформлюється відповідною резолюцією.

3.11 Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюції.

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника, дата.

На документі повинно бути, як правило, не більше двох резолюцій. Додаткові резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці на верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3.12 Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається особі, відповідальній за діловодство. Після отримання документа від керівництва особа, відповідальна за діловодство, доповнює вхідний номер індексами справи та структурного підрозділу за номенклатурою справ.

Зміст резолюції заноситься до журналу реєстрації вхідної кореспонденції.

3.13 В структурні підрозділи документи, як правило, передаються в день попереднього розгляду через особу, відповідальну за діловодство, під розпис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

3.14 Заяви та скарги на дії посадових осіб Комісії передаються керівником апарату на розгляд Голові Комісії. Згідно з резолюцією особа, відповідальна за ведення діловодства, передає документ виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає про результати розгляду заяви чи скарги Голові Комісії.

3.15 Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції.

Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через відповідальну за діловодство особу з внесенням відповідних даних про передачу до журналу реєстрації вхідної кореспонденції.

3.16 Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа та йому у встановленому порядку передається документ. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту документа в частині віднесеній до їх компетенції.

Відповідальний за діловодство підрозділу виконавця, вказаного в резолюції першим, оперативно знайомить з документом решту вказаних в резолюції осіб під розпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

Відповідальний виконавець має право вживати всі необхідні заходи щодо координації роботи інших виконавців стосовно виконання документа, які є обов'язковими.

У разі відсутності особи, зазначеної в резолюції першою, за виконання документа відповідає особа, вказана в резолюції наступною. У такому випадку співвиконавці зобов'язані надавати відповідальній особі необхідні матеріали для виконання документа.

3.17 Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його виконання доповідає керівникові, яким накладено резолюцію. Після цього виконавець в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання, проставляє дату виконання, завіряє її особистим підписом. У разі необхідності до документа може бути додана супровідна записка, в якій вказується як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т.д. Керівники структурного підрозділу визначають номер справи згідно номенклатури справ, до якої необхідно долучити документ, про що роблять відмітку на документі.

3.18 Керівник структурного підрозділу виконавця передає підготовлені відповіді разом з вхідним документом керівнику апарату, який передає документи на підпис Голові Комісії або заступникам Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків, затвердженого Комісією.

Головою Комісії, або особою, яка на той час виконує його обов'язки, заступниками Голови Комісії підписується необхідна кількість примірників відповіді на виконаний документ.

3.19 На всіх примірниках відповіді ставиться прізвище та ініціали виконавця або відповідального виконавця.

3.20 Після підписання документів керівник апарату передає відповідь на виконаний документ в необхідній кількості примірників разом з вхідним документом особі, відповідальній за діловодство, для проставлення на ній вихідного номера, внесення відповідних даних до журналу реєстрації вихідної документації (додаток 9), відправки адресатам.

На документі вказується дата та реєстраційний (вихідний) номер, який складається з його порядкового номера, індексу справи та структурного підрозділу за номенклатурою справ.

Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи згідно номенклатури справ.

3.21 Всі документи, що надійшли до Комісії з Апарату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, органів виконавчої влади, міністерств, відомств (далі - урядові документи), приймаються особою, відповідальною за діловодство.

3.22 Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів.

3.23 Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, що належать до урядового листування, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата.

3.24 Урядовий документ реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та на реєстраційно-контрольній картці (додатки 6, 8), куди заносяться назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ; вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідний номер і дата його реєстрації; вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником; заголовок та короткий зміст документа.

3.25 Зареєстровані урядові документи передаються Голові Комісії особою, відповідальною за діловодство, під розпис на реєстраційно-контрольній картці.

3.26 Урядовий документ, розглянутий Головою Комісії, повертається особі, відповідальній за діловодство, яка заносить резолюцію до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та реєстраційно-контрольної картки, і передає документ за належністю згідно резолюції - для подальшого опрацювання.

