З метою приведення питань діловодства та контролю Держкомнацрелігій України у відповідність з вимогами Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153,

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Державному комітеті України у справах національностей та релігій (додаток до наказу).

2. Керівникам структурних підрозділів забезпечити безумовне виконання вимог Інструкції.

3. Відділу організаційного забезпечення та контролю (Гріщенко А.О.) провести навчання з вивчення основних положень Інструкції з працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах, здійснювати систематичний контроль за дотриманням її вимог та надавати практичну допомогу з питань організації діловодства структурним підрозділам Держкомнацрелігій України.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на директора Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення Гришко Л.С.

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у Державному комітеті України у справах національностей та релігій встановлює правила документування діяльності Держкомнацрелігій України і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження і до передачі в архів.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Держкомнацрелігій України розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.

1.4. Відповідно до документообігу у Держкомнацрелігій України застосовується децентралізована система діловодства. Застосування децентралізованої системи діловодства у Держкомнацрелігій України передбачає ведення поточного діловодства, формування і зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Держкомнацрелігій України.

1.5. Відповідальність за організацію і ведення діловодства відповідно до вимог чинного законодавства, державних стандартів та цієї Інструкції в Держкомнацрелігій України покладається на відділ організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.

Ведення діловодства в структурних підрозділах покладається окремим наказом на одного із працівників структурного підрозділу.

1.6. Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання і використання документів у структурних підрозділах Держкомнацрелігій України покладається на керівників структурних підрозділів, які зобов'язані:

- не допускати вимагання від відповідних підпорядкованих управлінь (відділів) у Автономній Республіці Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, якщо це не викликане необхідністю;

- забезпечувати організацію навчання працівників структурного підрозділу з метою підвищення їх ділової кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями цієї Інструкції.

1.7. Працівники Держкомнацрелігій України, які за своїми посадовими обов'язками пов'язані з виготовленням, оформленням, реєстрацією документів, повинні бути ознайомлені з вимогами цієї Інструкції щодо порядку роботи з ними.

1.8. Правила Інструкції обов'язкові для всіх посадових осіб Держкомнацрелігій України.

1.9. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції в структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі невиконані документи передаються особі, яка його заступає, з відміткою в реєстраційно-контрольному журналі.

1.10. Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин Держкомнацрелігій України є українська мова.

1.11. Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Інструкцією про ведення діловодства по зверненнях громадян та організації прийому громадян у Держкомнацрелігій України, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348.

2. Документування управлінської діяльності Держкомнацрелігій України

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у Держкомнацрелігій України є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

У Держкомнацрелігій України визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.2. Управлінська діяльність Держкомнацрелігій України здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять спільний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Держкомнацрелігій України є:

- Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Держкомнацрелігій України покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому врегулюванні діяльності Держкомнацрелігій України.

2.3. Згідно з чинним законодавством Держкомнацрелігій України видає накази, інструкції і, крім того, затверджує положення про структурні підрозділи Держкомнацрелігій України.

Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в наказах.

2.4. Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

Рішення колегії Держкомнацрелігій України впроваджуються в життя наказами Голови.

2.5. Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.7. При здійсненні оперативних зв'язків з Кабінетом Міністрів України, підвідомчими та іншими установами і окремими громадянами Держкомнацрелігій України надсилає листи.

Як правило, листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), інструктування тощо.

2.8. Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, що оформляється відповідно до правил.

3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції

3.1. Приймання документів

3.1.1. Кореспонденція, що надходить до Держкомнацрелігій України, приймається у відділом організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.

Працівникам апарату Держкомнацрелігій України, незалежно від їх посадового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв'язку, представників інших установ і організацій.

3.1.2. У відділі організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі організаційного забезпечення (додаток 1).

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв, касаційних та в порядку нагляду за скаргами громадян.

3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Вся кореспонденція, що надійшла до Держкомнацрелігій України, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду Головою Держкомнацрелігій України, його заступниками або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, що передаються структурним підрозділам.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання. Доручення вищих органів влади, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Держкомнацрелігій України та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

3.2.5. Голові Комітету, як правило, передаються документи урядових та інших вищих органів влади, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності Держкомнацрелігій України.

Заступникам Голови передаються адресовані їм та інші документи, що потребують вирішення відповідно до їх функціональних обов'язків.

Інші документи передаються безпосередньо керівникам структурних підрозділів, а також виконавцям.

3.2.6. Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.

3.2.7. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа:

- складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу;

- на документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата;

- як правило, на документі повинно бути не більше однієї або двох резолюцій. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація документів у Держкомнацрелігій України здійснюється централізовано відділом організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.

3.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як такі, що створюються і використовуються в Держкомнацрелігій України, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.

