З метою приведення нормативно-правових актів Держекспортконтролю України у відповідність до чинного законодавства

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо створення суб'єктами здійснення міжнародних передач товарів систем внутрішньофірмового експортного контролю (додаються).

2. Начальнику відділу інформаційних технологій забезпечити в тижневий термін з дня реєстрації наказу розміщення електронної копії цього наказу на офіційному веб-сайті Держекспортконтролю України.

3. Начальнику загального відділу наказ довести до відома співробітників Держекспортконтролю України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держекспортконтролю України Решетілова І.В.

Зазначені Методичні рекомендації розроблені з метою надання суб'єкту здійснення міжнародних передач товарів інформаційно-методичної допомоги у створенні системи внутрішньофірмового експортного контролю, яка у повному обсязі забезпечить комплекс заходів організаційного, правового, інформаційного та іншого характеру, що виконуються суб'єктом здійснення міжнародних передач товарів з метою дотримання ним та підпорядкованими йому структурними підрозділами вимог законодавства в галузі експортного контролю.

Метою створення систем внутрішньофірмового експортного контролю суб'єктами здійснення міжнародних передач товарів (далі - підприємствами) є захист підприємств від можливих порушень чинного законодавства в галузі експортного контролю та пов'язаних з такими порушеннями адміністративних, кримінальних та економічних санкцій, які можуть бути застосовані до підприємства. Враховуючи, що товари, які підлягають державному експортному контролю, є надто "чутливими" в частині дотримання порядку здійснення їх міжнародних передач та їх кінцевого використання, такі системи повинні зменшити ризики підприємств під час здійснення міжнародних передач зазначених товарів.

Зазначені системи сприяють ефективному здійсненню підприємством зовнішньоекономічної діяльності та своєчасному отриманню ним відповідних дозвільних документів Держекспортконтролю України, а також перешкоджають здійсненню міжнародних передач товарів, які можуть нанести збиток державі або порушують відповідні міжнародні зобов'язання щодо нерозповсюдження зброї масового знищення, засобів її доставки, звичайних озброєнь та товарів, що можуть бути використані для їх створення.

Створення систем внутрішньофірмового експортного контролю підприємствами передбачено статтею 14 Закону України "Про державний контроль за міжнародними передачами товарів військового призначення та подвійного використання" і є обов'язковим для підприємства, яке має намір отримати від Кабінету Міністрів України повноваження на право здійснення експорту, імпорту товарів військового призначення та товарів, які містять відомості, що становлять державну таємницю, або в разі, коли цей суб'єкт має намір отримати генеральний чи відкритий дозвіл або висновок.

Важливо, щоб створена підприємством система внутрішньофірмового експортного контролю була адекватною сфері його комерційних інтересів, його економічним можливостям і діловій активності на міжнародних ринках.

Під час створення системи внутрішньофірмового експортного контролю і плануванні організаційних заходів, необхідних для її функціонування, важливим є врахування профілю діяльності і виробничої структури підприємства, наявності у підприємства філій і дочірніх компаній, потенційної можливості використання експортованої продукції для створення зброї масового знищення, засобів її доставки або для створення звичайних видів озброєнь та військової техніки, а також обсягів і географії експортних поставок підприємства та інші чинники.

Встановлення належного рівня функціонування системи внутрішньофірмового експортного контролю підприємств передбачає:

затвердження наказом керівника підприємства положення про систему внутрішньофірмового експортного контролю підприємства та підрозділ експортного контролю;

вивчення та ведення в дію правил та процедур (механізмів), направлених на дотримання законодавства в галузі експортного контролю;

затвердження відповідним наказом внутрішньої інструкції підприємства про порядок підготовки і оформлення документів, необхідних для одержання в Держекспортконтролі України відповідних документів про реєстрацію підприємства та товарів, що передбачаються для здійснення міжнародних передач, дозвільних документів, документів про гарантії та інших документів, що надаються Держекспортконтролем України;

вжиття заходів щодо дотримання вимог експортного контролю під час відвантаження, доставки кінцевому споживачу та перевірки використання за призначенням товарів, що передбачаються підприємством для експорту;

розроблення програми навчання фахівців різних рівнів з питань експортного контролю;

відпрацювання та впровадження механізмів нагляду та перевірок виконання вимог законодавства в галузі експортного контролю на підприємстві;

введення чіткої системи ведення документації, пов'язаної з міжнародними передачами товарів, що підлягають державному експортному контролю;

розроблення системи адміністративних покарань для порушників правил та процедур підприємства в галузі експортного контролю.

Впровадження та забезпечення виконання вимог експортного контролю є справою керівництва підприємства, якому рекомендується створити умови та виділити необхідні ресурси як для виконання вимог експортного контролю, так і для контролю за такою діяльністю.

Керівництву підприємства доцільно прийняти прозору і чітку систему правил, які організовують персонал підприємства на чітке виконання законодавства в галузі експортного контролю. Одним з головних правил є норма, що будь-які контракти чи інші роботи не можуть виконуватися, якщо вони будь-яким чином порушують законодавство в галузі експортного контролю, незалежно від комерційної вигоди таких контрактів.