3.27 На документі, поставленому керівництвом на контроль, зліва від заголовку до тексту ставиться відмітка "Контроль" або літера "К".

3.28 Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана у строки, передбачені Законом України "Про захист суспільної моралі", Законом України "Про звернення громадян" або іншими законодавчими актами.

Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.

3.29 Всі документи, підписані керівництвом Комісії, відправляються адресатам в день підписання, за необхідності - нарочним.

3.30 Облік та зберігання виконаних документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.

3.31 Документи членів Комісії, керівників структурних підрозділів апарату Комісії (інформаційні та аналітичні довідки, службові, доповідні, пояснювальні записки тощо (далі - внутрішні документи), адресовані Голові Комісії на виконання його доручень та розпоряджень або ініційовані, передаються особі, відповідальній за діловодство, яка реєструє їх у встановленому цією Інструкцією порядку в журналі реєстрації внутрішньої документації (додаток 10).

Після опрацювання внутрішніх документів керівником апарату Комісії вони з відповідними висновками і пропозиціями передаються:

- на розгляд Голові Комісії або його заступникам, якщо вони потребують відповідної резолюції;

- керівникам структурних підрозділів, якщо вирішення поставлених питань входить до їх компетенції відповідно до Положення про структурний підрозділ;

- повертаються виконавцям на доопрацювання.

Внутрішні документи, підготовлені членами Комісії, передаються безпосередньо Голові Комісії для прийняття рішення.

Внутрішні документи після їх розгляду Головою Комісії або його заступниками передаються особі, відповідальній за діловодство, яка інформує виконавця документа про результати його розгляду та прийняті рішення щодо нього.

Внутрішні документи виконуються в порядку, встановленому цією Інструкцією.

Не реєструється переписка між структурними підрозділами з службових питань в межах повноважень, визначених положеннями про відповідні структурні підрозділи, якщо вони можуть бути вирішені оперативно, в робочому порядку.

4.1 Складання документів

4.1.1 Для складання службових документів в Комісії використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2 Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Комісії. В Комісії використовуються три види бланків: для листів (додаток 11), для розпорядчих документів (додаток 12) та загальний бланк (додаток 13).

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- бланки повинні виготовлятися на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;

- зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм;

- довідкові дані про Комісію містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, банківські реквізити, код за ЄДРПОУ. Довідкові дані розміщують нижче назви організації;

- бланки повинні виготовлятися на білому папері чорною фарбою. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки;

- бланки документів повинні мати такі поля:

- ліве - 30 міліметрів;

- верхнє і нижнє - 20 міліметрів;

- праве - 10 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, пояснювальні записки, окремі службові довідки тощо) дозволено оформляти рукописним способом.

Документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3 Документи на бланках, що виготовляються друкарським способом, друкуються, як правило, після попереднього їх візування та погодження з особою, яка буде підписувати такі документи.

4.1.4 Керівник апарату Комісії забезпечує використання бланків за призначенням.

4.1.5 Видавати незаповнені, чисті бланки або передавати не підписані та не зареєстровані документи віддруковані на бланках Комісії особам, які не працюють в Комісії, категорично забороняється.

4.1.6 З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

4.1.7 Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.8 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

4.1.9 Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.10 Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці, рисунку або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Форма рисунку (малюнок, діаграма, графік, схема) використовується у разі необхідності представлення інформації у графічному вигляді з метою покращання її сприйняття.

У рисунках, таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.11 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення:

- документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, покладається за рішенням Голови Комісії на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків або керівника апарату;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Комісії.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

4.2 Оформлення документів

4.2.1 Службовий документ, що складається в Комісії, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 14): назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифу затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію.

4.2.2 У документах вживається повне найменування Комісії "Національна експертна комісія України з питань захисту суспільної моралі". Скорочене найменування "Комісія" також може вживатися в текстах документів, як це офіційно зафіксовано в Положенні про Комісію.

