У зв'язку із створенням урядового органу та підпорядкуванням Комітету державних підприємств

1. Унести зміни до Інструкції з діловодства у Державному комітеті України по земельних ресурсах і місцевих державних органах земельних ресурсів, затвердженої наказом від 30 грудня 1998 року N 147, виклавши її у новій редакції (додається).

2. Керівникам структурних підрозділів Комітету, урядових, територіальних органів та державних підприємств, що належать до сфери його управління, забезпечити неухильне додержання цієї Інструкції.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з діловодства у Державному комітеті України по земельних ресурсах, урядових, територіальних органах та державних підприємствах, що належать до сфери його управління (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування діяльності системи Держкомзему і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (із змінами, внесеними згідно з постановами Кабінету Міністрів України від 29.11.2001 N 1601, від 13.03.2002 N 281, від 17.11.2004 N 1547.

Діловодство за зверненнями громадян визначається Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 (із змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 та наказом Комітету від 29.09.2003 N 236 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Державному комітеті України по земельних ресурсах і територіальних органах земельних ресурсів".

1.3. Викладені у цій Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Комітеті, урядових, територіальних органах та державних підприємствах, що належать до сфери його управління, розроблені на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 (із змінами, внесеними згідно з постановами Кабінету Міністрів України від 27.11.2001 N 1577, від 17.07.2003 N 1106, від 28.07.2003 N 1173, від 17.11.2004 N 1558, від 18.05.2005 N 371, від 20.06.2005 N 493, від 25.07.2005 N 642, від 24.09.2005 N 981 та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Архівні установи надають Комітету, урядовим, територіальним органам та державним підприємствам, що належать до сфери його управління, організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства і вимагати від керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.5. У Комітеті, урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, застосовується повна централізація діловодства.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства в Комітеті несе Голова, а в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - їх керівники. Ведення діловодства в Комітеті відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на Управління справами, а в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - відповідну діловодну службу.

У структурних підрозділах Комітету, урядових, територіальних органах та державних підприємствах, що належать до сфери його управління, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу, про що видається наказ та зазначається у посадовій інструкції.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодної служби покладається за рішенням керівника на одного із заступників керівника згідно з розподілом обов'язків, який в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускати вимагання від урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери управління Комітету, різних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в центральному апараті Комітету та урядових, територіальних органах та державних підприємствах, що належать до сфери його управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення діловодної служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби відповідних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Комітету, урядових, територіальних органах та державних підприємствах, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.8. У разі звільнення працівника Комітету або урядового, територіального органу та державного підприємства, що належить до сфери його управління, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника, який надавав доручення, передаються особі, що його заміщає.

1.9. Комітет, урядові, територіальні органи та державні підприємства, що належать до сфери його управління, здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У Комітеті та урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Для здійснення управлінської діяльності в Комітеті, урядових, територіальних органах та державних підприємствах, що належать до сфери його управління, видаються розпорядчі документи, визначені положеннями (статутами) про них: накази, рішення колегії.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних органів, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

у Комітеті - Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - ще і розпорядчі документи Держкомзему;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Комітетом, урядовими, територіальними органами та державними підприємствами, що належать до сфери його управління, покладених на них завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Комітету від органів вищого рівня, у разі необхідності, доводяться до урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління. Комітет має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня урядовим, територіальним органам, державним підприємствам, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління або науково-технічної ради, семінарах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів враховуються під час оформлення протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій проводяться в життя наказами відповідних органів.

2.9. Комітет під час здійснення оперативних зв'язків з урядовими, територіальними органами, державними підприємствами, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телефаксу або електронною поштою.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до Комітету, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в Управлінні справами, а в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - відповідним структурним підрозділом, або виділеною для цього особою.

У разі надходження до Комітету документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який знаходиться у приймальні Голови, а в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - відповідальним черговим.

3.1.2. В Управлінні справами чи відповідному структурному підрозділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Комітету або урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів у Комітеті здійснюється виділеною для цього особою загального відділу відповідно до розподілу обов'язків між працівниками Управління справами, в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - виділеною для цього особою, про що зазначено у посадовій інструкції.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Комітету або урядового, територіального органу, державного підприємства, що належать до сфери його управління, чи виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів відповідальний працівник керується Положенням про Державний комітет України по земельних ресурсах та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів, аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

3.2.5. Голові Комітету, керівнику урядового, територіального органу, державного підприємства, що належить до сфери управління Комітету, відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності відповідного органу чи підприємства і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів через відповідальних за діловодство осіб.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація документів у Комітеті здійснюється централізовано Управлінням справами, а в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, - виділеною та затвердженою керівником особою.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, наведено у додатку 1.