Не підлягають реєстрації документи, що містять інформацію оперативного характеру (додаток 2).

3.3.4. На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження (реєстрацію) документа. Вона має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: найменування установи, дату надходження документа, індекс документа.

3.3.5. Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожний документ реєструється у Держкомнацрелігій України лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він удруге не реєструється.

3.3.6. Документи реєструються в межах груп в залежності від найменування виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази Держкомнацрелігій України з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

3.3.7. При реєстрації вихідним документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з індексу структурного підрозділу, відповідного індексу відомчої номенклатури та порядкового номеру по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що проставляється відповідальним за діловодство відповідного структурного підрозділу.

3.3.8. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних Держкомнацрелігій України документів застосовується єдина реєстраційна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки (додаток 3).

3.3.9. Реєстраційні картки на документи виготовляються в одному примірнику, що залишається у реєстраційній картотеці. Реєстраційна картотека створюється окремо на кожний календарний рік.

3.3.10. При постановці документа на контроль застосовується контрольна картка (додаток 4), що виготовляється в одному примірнику, який розміщується у контрольній картотеці.

Контрольна картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

3.3.11. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано у відділі організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення. Запис здійснюється на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для документів, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують інформацією про всі документи і їх місце знаходження працівників Держкомнацрелігій України за допомогою виводу інформації на дисплей.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Держкомнацрелігій України. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

4.1.3. Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнювальних документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний з виданими раніше щодо даного питання документами.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді цілісного складного тексту, анкети, таблиці або логічно узгодженого поєднання цих форм.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій з них вказуються підстава або обґрунтування складання документа, в другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази - розпорядчу частину без констатуючої, листи - прохання без пояснення тощо.

4.1.6. Довільне скорочення найменування Державного комітету України у справах національностей та релігій та окремих слів є неприпустимим.

4.1.7 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляється на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням Голови Держкомнацрелігій України на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Комітету.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються в Держкомнацрелігій України, повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і усталений порядок їх розміщення (додаток 6).

Нормативно-правові акти Держкомнацрелігій України, інших органів виконавчої влади, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України.

4.2.2. Назва виду документа.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом і повинна бути відповідною до компетенції Держкомнацрелігій України, змісту управлінської дії.

4.2.3. Заголовок до тексту документа.

Заголовок до тексту документа - короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення Держкомнацрелігій України; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може формулюватися узагальнено.

Дозволяється не складати заголовки до тексту на документі формату А5.

Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми, телефаксограми та повідомлення.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що ухвалюється колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Датування спільного нормативно-правового акта визначається органом, підпис якого стоїть першим.

4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачено іншої дати. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Документи, що підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено більш пізнього строку набуття ними чинності.

4.3.3. Дати підписання, затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 грудня 2005 року слід писати: 13.12.2005.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0. Наприклад: 3 січня 2006 року слід писати: 03.01.2006. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня 2006 року. При посиланні у тексті на нормативно-правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист... від 30.01.2006.

4.3.4. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.

4.3.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).

4.3.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних Держкомнацрелігій України документів складаються з порядкових номерів в межах групи документів, що реєструються, які залежно від завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися із індексів органів, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної паралельною рискою. Якщо документ ініціативний, порядковий номер відокремлюється навкісною рискою.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до чинного законодавства і правових актів здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах Держкомнацрелігій України (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Секретаріату Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником Держкомнацрелігій України невідкладно.

Візи проставляються на примірниках документів, що лишаються в установах як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ, перевищує число три, а місця для поставлення віз на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

4.5.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у триденний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для органу.

4.5.4. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Зауваження обов'язково подаються особі, яка підписує документ.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в собі відокремлене слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою узгоджується документ (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.

4.5.6. Якщо зміст документа зачіпає інтереси більш ніж трьох установ, то складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Ініціали, прізвище виконавця, підпис,

Дата

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади, підпис, ініціали, прізвище, дата

Найменування посади, підпис, ініціали, прізвище, дата.

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Держкомнацрелігій України відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Документи, що надсилаються до вищих органів влади, посольств, міжнародних організацій, керівників міністерств і відомств, підписуються Головою Держкомнацрелігій України або виконуючим обов'язки Голови.

Документи, що надсилаються стороннім установам від імені Держкомнацрелігій України, керівникам підвідомчих органів, громадських організацій, структурних підрозділів органів виконавчої влади, підписуються заступниками Голови у межах їх компетенції.

4.6.3. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище.

4.6.4. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посад:

Заступник Голови підпис, ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис, ініціали, прізвище.

4.6.5. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем:

Голова комісії підпис, ініціали, прізвище

Члени комісії підпис, ініціали, прізвище.