4.2.3 Назва виду створюваних документів (наказ, розпорядження, рішення тощо) повинна відповідати компетенції, змісту управлінської діяльності Комісії та її апарату.

4.2.4 Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів супроводжувальних листів, телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.5 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

4.2.6 Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів "дата" та "реєстраційний номер".

4.2.7 Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

4.3 Датування документів

4.3.1 Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2 Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 січня 1997 року слід писати: 13.01.1997.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад:

3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.1997.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат:

30 травня 1997 року.

4.3.3 Дата на документі проставляється в момент підписання або затвердження.

4.3.4 Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5 Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа, нижче його назви разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4 Індексація документів

4.4.1 Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2 Індекси вхідних і створюваних Комісією документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, індексів за номенклатурою справ та індексів структурних підрозділів Комісії.

4.4.3 Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, індекси структурних підрозділів та проставляються через дефіс.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб, наприклад:

415-01/13-27 або 41/68/59.

4.5 Погодження документів

4.5.1 У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

4.5.2 Погодження може здійснюватися як в Комісії (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою Комісії невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

4.5.3 Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза може проставлятися як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Комісії.

4.5.4 Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.5 Проекти документів Комісії перевіряються працівниками структурного підрозділу, який здійснює юридичне забезпечення на відповідність їх законодавству, і візуються його керівником. Проекти документів, в яких міститься інформація фінансового характеру, обов'язково візуються керівником структурного підрозділу, який здійснює фінансове забезпечення.

Проекти документів також візуються керівниками структурних підрозділів, які їх готували, та діяльності яких стосується проект документа.

4.5.6 Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

4.5.7 Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.8 У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6 Засвідчення документів

4.6.1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та поставлення печатки.

4.6.2 Документи підписуються посадовими особами Комісії відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

4.6.3 Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

4.6.4 У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.

4.6.5 У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, підписується тільки оригінал, який залишається у справі згідно номенклатури справ Комісії, а на місця розсилаються належним чином засвідчені примірники.

4.6.6 Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

4.6.7 У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.8 Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

4.6.9 Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом, або машинописним текстом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10 Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Існує примірний перелік документів, що підлягають затвердженню (додаток 15).

4.6.11 Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) Комісії повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом.

4.6.12 Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.13 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.14 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15 На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 16).

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.6.16 Всі печатки і штампи підлягають реєстрації у кадровому секторі згідно з Інструкцією з реєстрації, обліку, зберігання і використання печаток, штампів та бланків суворої звітності, яка затверджується наказом Голови Комісії. Печатки повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються і опечатуються.

4.6.17 Про факти втрати печатки або штампів негайно повідомляється Голові Комісії і до кадрового сектору особою, призначеною відповідальною за печатку або штамп.

4.6.18 Відповідальність за збереження і належне використання печаток і штампів покладається безпосередньо на осіб, у користуванні яких знаходяться печатки і штампи.

4.7 Адресування документів

4.7.1 Документи адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2 До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;

У разі надсилання документа фізичній особі, у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.:

4.7.3 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8 Відмітки про проходження та виконання документів

4.8.1 Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється відповідальною за діловодство особою, включає контрольні строки та етапи і подається на затвердження Голові Комісії разом із зазначеним документом.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

- датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

4.8.2 Під час проходження документа в Комісії обов'язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

- про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

4.8.3 Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

4.9 Оформлення копій документів

4.9.1 Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Голови Комісії або керівника відповідного структурного підрозділу. Посадові особи Комісії можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників у Комісії можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.9.2 Копія документа виготовляється рукописним способом, на ПК або на копіювальній техніці та засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

4.9.3 На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків може не відтворюватися, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені; напис про засвідчення документа, завірений печаткою установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.10 Оформлення додатків до документів

4.10.1 Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.10.2 Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись на лицьовій стороні останнього аркуша додатка керівниками структурних підрозділів Комісії, працівники яких розробляли додатки.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Заява Іванова І.І. на 1 арк в 1 прим.;

2. Копія наказу Комісії на 1 арк у 2 прим.;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок Комісії (дата та номер) і додатки до нього,

всього на 8 арк. у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

4.11 Вимоги до документів, що друкуються

4.11.1 В Комісії друкуються тільки службові документи.