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Комітеті та урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, так і ті, що надходять від інших установ і юридичних осіб.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК та електронні документи.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Комітеті та урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази Комітету з основної діяльності, про заохочення, накладення стягнення на працівника, з адміністративно-господарських питань; накази про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників; накази про надання відпусток; накази про відрядження працівників; протоколи засідань (рішення) колегії Комітету; акти ревізій фінансово-господарської діяльності; бухгалтерські документи; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

3.3.6. Під час реєстрації вхідного документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера, індексу виду і групи документа, наприклад:

060002/360,

де 06 - рік реєстрації;

0002 - порядковий реєстраційний номер;

360 - індекс виду і групи документів згідно з внутрісистемним класифікатором кореспондентів - доручення Кабінету Міністрів;

3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовуються реєстраційно-контрольні картки (РКК), придатні для оброблення ПК (додатки 2, 3).

3.3.8. В урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету, допускається журнальна форма реєстрації документів, якщо обсяг документообігу становить до 500 - 600 документів на рік (додатки 4, 5).

3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам.

3.3.10. У Комітеті реєстраційні картки складаються у одному примірнику (для структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом).

3.3.11. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.3.12. Закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи реєструються у загальному відділі Управління справами в автоматизованому режимі. Запис здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: дата надходження документа, вхідний номер документа та код кореспондента; дата документа, індекс документа, що надійшов; вид документа, кореспондент, резолюція кореспондента; короткий зміст або заголовок документа; розгляд документа керівництвом Комітету (прізвище, ім'я та по батькові керівника, дата одержання, дата повернення, резолюція).

У Відділі контролю та перевірки виконання актів і доручень провадиться введення виконавців та строки виконання (дата передачі документа на виконання, код виконавця, строк виконання, пункт виконання); закриття вхідного документа (реєстраційний номер та дата, виконавець з контрольним строком), пункту виконання: індекс відповіді, дата відповіді, вид документа, кому надіслано відповідь, короткий зміст відповіді, хто візував, підписував, виконавець, телефон.

Аналогічно здійснюється реєстрація документів і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету при наявності ПК.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Пошук інформації в Комітеті проводиться у загальному відділі Управління справами за всіма реквізитами реєстрації і точною адресою місця знаходження документа на даний час.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у Комітеті, урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємствах, що належать до сфери його управління. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, службові, пояснювальні записки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, містить одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України - за рішеннями Голови Комітету та керівників урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери управління Комітету на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення проектів документів, які погоджуються Комітетом, покладається на заступників Голови Комітету згідно з розподілом обов'язків.

4.1.7. На розгляд Голови Комітету кореспонденція від урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери управління Комітету надається тільки за підписом їх керівників і тільки у разі їх тривалої відсутності, посадової особи, що їх заміщає.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається в Комітеті або урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 8, 9: найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами, внесеними згідно з Указом Президента України від 21.05.98 N 493 заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 10).

4.2.2. Найменування Комітету та урядових, територіальних органів, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про них. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положеннях про Комітет, урядові, територіальні органи, державні підприємства, що належать до сфери його управління. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, рішення, протокольне рішення колегії тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції Комітету та урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого) засідання науково-технічної ради.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за такими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом, крім указів Президента України, постанов і розпоряджень Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 3 січня 2005 року слід писати: 13.01.2005.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2005 року слід писати: 03.04.2005. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних Комітетом та урядовими, територіальними органами, державними підприємствами, що належать до сфери його управління, документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: індекс структурного підрозділу, який зареєстрував документ, індекс структурного підрозділу, який підготував документ, індекс справи згідно з номенклатурою, затвердженою Головою Комітету, і порядковий реєстраційний вихідний номер у межах групи документів, що реєструються, наприклад:

14-11-4/2978,

де 14 - індекс структурного підрозділу, який зареєстрував документ (Управління справами);

11 - індекс структурного підрозділу, який підготував документ (Управління перспективного розвитку земельного законодавства);

4 - індекс справи згідно з номенклатурою, де зберігається копія документа;

2978 - порядковий реєстраційний вихідний номер у межах групи документів, що реєструються.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження здійснюється як в Комітеті (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє. Аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою Комітету невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів, які надійшли для розгляду, проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у Комітеті.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Візи на проектах наказів або рішень колегіальних органів можуть проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

