Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Держспецмонополії України і ввести її в дію з 20 листопада 1998 р. (додається).

2. Начальнику управління справами і начальникам структурних підрозділів Комітету організувати вивчення Інструкції.

3. Керівникам підпорядкованих Комітету організацій розробити і затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян.

4. Наказ довести до працівників апарату Комітету та підпорядкованих організацій.

1. Ця Інструкція розроблена на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

2. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами (далі - звернення) громадян у Держспецмонополії України ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Персональна відповідальність з ведення діловодства за зверненнями громадян у Комітеті покладається на керуючого справами і начальників структурних підрозділів. Вони систематично перевіряють стан діловодства і вживають заходів для вдосконалення цієї роботи.

3. Усі звернення, що надходять до Комітету, приймаються та централізовано реєструються тільки в загальному відділі у день їх надходження у реєстраційно-контрольних картках (додаток N 1) і передаються до приймалень Голови або його заступників (далі - керівництва) на розгляд.

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненням (підшиваються до листа).

Облік особистого прийому громадян керівництвом ведеться у спеціальних журналах (додаток N 2).

Під час особистого прийому громадян керівником усні звернення реєструються в журналі працівниками приймальної, а письмові передаються для реєстрації в загальний відділ.

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі, що ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло (наприклад А-17).

4. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення.

На верхньому полі першого аркуша повторного звернення праворуч і у реєстраційно-контрольній картці робиться позначка "повторно", а виконавець добирає все попереднє листування.

Звернення громадянина щодо одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Комітету, обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад А-21/1, А-21/2, А-21/3).

5. Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться у Комітеті. Вид картотек та їх кількість повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за зверненнями та їх аналізу.

На звернення, що надійшли до Комітету поштою, у загальному відділі складається чотири екземпляри карток: один екземпляр для загального відділу, два екземпляри для приймальної керівництва і один екземпляр для групи контролю. Картотеки реєстраційно-контрольних карток формуються:

- у загальному відділі - в окремій картотеці за порядковим номером;

- у відділах і приймальних - у картотеці;

- у групі контролю - у картотеці.

У загальному відділі ведеться список прізвищ громадян, від яких надійшли звернення, в алфавітному порядку.

6. Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль припиняється тільки після того, як прийнято рішення і вжито заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні, рішення про зняття з контролю звернення приймає Голова або його заступники, за дорученням яких воно розглядалося і бралося на контроль.

7. У разі, коли за результатами розгляду звернення даються письмові й усні відповіді, виконавець робить відповідний запис у реєстраційно-контрольній картці та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивання) або в окремій довідці.

Відповіді на пропозиції, заяви, скарги надаються за підписом Голови або його заступників, а в окремих випадках (якщо звернення надіслано конкретному начальнику структурного підрозділу) - начальників структурних підрозділів Комітету.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається звернення разом з документами щодо його розгляду.

Звернення вважається розглянутим, якщо вирішено всі порушені в ньому питання, щодо яких прийнято відповідні рішення, і (або) надіслано відповідь чи роз'яснення адресатові.

8. Група контролю щороку до 15 січня готує для керівництва Комітету узагальнені матеріали за зверненнями громадян у формі аналітичних довідок.

Аналітичні довідки поточного характеру складаються за вимогою вищих органів або керівництва Комітету в міру необхідності.

9. Звернення громадян після їх розгляду у структурних підрозділах Комітету передаються до групи контролю Управління справами з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення для централізованого формування справи. Екземпляр реєстраційно-контрольної картки залишається у відділі. Формування і зберігання справ у виконавців (відділах) забороняється.

На кожному зверненні після остаточного його розгляду та вирішення порушених у ньому питань робиться позначка "До справи", ставиться підпис виконавця та дата.

Звернення, відповіді на них і документи щодо їх розгляду, а також документи щодо особистого прийому групою контролю формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ Комітету.

Документи зберігаються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо розгляду і вирішення порушених у ньому питань становить у справі окрему групу. У разі одержання повторного звернення або додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

При формуванні справ перевіряється правильність віднесення документів до справи, їх комплектність.

10. Комітет зберігає документи за зверненнями для надання в разі необхідності довідок і використання з іншою метою.

Відповідальність за зберігання документів за зверненнями покладається на групу контролю й архів загального відділу Управління справами.

Термін зберігання документів за зверненнями визначається переліком документів і номенклатурою справ, що утворюються в процесі його діяльності, затвердженим керівництвом Комітету. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання звернень та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

У разі необхідності постійно діюча експертна комісія Держспецмонополії може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за зверненням затверджується керівництвом Комітету.

11. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому зберіганню, передаються до архіву Комітету через один рік після закінчення діловодства за ними.