4.11.2 Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, А3 друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.11.3 Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.11.4 Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.11.5 Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.6 Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.11.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.11.8 Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

- 0 від межі лівого поля - для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ" "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

- 1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті (1,25 см);

- 2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів (4 см);

- 3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів (6 см);

- 4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат" (9,2 см);

- 5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа" (10,4 см);

- 6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис" (12,5 см);

- 7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД) (16 см).

4.11.9 У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.11.10 Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.11.11 Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

4.11.12 Під час оформлення документів на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.11.13 Виправлення тексту не допускається.

4.12 Розмноження документів

4.12.1 Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником апарату Комісії, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.12.2 Розмноження документів здійснюється безпосередньо працівником за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

4.12.3 Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.

4.12.4 Основною формою роботи колегіальних органів є засідання, які проводяться відповідно до положень про них, затверджених наказами Голови Комісії.

4.12.5 Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 2 дні до засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;

- довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.12.6 Про кожне засідання колегіального органу складається протокол.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

4.12.7 У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.12.8 Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівника апарату Комісії.

4.12.9 Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.12.10 Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.13 Оформлення документів про відрядження

4.13.1 Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Комісії з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Працівниками кадрового сектору готується наказ про направлення працівника у відрядження та виписується посвідчення про відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 17).

4.13.2 Після повернення з відрядження працівник у триденний строк подає керівнику структурного підрозділу звіт про виконання завдання. Звіт обов'язково подається на ознайомлення керівнику апарату.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до структурного підрозділу, що здійснює фінансове забезпечення Комісії разом із витратними документами та посвідченням про відрядження до закінчення третього банківського дня, з наступного за днем прибуття до місця роботи.

5.1 Керівники структурних підрозділів Комісії забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

5.2 Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або наступного дня відповідно до вказівки керівника структурного підрозділу.

Термінові документи передаються негайно.

При потребі розмноження документа та при виникненні інших обставин, що затримують передачу документа виконавцю, про це обов'язково інформується виконавець.

5.3 Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження), підготовку до відправлення адресату.

5.4 При наявності відповідального виконавця всі інші виконавці відповідають за своєчасність і якість інформації та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.

5.5 Виносити документи зі службових приміщень забороняється, крім випадків погоджених з Головою Комісії, його заступниками або керівником апарату Комісії.

5.6 Службова інформація передається представникам засобів масової інформації через відділ зв'язків з ЗМІ та громадськими організаціями за погодженням з Головою Комісії або його заступниками.

6.1 Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх підписання (затвердження) або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх особою, відповідальною за діловодство.

6.2 Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

- наявність додатків та їх відповідність відміткам про додатки в документі;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

6.3 На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

6.4 Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

6.5 Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

6.6 У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

6.7 В журналі реєстрації вихідної кореспонденції зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

6.8 Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі (додаток 18).

6.9 Вихідний документ за підписом Голови Комісії для передачі електронною поштою чи факсимільним зв'язком передається для реєстрації особі, відповідальній за діловодство, на паперовому носії. Оригінал документа, переданого електронною поштою чи факсимільним зв'язком, обов'язково направляється адресату поштою.

6.10 Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Комісії. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

6.11 Копії вихідних документів, на яких зазначаються вихідні номери, дати й адреси кореспондентів, разом з усіма матеріалами в оригіналі, що їх стосуються, підшиваються у відповідну справу згідно номенклатури справ Комісії.