Такі правила доцільно впровадити на усіх організаційних рівнях підприємства, а особливо на рівнях, які пов'язані з експортом, імпортом (ввезенням, вивезенням), реекспортом, збутом, митним оформленням, транспортуванням (доставкою) товарів чи іншою діяльністю, на яку поширюється дія експортного контролю.

Відповідні нормативні документи підприємства в галузі експортного контролю доцільно затверджувати наказами керівником підприємства.

Керівнику підприємства рекомендується доручити керівникам середньої ланки здійснення контролю за виконанням правил експортного контролю у підрозділах, пов'язаних з міжнародними передачами товарів та їх доставкою. Кожному з таких керівників доцільно надати відповідні повноваження для прийняття рішень по операціях, що здійснюються підрозділами, пов'язаними з міжнародними передачами товарів.

Організаційна структура системи внутрішньофірмового експортного контролю підприємства стане ефективною, якщо буде дотриманий принцип її максимальної централізації.

Для забезпечення цього принципу підрозділи експортного контролю доцільно вивести з підпорядкування підрозділів, які здійснюють маркетинг ринків збуту, займаються збутом товарів, проводять переговори, укладають контракти або здійснюють митне оформлення товарів. При цьому підрозділ експортного контролю комплектується фахівцями з високим рівнем знань у галузі експортного контролю.

Організаційну структуру експортного контролю підприємства очолює керівник, який має повноваження вирішувати питання експортної політики підприємства та відповідні адміністративні питання.

На керівну посаду з питань експортного контролю підприємства доцільно призначити працівника, який має відповідні повноваження, у тому числі такі, що забезпечують йому координацію діяльності з експортного контролю в усіх підрозділах підприємства, та на достатньому рівні володіє знаннями законодавства в галузі експортного контролю, крім того досконало знає товари (вироби, технології, послуги), міжнародні передачі яких здійснює підприємство, та вимоги до здійснення таких передач.

Для ефективного виконання правил експортного контролю керівництву підприємства доцільно виділити достатню кількість відповідних ресурсів (час, кошти, кадри). З цією метою на підприємстві призначається посадова особа, відповідальна за напрямок експортного контролю. Зазначену посадову особу (керівника підрозділу експортного контролю підприємства) доцільно безпосередньо підпорядкувати керівнику підприємства та надати повноваження, достатні для виконання покладених на нього функцій, у тому числі право припиняти експортні контракти у випадку виникнення будь-яких обставин, що можуть призвести до порушення законодавства в галузі експортного контролю або до невиконання відповідних міжнародних зобов'язань України.

Важливо при цьому, щоб посадова особа, відповідальна за питання експортного контролю, за службовим положенням була незалежною від структурних підрозділів, які відповідають за комерційну та збутову діяльність на підприємстві.

Відповідальний за питання експортного контролю в процесі виконання покладених на нього функцій взаємодії з військовим представництвом (у разі, якщо таке представництво є на підприємстві).

Правила, процедури та посадові інструкції з експортного контролю на підприємстві доцільно формалізувати таким чином, щоб їх дотримання було забезпечено незалежно від кадрових змін. При цьому посадова особа підприємства, яка відповідає за експортний контроль, забезпечує постійне навчання персоналу, у тому числі, розроблення відповідних довідкових матеріалів, які надають персоналу достатні знання для виконання обов'язкових процедур експортного контролю.

4.1. Під час створення на підприємстві служби внутрішньофірмового експортного контролю доцільно передбачити:

а) випуск наказу керівника підприємства про створення підрозділу експортного контролю і про призначення відповідального за питання експортного контролю - керівника внутрішньофірмової служби експортного контролю (для організацій з великими обсягами зовнішньоекономічних операцій) або уповноваженого з питань експортного контролю (для малих і середніх організацій);

б) забезпечення підрозділу експортного контролю підприємства персоналом та необхідними засобами організаційно-технічного забезпечення.

При цьому на працівників служби експортного контролю підприємства покладається відповідальність за щоденне здійснення такого контролю. Основними завданнями такого контролю є:

розробка та адміністрування програми експортного контролю підприємства;

підготовка та передача до підрозділів підприємства керівництв, вказівок та інструкцій щодо виконання конкретними підрозділами вимог експортного контролю;

розгляд усіх комерційних пропозицій, зовнішньоекономічних договорів (контрактів) та їх проектів з їх подальшим документальним оформленням;

визначення характеру операцій, пов'язаних з міжнародними передачами товарів, які здійснюють підрозділи підприємства та потрібних для їх виконання дозвільних документів;

ідентифікація товарів, що передбачає встановлення відповідності конкретних товарів, які є об'єктами міжнародних передач, найменуванню та опису товарів, внесених до списків товарів, що підлягають державному експортному контролю;

підготовка та подання до Держекспортконтролю України заяв та необхідних документів щодо отримання дозвільних документів;