На примірниках документів, що залишаються в Комітеті та урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління (листи, інструкції тощо), візи проставляються з обов'язковим розшифруванням прізвищ.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів Комітету та урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, перевіряються Юридичним управлінням на відповідність їх законодавству, а Управлінням справами та Відділом контролю Комітету або відповідними службами урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери управління Комітету - стосовно їх правильного оформлення і візуються керівниками цих підрозділів на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.7. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються Головою Комітету і лише у разі його відсутності - його заступниками відповідно до розподілу обов'язків. Аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

Документи, що надсилаються урядовим, територіальним органам, державним підприємствам, що належать до сфери управління Комітету, підписуються Головою Комітету, його першим заступником, заступниками, а також керуючим Управління справами.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Комітету, підписується тільки оригінал, який залишається у справах Держкомзему, а на місця розсилаються засвідчені Управлінням справами примірники.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.8. Протоколи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

а рішення - Головою Комітету, аналогічно - і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 11).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) затверджуються відповідним розпорядчим документом.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, подано в додатку 12.

Печатка "Загальний відділ" або "Для довідок" ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсипку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали, а потім поштова адреса одержувача, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений головою Комітету і його заступниками відповідно до розподілу обов'язків, що містить вказівки щодо виконання документа, аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша або на спеціальних бланках чи окремих аркушах у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з контрольними строками та етапами підготовки проектів документів (для документів із строками підготовки більше одного місяця).

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.

4.9.1. Під час проходження документа в Комітеті та урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

документ до виконання надається тільки через загальний відділ Управління справами (посадову особу, відповідальну за діловодство), про що робиться відповідний запис. Передача документа виконавцям, ознайомлення із змістом документа інших посадових осіб, який їм не адресований, не допускається;

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

Надіслано проект закону (14-11-11-3/25 від 11.01.06). До справи N 22/3 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.02.2006 (Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Кравченко 551 47 12 ЛГ 5 12.01.2006

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва Комітету. Комітет може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

Для подання на державну реєстрацію у Мін'юст нормативно-правового акта, виданого Комітетом, структурний підрозділ, відповідальний за його підготовку, подає, як це передбачено абзацом 3 п. 4.2.1 цієї Інструкції, разом із супровідним листом оригінал і дві ксерокопії нормативно-правового акта українською мовою та примірник російською мовою.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, формування особових справ працівників Комітет та урядові, територіальні органи, державні підприємства, що належать до сфери його управління, можуть виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту Підпис та завіряється печаткою з найменуванням Комітету, його структурного підрозділу (негербовою), аналогічно і в урядових територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету, наприклад:

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також візи посадових осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців з розшифруванням їх посад і прізвищ олівцем та дата засвідчення документа, наприклад: (Іванов) 10.01.2006.

У разі коли копія документа надсилається іншим установам і організаціям, вона засвідчується посадовою особою загального відділу Управління справами або відповідного структурного підрозділу, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери управління Комітету, завіряється печаткою "Загальний відділ" з проставленням дати. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі. Аналогічно в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (зокрема, оформлюючи додаток на двох і більше сторінках, друга і подальші сторінки мають бути пронумеровані).

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік видачі державних актів на право власності на земельну ділянку за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Комітету та урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, відповідальними за їх підготовку, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У випадках коли до розпорядчого документа Комітету додаються додатки з постанов Кабінету Міністрів України, їх треба оформляти таким чином:

Аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери управління Комітету.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання кошторису на II квартал 2006 р. - на 5 арк.

2. Графік видачі державних актів на право власності на земельну ділянку на IV квартал 2005 р. - на 2 арк.

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: лист Львівського обласного головного управління земельних ресурсів від 25.01.2005 N 4 і додаток до нього, всього - на 21 арк.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

4.12.1. У машинописному бюро і структурних підрозділах Комітету та урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом чи пастою, олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро.

4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

Тексти документів створюються у текстових редакторах, що працюють у середовищі WINDOWS, друкуються на папері формату А4, шрифтом Times New Roman, кеглю 14 (в таблицях допускається зменшення кеглю до 12). Береги всіх типів документів становлять: зверху і знизу - 20 мм, зліва - 30 мм, справа 10 мм.