6.12 Документи, виготовлені на ПК (на електронних носіях), надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6.13 Документи з грифом ДСК, що розсилаються, повинні вкладатися в конверти або запаковуватися таким чином, щоб виключити можливість доступу до інформації, що міститься в них.

6.14 На конверті зазначається адреса, найменування організації - одержувача та відправника, номери вкладених документів з поставленням грифу ДСК.

6.15 На конвертах документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища та посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів.

7.1 Завдання і порядок контролю за виконанням документів

7.1.1 Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.1.2 Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

7.1.3 Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції Голови Комісії, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання), є працівник, який у резолюції зазначений першим.

7.1.4 Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Голова Комісії. Безпосередній контроль за виконанням таких документів покладається на керівника апарату Комісії. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням таких документів здійснює керівник структурного підрозділу.

7.2 Строки виконання документів

7.2.1 Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 19).

7.2.2 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані у строки, передбачені законодавством, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

7.2.3 Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 5 робочих днів до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення строків, передбачених законодавством (у випадку, якщо таке продовження строків передбачено законом). Прохання оформлюється службовою запискою, яка подається та розглядається в порядку, визначеному для внутрішніх документів з урахуванням вимог цього пункту. Рішення щодо продовження строку виконання документа приймається не пізніше, ніж за 3 дні до його закінчення.

7.2.4 Строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, встановлює особисто Голова Комісії (відразу після реєстрації документа).

7.2.5 Доопрацювання проектів документів, повернутих вищим органом, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається Головою Комісії до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

7.3 Здійснення контролю за виконанням документів

7.3.1 Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки документів, виконання яких контролюється;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід та результати виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

7.3.2 Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

7.3.3 РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці за термінами виконання документів, за структурними підрозділами, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

7.3.4 Дані про хід виконання документів, одержані під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

7.3.5 Особа, відповідальна за діловодство, щотижнево складає і надсилає до структурних підрозділів - виконавців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються особі, відповідальній за діловодство.

7.3.7 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

7.3.8 Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щотижнево узагальнюються і доповідаються керівництву Комісії особою, відповідальною за діловодство (додатки 20, 21).

8.1 Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються у діловодстві Комісії, із визначенням строків їх зберігання (додаток 22).

Номенклатура справ, складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпеченням їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом.

Номенклатура справ, що формуються у Комісії, розробляється особою, відповідальною за діловодство, із залученням спеціалістів структурних підрозділів відповідно до нормативно-методичних документів органів державної архівної служби України, зокрема, згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік).

8.2 Номенклатура справ Комісії узгоджується з експертною комісією з визначення цінності документів Комісії (ЕК) та відповідними органами державної архівної служби України.

8.3 Узгоджена з відповідними органами державної архівної служби України номенклатура справ затверджується Головою Комісії та є документом постійного строку зберігання.

8.4 Після затвердження номенклатури справ Комісії структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

8.5 Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.

Розміщення справ у номенклатурі Комісії повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

8.6 При складанні номенклатури справ слід керуватися Положенням про Комісію, структурою та штатним розкладом Комісії, положеннями про структурні підрозділи, типовими чи примірними номенклатурами, номенклатурами справ Комісії за попередні роки, а також враховуючи завдання Комісії на наступний рік.

8.7 Назвами розділів номенклатури справ Комісії є найменування управлінських функцій.

8.8 До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК.

8.9 До номенклатур справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, журнали тощо.

8.10 Графи номенклатури справ Комісії та структурних підрозділів заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з порядкового номеру заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу та індексу структурного підрозділу.

У номенклатурі справ зберігаються однакові індекси для однорідних справ у межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.

У графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.

На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).

Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.

У графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно з Переліком.

При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу державної архівної служби України.

У графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи.

8.11 В кінці діловодного року номенклатура справ Комісії обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість та категорії фактично зведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом особа, відповідальна за діловодство.

8.12 Номенклатура справ Комісії щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін номенклатури передруковуються і затверджуються Головою Комісії.