отримання та контроль за використанням дозвільних документів;

отримання та подання до Держекспортконтролю України документальних матеріалів щодо доставки товарів кінцевому споживачу;

участь у здійсненні фізичного контролю доставки товарів до кінцевого споживача;

щомісячне звітування перед Держекспортконтролем України про використання отриманих дозвільних документів та документів про гарантії;

впровадження програм навчання співробітників підприємства у галузі експортного контролю та підготовка необхідних навчальних матеріалів для цього;

створення рекомендацій щодо виконання вимог дозвільних документів на всіх етапах діяльності щодо здійснення міжнародних передач товарів (маркетинг ринків, ведення переговорів, укладення контрактів та інша міжнародна діяльність підприємства);

координація діяльності із співробітниками, відповідальними за експортний контроль у причетних до цього підрозділах підприємства, у тому числі таких, як відділ маркетингу, технічний відділ, відділ закупівель, юридичний відділ, фінансовий відділ, відділ контрактів, відділ професійної підготовки, відділ митного оформлення та ліцензування, допоміжні відділи тощо;

перевірка замовників експортної продукції щодо встановлення ризиків використання продукції не за призначенням;

перевірка всіх учасників на можливу належність до списків "заборонених" партнерів;

негайне сповіщення Держекспортконтролю України та інших державних органів щодо виявлених порушень законодавства у галузі експортного контролю замовниками чи іншими учасниками операцій з міжнародних передач товарів;

ведення документації, пов'язаної з отриманням та використанням дозвільних документів та документів про гарантії;

в) розробку положення про службу внутрішньофірмового експортного контролю підприємства. До зазначеного Положення рекомендується внести такі розділи:

загальну частину, в якій визначаються мета створення служби внутрішньофірмового експортного контролю та нормативно-правові акти, на підставі яких вона створюється;

основні завдання, функції, права та обов'язки служби в цілому та підрозділу експортного контролю;

структуру служби;

регламент роботи служби;

порядок взаємодії підрозділу з іншими підрозділами підприємства та його підпорядкованість.

г) розроблення та затвердження посадових інструкцій, що визначають функції, права, обов'язки, кваліфікаційні вимоги та відповідальність співробітників служби.

4.2. Функції, права, обов'язки і відповідальність служби внутрішньофірмового експортного контролю.

До функцій служби внутрішньофірмового експортного контролю рекомендується включити:

розроблення переліку заходів щодо експортного контролю і перевірку їх реалізації;

здійснення контролю за виконанням вимог законодавчих та нормативно-правових актів у галузі експортного контролю на всіх етапах діяльності підприємства;

забезпечення взаємодії підрозділів, що виготовляють товари із службами, що здійснюють підготовку та міжнародні передачі товарів;

участь у підготовці наказів та інших керівних документів з питань зовнішньоекономічної діяльності підприємства;

навчання працівників підприємства, що займаються питаннями зовнішньоекономічної діяльності;

здійснення на підприємстві процедури аналізу усіх зовнішньоекономічних комерційних пропозицій (запитів) і зовнішньоекономічних операцій та визначення їх відповідності вимогам експортного контролю, а також документальне оформлення результатів такого аналізу;

забезпечення виконання правил та процедур експортного контролю під час здійснення підприємством діяльності, пов'язаної з участю в міжнародних виставках, конференціях і семінарах;

здійснення контрольних функції на всіх етапах підготовки, відвантаження та доставки товарів;

розробку інструкції про порядок одержання в Держекспортконтролі України необхідних дозвільних документів та документів про гарантії відносно товарів, що підлягають державному експортному контролю, а також товарів, щодо яких можуть бути застосовані процедури державного експортного контролю;

підготовку та подання у встановленому порядку матеріалів для проведення недержавної експертизи товарів в галузі державного експортного контролю щодо їх належності до відповідних контрольних списків товарів, які затверджені Кабінетом Міністрів України (здійснюється у випадках, коли ідентифікація товарів не може бути виконана підприємством самостійно);

проведення регулярних перевірок роботи підрозділів і персоналу, що займаються зовнішньоекономічною діяльністю та експортним контролем;

періодичну звітність перед Держекспортконтролем України про використання отриманих підприємством дозвільних документів чи документів про гарантій використання товарів у заявлених цілях.

До прав служби внутрішньофірмового експортного контролю рекомендується включити можливість:

звертатися до керівництва підприємства щодо призупинення будь-яких угод про міжнародні передачі товарів у випадках виникнення обставин, які можуть призвести до порушення законодавства України в галузі експортного контролю чи порушення прийнятих нею міжнародних зобов'язань;

отримувати від усіх підрозділів підприємства інформацію, необхідну для виконання покладених на цю службу функцій;

брати участь у переговорах, міжнародних семінарах і конференціях з питань експортного контролю;

вносити в установленому порядку пропозиції керівнику підприємства про внесення до посадових інструкцій фахівців підприємства відповідних положень щодо забезпечення виконання вимог експортного контролю;

інші положення, обумовлені специфікою діяльності підприємства.