Заголовки у тексті та підписи виконуються жирним шрифтом. Нумерація сторінок повинна бути автоматична без показу номеру сторінки на першому аркуші. Номер сторінки розташовується зверху сторінки в центрі на відстані 12 мм від верхнього краю аркуша. Додатки до основного документу мають починатися з нової сторінки і мати власну нумерацію сторінок.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого берега - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.12.12. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо працівником за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів в Комітеті здійснюється спеціально призначеною для цього особою в такій послідовності: після того як виконавець заповнить замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу, та одержить дозвіл Управління справами із зазначенням дати, терміну виконання та з печаткою (додаток 13), він здає його разом із документом, який буде розмножуватись. Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються замовнику. Виконавці-замовники одержані після розмноження документи подають разом з розрахунком розсипки в Управління справами.

Розмноження організаційно-розпорядчих документів (накази, рішення колегії), підготовлених структурними підрозділами центрального апарату Комітету, які в подальшому надсилаються підвідомчим та іншим установам і організаціям, здійснюється Управлінням справами.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії та науково-технічної ради Комітету

4.14.1. Засідання колегії, науково-технічної ради Комітету проводяться відповідно до затверджених планів та в міру потреби.

У плані проведення засідань колегії зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегією, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану проведення засідань колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути, до якого додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії чи науково-технічної ради, повинні подаватися не пізніше, ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

проект рішення (рішення колегії, протокольне рішення колегії, проект наказу) та довідку, в якій грунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями, завізовані заінтересованими структурними підрозділами Комітету;

довідку про погодження проекту із заінтересованими установами у разі спільного проведення засідань колегії;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії чи науково-технічної ради з конкретного питання.

4.14.3. Про кожне засідання колегії чи науково-технічної ради складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії (науково-технічної ради) з кожного засідання окремо.

4.14.4 У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегії та науково-технічної ради покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Комітету.

4.14.6. Секретар колегії (науково-технічної ради) контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегії (науково-технічної ради) секретар доповідає голові колегії (науково-технічної ради), який вирішує буде чи ні це питання розглядатися на засіданні.

4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи до засідання колегії (науково-технічної ради), уважно їх вивчають і у разі потреби подають свої зауваження і пропозиції секретарю колегії (науково-технічної ради) письмово не пізніше, ніж за два дні до початку засідання.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Комітету з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я голови Комітету або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається голові Комітету, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень та наказів про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 14).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії.

Аналогічно і в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління.

5.1. Вихідні документи Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів за підписом керівництва Комітету без реєстрації документів в Управлінні справами.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз (з розшифровкою прізвища) на копії документа, що залишається у справах Комітету, урядових, територіальних органів, державних підприємств, що належать до сфери його управління;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню у загальний відділ".

5.4. У разі коли документ адресується більше 4-м адресатам, виконавець після реєстрації вихідного документа розмножує його і разом з розрахунком розсипки подає Управлінню справами, яке обліковує документ у журналі реєстрації поштових відправлень із зазначенням дати відправки, номера, адресата.

5.5. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті з кореспонденцією "Для службового користування" обов'язково проставляється реєстраційний номер.

5.6. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.7. Для поштових відправлень, що надсилаються у конвертах, обов'язковими реквізитами є: найменування установи (якщо кореспонденція надсилається фізичній особі - прізвище, ім'я, по батькові), вулиця, номер будинку, село, район, місто, область, поштовий індекс (порядок розміщення реквізитів на поштових відправленнях подано в додатку 15).

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів, інших службових документів залишаються в Комітеті, урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, якщо вони є авторами цих документів. В інші установи надсилаються завірені копії за їх письмовим запитом.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.11. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці повинні передавати до загального відділу Управління справами Комітету у години, встановлені регламентом (щоденно не пізніше 15 години, у п'ятницю і передсвяткові дні - до 13 години).

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, рішенні колегії тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один з перших заступників або заступник Голови відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Відділ контролю та перевірки виконання актів і доручень та на відповідний підрозділ (посадову особу) у територіальних органах земельних ресурсів.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 16).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, ніж за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Голова Комітету або керівник урядового територіального органу, державного підприємства, що належить до сфери управління Комітету, а за їх відсутності - відповідні заступники.

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України Держкомзему України, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Секретаріату Адміністрації Президента за 7 днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль:

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах, засіданнях колегії;

зняття документів з контролю.

6.3.2. Контроль за виконанням документів у Комітеті здійснюється на ПК, а в урядових, територіальних органах, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, залежно від форми реєстрації документів, - на ПК, РКК чи в журналі. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві (співвиконавцеві) з РКК, а додатковий примірник РКК ставиться до загальної (контрольної) картотеки.