Станом на 21.02.2001 р. була проведена інвентаризація всіх діючих у 2001 р. договорів на залізницях, Укрзалізниці, ЦХП.

Проведена робота показала: на залізницях порушується порядок укладання договорів, проведення цінового, фінансового, правового контролю по договірній роботі, порядок реєстрацій договорів.

На залізницях немає єдиного порядку реєстрації договорів і зберігання оригіналів документів.

Не всі договори на капітальне будівництво, на придбання рухомого складу, машин, механізмів та обладнання, на модернізацію та капітальний ремонт підрядним способом, згідно з діючим порядком, незалежно від суми договору, проходять через постійно діючу комісію Укрзалізниці. Залізницями не представлено на розгляд комісії Укрзалізниці 43 договори на загальну суму 14 млн. грн.

Мають місце випадки, коли договори укладаються з порушенням ліміту фінансування, що призводить до перевищення сум укладених договорів до плану фінансування.

По залізницях має місце закупка однотипних матеріалів з розбіжністю ціни, як по регіонах, так і по одному постачальнику.

З метою усунення виявлених недоліків, впорядкування договірної, цінової та правової роботи на підприємствах залізничного транспорту

1. Начальникам залізниць щоквартально, до 20 числа місяця, наступного за звітним, проводити інвентаризацію діючих договорів (по виробничій та невиробничій сферах).

2. Головному управлінню матеріально-технічного забезпечення, Головному фінансово-економічному управлінню щомісячно проводити аналіз закупівельних цін по основній групі товарів.

3. Заборонити укладати нові договори з контрагентами до погашення заборгованості за попередніми договорами.

Направляти рухомий склад в ремонт лише при наявності фінансування, виконання попередніх обсягів ремонту та погашення заборгованості залізниці за ремонт.

4. Начальникам залізниць покласти на служби, відокремлені підрозділи відповідальність за якість маркетингової роботи, контроль за ходом укладання та дотримання порядку цінового, фінансового контролю та обліку, виконання договорів, з визначенням відповідальної особи за кожним договором окремо.

5. Начальникам Головних управлінь, управлінь Укрзалізниці запровадити наступну схему фінансового контролю:

- контроль Укрзалізниці за використанням коштів, які залишаються в розпорядженні залізниць, до визначеного права залізниць на укладання договорів згідно з планом фінансування по напрямках, в т. ч. по номенклатурі ТМЦ - головні управління Укрзалізниці по своїх господарствах;

- капітальні вкладення - ЦКВ;

- послуги водо-, тепло-, газопостачання - ЦТех (на побут), ЦТ (на виробничі потреби);

- електропостачання - ЦЕ;

- централізоване постачання, постачання ТМЦ - ЦХ;

5.1. Загальний фінансовий контроль - ЦФ, ЦЗЕ.

6. Заборонити начальникам залізниць видавати довіреності начальникам відокремлених підрозділів на підписання господарських договорів.

Начальникам залізниць відкликати всі раніше видані начальникам відокремлених підрозділів довіреності на укладання договорів.

7. Начальникам залізниць запровадити наступну схему проходження договорів при їх укладанні:

7.1. Укладення господарських договорів (контрактів) здійснюється відповідно до чинного законодавства України та Статуту залізниці;

7.2. Господарські договори (контракти) мають право підписувати начальник залізниці - на підставі Статуту залізниці, головний інженер, заступники начальника залізниці від імені залізниці в межах наданих повноважень - на підставі довіреності начальника залізниці.

Зовнішньоекономічні договори (контракти) підписують відповідно до ст. 6 Закону України "Про зовнішньоекономічну діяльність" (зі змінами та доповненнями) начальник залізниці або його представник.

Повноваження представника на укладання зовнішньоекономічного договору (контракту) засвідчуються довіреністю.

7.3. Служба, яка виступає з ініціативою про необхідність укладення договору (контракту) та відповідальна за його виконання:

7.3.1. Проводить попередню перевірку умов проектів договорів (контрактів), їх економічної ефективності та доцільності, копії статутних документів контрагентів та готує такі документи:

Проект договору разом з техніко-економічним обгрунтуванням, в якому обов'язково відображаються питання щодо потреби укладання договору (контракту), обгрунтування його вартості;

Свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності юридичної особи;

Свідоцтво про реєстрацію платника податку на додану вартість;

Витяг із Статуту підприємства щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

Довідку від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок контрагента, з зазначенням всіх банківських реквізитів (розрахунковий рахунок; МФО; код ЄДРПОУ);

Для іноземного суб'єкта господарської діяльності - свідоцтво про відкриття представництва на території України, видане Мінекономіки України.

7.3.2. Готує техніко-економічне обгрунтування, в якому обов'язково відображаються питання, щодо потреби в продукції, обгрунтування договірної вартості (ціни) продукції.