4.6.6. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "В.о." "Заст."). Є неприпустимим підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.7. Особливим способом набуття чинності документа після підписання є його затвердження, що санкціонує поширення дії документа на окреслене коло установ, посадових осіб і громадян. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 7).

4.6.8. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом органу, що видав акт.

4.6.9. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то складовими грифа затвердження є: слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

4.6.10. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

4.6.11. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

4.6.12. На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.

Крім того, гербова печатка проставляється на статутах (положеннях) установ, на договорах, посвідченнях та дорученнях.

Перелік інших документів, що їх необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Держкомнацрелігій України на підставі діючих нормативно-правових актів (додаток 8).

Печатка, що відтворює найменування Держкомнацрелігій України або його департаменту (управління) (не гербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Відбиток треба проставляти таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, найменування пишуть у називному відмінку.

У разі надсилання документа посадовій особі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному.

При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначати узагальнено.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не вказується. При надсиланні документа більш ніж за чотирма адресами складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із заздалегідь надрукованими адресами.

4.8. Відмітки про проходження та виконання документів

4.8.1. Проходження документа в установі супроводжується обов'язковим проставленням на ньому:

- відмітки про надходження (реєстрацію) документа (скорочене найменування установи, дату надходження документа, індекс документа), що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч;

- відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом "Контроль" або літерою "К";

- відмітки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа у справу, найменування і підпис виконавця.

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документами закінчено.

4.8.2. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які проставляються на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті.

4.9. Оформлення копій документів

4.9.1. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівництва Держкомнацрелігій України або начальника структурного підрозділу. Держкомнацрелігій України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому Комітеті.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів Держкомнацрелігій України може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

4.9.2. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. При виготовленні копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, враховуючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи.

Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту "підпис".

4.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Держкомнацрелігій України, текст бланків може не відтворюватись, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування Держкомнацрелігій України (не гербова). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

4.10. Оформлення додатків до документів

4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна бути відповідною до назви самого додатка.

4.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або запроваджуються розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.10.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка, по формі, зазначеній у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.

У разі наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись начальниками структурних підрозділів Держкомнацрелігій України на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.11. Вимоги до документів, що друкуються

4.11.1. У Держкомнацрелігій України друкуються тільки службові документи.

4.11.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервалу, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до типографського видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.11.3. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3-міжрядковими інтервалами.

4.11.4. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.5. Розшифровку підпису в реквізиті "підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.11.6. При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися на верхньому або нижньому полі аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

5. Робота виконавців з документами

5.1. Керівники структурних підрозділів Держкомнацрелігій України забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

5.2. Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або у наступний день відповідно до вказівки керівника структурного підрозділу.

Термінові документи передаються негайно.

За потреби розмноження документа або інших затримках виконавцю передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

5.3. Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготування проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження) керівництву Держкомнацрелігій України, підготовку до відправлення адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на тиражування.

5.4. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі і про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату і результати остаточного виконання.

Всі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.

5.5. При наявності відповідального виконавця всі інші виконавці відповідають за своєчасну і якісну інформацію та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.

6. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції

6.1. Вихідні документи перевіряються і відправляються централізовано відділом організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення в день їх одержання від управлінь або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається відправлення або передача документів посадовим особам Держкомнацрелігій України без реєстрації документів відділом організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення.

6.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах Держкомнацрелігій України;

- наявність на документі відмітки про додатки.

6.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першої сторінки, праворуч, проставляється штамп "Підлягає поверненню".

6.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

6.5. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.

6.6. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку).

6.7. У реєстраційному журналі зазначається номер вихідного документа (що складається з індексу управління, номеру справи за номенклатурою і порядкового номеру), дата реєстрації, заголовок (короткий зміст).

6.8. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Держкомнацрелігій України, що є автором цих документів. В інші установи надсилаються другі примірники.

7. Організація контролю за виконанням документів

7.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.1.2. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання.

Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється керівником служби діловодства, включає контрольні строки та етапи.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений у документі;

запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10 та 5 денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до секретаріату Кабінету Міністрів України.

7.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (постанові, рішенні, наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома посадовими особами, відповідальними за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

7.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Голова Держкомнацрелігій України. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ організаційного забезпечення та контролю Департаменту кадрового, організаційного та фінансово-господарського забезпечення. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, відповідальна за діловодство.

7.2. Строки виконання документів

7.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 9).

Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто (відразу після реєстрації документа).

Строки виконання документів обчислюються у календарних днях від дати підписання або затвердження - для створюваних установою документів та від дати надходження - для вхідних документів.

Початком виконання документів від Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України вважається день їх підписання.

7.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа, документи з резолюцією Голови "доповісти" - протягом 7 календарних днів.