8.13 Вони підлягають повторному перескладанню і перепогодженню з архівними органами один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Комісії.

9.1 Формуванням справ у діловодстві полягає в групуванні виконаних документів Комісії в справи відповідно до номенклатури справ.

Справи в діловодстві Комісії формуються особою, відповідальною за діловодство.

Контроль за правильним формуванням справ здійснює керівник апарату Комісії.

При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення та повнота документа, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних номерів, довідок або оцінок щодо виконання, написів "До справи" тощо. Оформлені неналежним чином документи мають бути до оформлені виконавцем та долучені до справи.

9.2 При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:

- вміщувати до справи тільки виконані, правильно оформлені оригінали документів (а при відсутності оригіналів - засвідчені у встановленому порядку копії) відповідно до заголовків справ за номенклатурою;

- вміщувати разом всі документи, які стосуються вирішення одного питання;

- групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ;

- у справі не повинно бути більше 250 арк.;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

- у разі потреби документи різних термінів зберігання з одного і того ж питання можуть знаходитися в одній справі до кінця поточного року, або до завершення роботи над виконанням відповідного доручення, а потім формуються у справи постійного, тривалого і тимчасового зберігання;

- додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються;

- додатки до документів обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відповідну відмітку;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру.

9.3 Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N.... дата, підпис керівника структурного підрозділу".

9.4 Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.

Розпорядчі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.

Накази з основної діяльності Комісії групуються окремо від наказів щодо особового складу.

Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, накладення стягнення тощо) формуються в окрему справу.

Положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.

9.5 Матеріали засідань Комісії та колегіальних органів її апарату групуються у дві справи для кожного органу окремо:

- протоколи засідань і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи щодо підготовки проведення засідання (порядок денний, проекти рішень тощо).

Протоколи розміщуються у справі в хронологічному порядку, згідно з їх нумерацією. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.

9.6 Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок, особова картка, автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу про звільнення.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не заносяться.

Копії наказів про стягнення та заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до аркуша з обліку кадрів.

Особові рахунки працівників Комісії необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.

Особові справи працівників, які звільнилися в зв'язку з завершенням ними державної служби зберігаються в Комісії протягом 10 років з дня звільнення, після чого передаються до Центрального Державного архіву вищих органів влади та управління України.

9.7 Звернення громадян з питань діяльності Комісії (пропозиції, заяви, скарги тощо) та всі документи щодо розгляду вказаних звернень необхідно групувати окремо від інших документів. Листування групуються за період календарного року і систематизуються в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь вміщується за документом-запитом.

При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.

10.1 Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

10.2 Експертизу цінності документів Комісії проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби України.

10.3 Для організації і проведення експертизи цінності документів в Комісії створюється постійно діюча експертна комісія з визначення цінності документів Комісії (ЕК).

Функції, права та обов'язки ЕК, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджує Голова Комісії.

До складу ЕК включається відповідальна за діловодство особа, керівники структурних підрозділів, а також окремі працівники. Головою ЕК є заступник Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків.

10.4 Експертиза цінності документів здійснюється в структурних підрозділах щорічно, із залученням відповідальної за діловодство особи.

Остаточне рішення щодо цінності документів приймає ЕК.

10.5 Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі Переліку документів із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури, методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.

10.6 Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Комісії, проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби".

10.7 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання (додаток 23, 24) та справ з особового складу (додаток 25), а також акти про виділення справ до знищення (додаток 26).

11.1 Справи підлягають оформленню по закінченню діловодного року.

11.2 Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

- підшивання справи;

- нумерацію аркушів справи;

- складання внутрішнього опису документів справи;

- складання засвідчувального напису на аркуші-засвідченні справи (додаток 27);

- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

У справах постійного і тривалого терміну зберігання на початку справи розміщується внутрішній опис, що містить відомості про документи або групи документів з одного питання (додаток 28).

В кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому зазначається цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації і фізичного стану справ. Засвідчувальний аркуш складається особою, відповідальною за діловодство.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

Аркуш великого формату підшитий з одного боку, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш; аркуш складений та підшитий по середині, нумерується як два аркуші; документи, що мають власну нумерацію аркушів, нумеруються в загальному порядку.

Якщо в справі є конверт, з складеними в нього документами, спочатку нумерується конверт, а потім, вкладені в нього документи.

Фотокартки та інші ілюстративні матеріали нумеруються на звороті в лівому верхньому куті.

Аркуш, на який наклеєні документи (вирізки, фотокартки тощо) нумерується як один аркуш.

Додатки до справи, що складають окремий том, нумеруються окремо.

Підшивка робиться таким чином, щоб можна було вільно читати текст документа, візи і резолюції.

11.3 Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 29).

Після закінчення календарного року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, а саме: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту тощо).

Дати на обкладинках справ зазначаються крайніми датами і відповідають року заведення і закінчення справи. При цьому враховуються дати вхідних і вихідних документів і не враховуються дати включення документа до справи і передачі його до архіву, резолюції, відміток виконавців (за винятком випадків, коли на документах відсутні будь-які інші дати).

На обкладинках справ постійного зберігання крайні дати (число та рік) проставляються арабськими цифрами, назва місяця пишеться прописом без скорочень. На обкладинках справ тимчасового зберігання зазначається тільки рік.

12.1 На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи в трьох примірниках.

На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.

12.2 Описи на справи постійного зберігання складаються особою, відповідальною за діловодство.

За цими описами документи здаються до архіву Комісії.

12.3 При складанні опису справ слід дотримуватися таких вимог:

- заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації;

- кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером);

- графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;

- при внесенні до опису справ з однаковими заголовками повністю вказується заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок вказується повністю);

- графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийняття справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на відповідний акт про наявність копій тощо.

13.1 Керівники структурних підрозділів та особи, які відповідають за діловодство в структурних підрозділах, несуть відповідальність за збереження документів та справ.

13.2 Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

13.3 З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

14.1 Для зберігання документів, матеріалів що надійшли на експертизу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів Комісії.

14.2 Організація діяльності архіву Комісії проводиться відповідно до законодавства України, нормативних та методичних документів органів державної архівної служби України та Положення про архів Комісії, яке затверджується наказом Голови Комісії.

14.3 До архіву передаються справи тимчасового та постійного зберігання та справи з особового складу працівників, що звільнилися. Їх передача здійснюється згідно з описами (додаток 30).

14.4 Передача справ до архіву здійснюється за складеним особою, відповідальною за діловодство, графіком, узгодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим Головою Комісії.

Прийняття кожної справи здійснюється відповідальною за діловодство особою в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номеру кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийняття-передачі справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.

Кожний примірник опису справ у діловодстві Комісії тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником відповідного структурного підрозділу.

Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).

14.5 Справи тимчасового зберігання обов'язковій передачі до архіву не підлягають. Вони можуть зберігатися в структурних підрозділах і по закінченні терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

14.6 При передачі справ до архіву у лівому верхньому куті лицьового боку обкладинки справи працівником архіву вміщується відповідний штамп про прийняття справи на зберігання.

14.7 Видача справ з архіву Комісії здійснюється за замовленням (додаток 30) згідно з резолюцією керівництва апарату Комісії, яка ставиться на документі, що є підставою для видачі справи з архіву.

На видану з архіву справу заводиться картка-замінник справи (додаток 31).

14.8 Вилучення з справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією Голови Комісії. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

14.9 Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівника апарату Комісії у встановленому порядку.

14.10 У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

Якщо видається копія документа, що виходить з Комісії, вона оформлюється на бланку.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

14.11 Щоб засвідчити вірність копії документа, після повного викладення тексту робиться напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище Голови Комісії, який ставить свій підпис та дату.

