Відповідно до ст. 293а Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41 (зі змінами та доповненнями), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 р. за N 576/3016, річні декларації про прибуток зберігаються 5 років.

Відповідно до статті 13 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, таким чином, строк зберігання декларацій в електронному вигляді становить теж 5 років.

Відповідно до підпункту 4.5.4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (зі змінами), затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. N 16 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 р. за N 407/5598, у разі нестачі документів і справ відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням експертної комісії (ЕК) та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) за погодженням з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву (якщо втрачені документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.