Відповідно до статті 32 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"

Затвердити Примірне положення про архівний підрозділ підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, об'єднання громадян, релігійної організації (додається).

Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву України (Портнов Г.В.).

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" об'єднання громадян, релігійні організації, підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності (далі - організації), мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) до державних та інших архівних установ за угодою з ними.

Організаційно-правовий статус архівного підрозділу визначається керівництвом організації.

У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Примірним положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів) та державними архівами з постійним складом документів.

Архівний підрозділ працює згідно з планом, який затверджується керівництвом організації, і звітує перед ним про проведену роботу.

Основними завданнями архівного підрозділу організації, що здійснює тимчасове зберігання документів з наступним їх переданням до державної або іншої архівної установи, є:

- участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- погодження з державною архівною установою або архівним відділом міської ради номенклатури справ організації;

- приймання від структурних підрозділів організації та зберігання документів з різними видами носіїв інформації протягом строків, визначених Держкомархівом;

- контроль разом із службою діловодства умов зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів на документи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, документів з особового складу організації, актів про виділення до знищення документів та подання їх на розгляд експертної комісії організації;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів організації;

- організація користування документами, видавання у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передавання документів НАФ до державної або іншої архівної установи;

- участь у заходах щодо підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

Для архівних підрозділів, що здійснюють постійне зберігання документів без передавання до державної або іншої архівної установи, до основних завдань, викладених у п. 5 цього Примірного положення, додаються такі завдання:

- здійснення постійного зберігання, охорони, реставрації, консервації документів НАФ, копій страхового фонду унікальних документів, копій документів, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках, службових відомчих видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв, а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду архівного підрозділу, облікових документів архівного підрозділу та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників тощо);