При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом Голови Комісії на вільному від тексту місці проставляється печатка.

14.12 На звороті залишеного в справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.

14.13 Передача справ Комісії на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.

15.1 Наказ, розпорядження

15.1.1 Наказ - (розпорядчий документ Комісії), правовий акт, що видається Головою Комісії в цілях вирішення завдань стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:

1) по основній діяльності;

2) по особовому складу.

Накази фіксуються в книзі реєстрації наказів (додаток 32) особою, відповідальною за діловодство, а накази по особовому складу - особою, відповідальною за ведення особових справ.

Розпорядження - акт управління, що видається Головою Комісії або його заступниками відповідно до розподілу повноважень та має владний характер і обов'язкову силу виконання для працівників апарату Комісії. Розпорядження фіксуються в книзі реєстрації розпоряджень (додаток 33). На відміну від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків. Розпорядження поділяються на дві групи:

1) для загального тривалого користування;

2) для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.).

15.1.2 Проект наказу, розпорядження розробляється структурними підрозділами Комісії за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

15.1.3 Проект розпорядчого документа розробляється у одному примірнику, візується посадовими особами, з якими погоджується текст документа та підписується Головою Комісії, особою, яка його заміщує, або його заступниками відповідно до розподілу повноважень.

15.1.4 Наказ, розпорядження обов'язково реєструється та нумерується за порядком номерів в межах календарного року.

15.1.5 Наказ вступає в дію з моменту його підписання, якщо інше не зазначено у тексті.

15.1.6 Наказ, розпорядження складається на бланку Комісії для розпорядчих документів з обов'язковим оформленням наступних елементів:

- дата;

- номер;

- заголовок до тексту;

- текст;

- візи;

- підпис;

- гриф узгодження (при потребі).

15.1.7 Текст наказу, розпорядження складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин.

15.1.8 В констатуючій частині посилаються на законодавчий чи інший нормативний акт або доручення вищих органів із зазначенням його назви, дати, номеру, заголовку та змісту тієї його частини, яка безпосередньо стосується Комісії, що є підставою для видання наказу, розпорядження та викладаються цілі і завдання, для вирішення яких приймається управлінське рішення.

15.1.9 Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ".

15.1.10 У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії і строки виконання дій, що приписуються, порядок фінансування, контролю, доведення до працівників Комісії тощо.

15.1.11 Якщо наказ доповнює, відміняє або змінює накази, що видані раніше, чи їх окремі пункти, це обумовлюється у тексті наказу.

15.1.12 У випадку, коли немає потреби давати роз'яснення, констатуючої частини може не бути і текст наказу складається тільки з розпорядчої частини.

15.1.13 Наказ, розпорядження в обов'язковому порядку візується керівником структурного підрозділу, що здійснює юридичне забезпечення, а також у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів Комісії.

15.2 Протокол

15.2.1 Протокол - організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, тощо.

15.2.2 Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатися після його розшифрування.

15.2.3 Протокол складається секретарем колегіального органу або особою, відповідальною за ведення діловодства в колегіальному органі.

15.2.4 Протокол складається за формою загального бланку з обов'язковим наведенням таких реквізитів:

- виду документа (протокол);

- дати та місця засідання;

- номера, грифу затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);

- заголовку, тексту;

- підпису.

15.2.5 На протоколі ставиться дата засідання, а не кінцевого оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску - закінчення. Наприклад: 12-14.10.2006 року. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року.

15.2.6 Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу Комісії у родовому відмінку.

15.2.7 Після оформлення заголовної частини складається текст.

15.2.8 Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.

15.2.9 Вступ складається із зазначення голови, секретаря, присутніх і порядку денного.

Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.

Наприклад: присутні: 43 особи (перелік додається).

15.2.10 Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ. Основний зміст виступів та доповідей розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому разі, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів), а рішення друкується повністю.