Указами Президента України від 09.12.97 N 1342 та від 16.05.2001 N 314 затверджено Положення про Держбуд України та зміни до нього. Цим Положенням покладено на Комітет здійснення функцій координації і нормативно-методичного забезпечення діяльності бюро технічної інвентаризації, у зв'язку з чим

1. Затвердити Положення про порядок зберігання матеріалів технічної інвентаризації.

2. Українській асоціації "Укртехінвентаризація" (Л.Черненко) забезпечити видання Положення про порядок зберігання матеріалів технічної інвентаризації.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Комітету М.Руля.

Відповідно до п.1.5 Інструкції про порядок проведення технічної інвентаризації об'єктів нерухомого майна, затвердженої наказом Держбуду України від 24.05.2001 N 127 та зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 10.07.2001 за N 582/5773, матеріали технічної інвентаризації є майном бюро технічної інвентаризації та слугують підставою для надання інформації згідно з чинним законодавством.

Матеріали первинної технічної інвентаризації та поточних інвентаризаційно-оцінювальних робіт зберігаються у бюро технічної інвентаризації.

З метою забезпечення зберігання документації передбачене для цього спеціальне приміщення має бути ізольованим, сухим та захищеним від пожеж. На віконні прорізи сховищ встановлюються металеві грати. Вхідні двері доцільно оббити залізом та обладнати сигналізацією і після закінчення робочого дня приміщення слід опечатувати.

Для розміщення документації приміщення устатковується стелажами, висота яких має забезпечувати вертикальне зберігання справ.

Для зберігання алфавітної та статистичної картотек у приміщенні встановлюють спеціально виготовлені шафи або столи з шухлядами.

Відповідальність за зберігання матеріалів, що знаходяться в бюро технічної інвентаризації, несуть начальник бюро технічної інвентаризації і відповідальний за цю ділянку роботи працівник або інша уповноважена особа.

Матеріалами, що підлягають зберіганню, є:

інвентаризаційна справа на об'єкт нерухомості, що складається з однієї чи декількох основних будинків, допоміжних будівель, розташованих на окремій земельній ділянці, у квартальній забудові - на кожний будинок та споруду;

інвентаризаційна справа на об'єкт зовнішнього благоустрою, інженерних мереж та споруд;

будь-який інший зброшурований чи переплетений комплект документів або окремий креслярський аркуш, якщо він не брошурується з іншими матеріалами.

Постійному зберіганню підлягають:

а) основні документи: схематичні плани міст, селищ та сіл; інвентаризаційні справи на будинки; матеріали технічного обліку об'єктів зовнішнього благоустрою, інженерних мереж та споруд;

б) інші документи: інвентаризаційні книги; реєстрові книги; алфавітна картотека власників будинків; статистичні картки на будинки; статистичні звіти про житловий фонд; книги обліку знищених справ на об'єкти; інші документи, що стосуються діяльності бюро технічної інвентаризації.

Матеріали інвентаризації на об'єкти нерухомого майна (інвентаризаційна справа, статистична картка, алфавітна картка на власника), погашені з причин знесення, пожежі або іншого стихійного лиха, у разі припинення права власності зберігаються в архіві три роки.

Після закінчення цього терміну, що рахується з моменту знесення або стихійного лиха, основні показники інвентаризаційної справи заносяться до книги обліку знищених справ. При цьому в графі 4 книги обліку вказуються всі адреси, які свого часу були надані об'єктам нерухомості.

Матеріали інвентаризації на ліквідовані з різних причин об'єкти зовнішнього благоустрою, інженерні мережі та споруди також зберігаються три роки, після чого знищуються.

На відібрані до знищення матеріали комісією, призначеною начальником бюро технічної інвентаризації, складається відповідний акт, у якому визначається також спосіб знищення документації.

Інвентаризаційно-технічна документація на згадані вище об'єкти, що втратили практичне значення, інвентаризаційні плани кварталів та міст (селищ), а також інші матеріали, які згідно з висновком (списком) місцевих органів культури та архівних органів мають історико-архітектурну цінність, знищенню не підлягають, а передаються до державного архіву у встановлені терміни.

Стосовно будинків у книзі знищених справ вказується підстава та дата передачі справ.

Матеріали, що зберігаються в бюро технічної інвентаризації, мають бути оформлені у встановленому порядку, зшиті, пронумеровані та вкладені в папки з твердою оправою. Плани великих форматів зброшуровують і зберігають окремо. На кожному з них проставляють інвентарний номер тієї справи, до якої він належить. Металеве кріплення документів не допускається.

Інвентаризаційна справа на об'єкт розподіляється на три умовні групи документів. До першої групи належать матеріали первинної інвентаризації, розміщені у такій послідовності:

довідка про належність будинку;

зведений акт вартості об'єктів;

план земельної ділянки;

план будинку;

журнал внутрішніх обмірів;

журнал площ будинку з вбудованими приміщеннями;

журнал зовнішніх обмірів;

журнал розрахунку площі присадибної ділянки;

оцінювальний акт на будинок;

оцінювальний акт на господарські будівлі та споруди;

ескіз планів поверхів будинку;

абрис земельної ділянки;

акт польової і камеральної перевірки;

заява (замовлення);

інші документи.

До другої групи належать усі копії правовстановлювальних документів, зброшуровані у хронологічній послідовності. До третьої групи - документи наступних інвентаризаційно-оціночних змін, розміщені у вказаній вище послідовності. На документах, що втратили значення у зв'язку із заміною їх на нові, роблять напис: "Погашено. Дата. Підпис".