Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться установою і передбачає процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність установи. При цьому підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції є первинні документи, які фіксують факт її здійснення та відомості про неї.

Для відображення в бухгалтерському обліку програмного забезпечення (комп'ютерних програм) необхідно враховувати наступне.

За правовою ознакою комп'ютерні програми належать до об'єктів права інтелектуальної власності (стаття 420 Цивільного кодексу України).

Критерієм та підставою для оприбуткування об'єктів права інтелектуальної власності є охоронні документи, що відповідно до чинного законодавства засвідчують правомірність набуття установою права власності на такі об'єкти. Тому у документах при придбанні програмного забезпечення необхідно звернути увагу:

- на програмне забезпечення, на яке є виключні права;

- на програмне забезпечення, що передбачене при придбанні комп'ютерної техніки;

- на програмне забезпечення, на яке в установи немає виключних прав.

1. Якщо у документах на придбання програмного забезпечення визначено, що установа отримує виключні права на володіння, користування і розпорядження програмного забезпечення, то його придбання здійснюється за КЕКВ 2300 "Придбання землі і нематеріальних активів".

2. У разі коли здійснюється придбання програмного забезпечення, яке передбачене разом з придбанням комп'ютерної техніки, то вартість такого програмного забезпечення враховується у вартість комп'ютерної техніки та проводиться оплата за КЕКВ 2110 "Придбання обладнання і предметів довгострокового користування".

3. При придбанні програмного забезпечення, на яке майнові права не передаються користувачу, при цьому майнові та авторські права на об'єкт інтелектуальної власності на зазначене програмне забезпечення залишаються у розробника (постачальника), а замовнику надається право користування цим програмним забезпеченням без права передачі самого програмного забезпечення та/або повноважень на його користування третім особам, то оплата видатків здійснюється за КЕКВ 1139 "Оплата інших послуг та інші видатки". Це передбачає оплату за встановлення (інсталяцію) програмного забезпечення (програмних продуктів, інформаційних систем та комплексів, баз даних, web-сторінок/сайтів/порталів), подальше користування, їх супроводження та обслуговування (в т.ч. навчання користувачів).

4. Відображення проведених операцій в бухгалтерському облік проводиться в залежності від їх економічної сутності.

Одиницею обліку нематеріальних активів являється інвентарний об'єкт.

Основним признаком, за яким один інвентарний об'єкт ідентифікується від другого, є виконання ним самостійної функції у виробництві продукції виконанні робіт або наданні послуг чи використанні для управлінських потреб установи.

На облік у складі нематеріальних активів беруться придбані права на володіння, користування та розповсюдження об'єктом нематеріальних активів після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення його вартості.

Кожному об'єкту нематеріальних активів присвоюється порядковий інвентарний номер, який використовується тільки в регістрах бухгалтерською обліку.

Придбані (створені) нематеріальні активи, по яких передається право власності бюджетній установі, зараховуються на баланс бюджетної установи за первісною вартістю (за фактичними витратами на їх придбання та виготовлення). При цьому запис у регістрах бухгалтерського обліку проводиться на підставі первинних документів. Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо неможливо - безпосередньо після закінчення операції. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображення у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Цим регламентується той факт, що об'єкт нематеріального активу береться на облік за умови придбання на нього всіх трьох прав: володіння, користування і розпорядження, що відповідає праву власності на об'єкт та передбачає розпорядження ним за своєю волею, незалежно від волі інших осіб.

Нематеріальні активи для взяття на облік повинні бути закінченими та засвідченими відповідними документами (патентом, сертифікатом, ліцензією тощо) у порядку, встановленому законодавством України.

Програмне забезпечення (комп'ютерні програми) обліковується на субрахунку бухгалтерського обліку 121 "Авторські та суміжні з ними права".

Придбаний об'єкт авторського права на умовах користування ним, без передання прав на володіння або розпорядження, не обліковується у складі нематеріальних активів. Витрати, пов'язані з придбанням (створенням) таких об'єктів, визнаються витратами того звітного періоду, протягом якого вони були здійснені без визнання таких витрат у майбутньому нематеріальним активом.

5. Розробка та створення програмного забезпечення (комп'ютерних програм).

Видатки на оплату послуг бюджетним, госпрозрахунковим, будьяким іншим установам та організаціям за надані науково-дослідні послуги, розробки, послуги з експериментального проектування тощо (на підставі укладених договорів), видатки на розробку сторонніми організаціями дослідних зразків програмного забезпечення, що є результатом науково-дослідних робіт, здійснюються за КЕКВ 1171 "Дослідження і розробки, окремі заходи розвитку по реалізації державних (регіональних) програм". Розробка не гарантує чи взагалі програмний продукт буде мати прикладне значення і, як наслідок, створення нематеріального активу.