З метою удосконалення нормативної бази у сфері архівної справи та забезпечення зростання продуктивності праці

1. Затвердити і ввести в дію з 1 січня 2004 року галузеві норми "Нормативи чисельності основного персоналу державних архівів" (додаються), розроблені Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства, Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України.

2. Вважати такими, що не застосовуються на території України, "Нормативы определения численности работников государственных архивов", затверджені наказом Головного архівного управління при РМ СРСР від 19.12.85 N 373.

3. Організаційно-аналітичному відділу Держкомархіву України (Т.П.Прись) та Українському науково-дослідному інституту архівної справи та документознавства (І.Б.Матяш) забезпечити видання та впровадження нормативів в державних архівах України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державного комітету архівів України К.Є.Новохатського.

1.1 Нормативи чисельності основного персоналу державних архівів (далі - Нормативи) призначено для розрахунку оптимальної облікової чисельності основного персоналу державних архівів, достатньої для якісного виконання покладених на них завдань та обов'язків, і використовуються під час укладання та упорядкування штатних розписів державних архівів.

1.2 Розроблення Нормативів базувалося на вивченні впливу різних факторів на обсяг робіт, що виконуються в державних архівах.

Під час розроблення Нормативів було використано дані положень про державні архіви, паспортів, планово-звітної документації державних архівів, відомчої статистичної звітності, у тому числі про структуру, розподіл чисельності працівників державних архівних установ; аналізу організації праці й забезпечення державних архівів комп'ютерною технікою, програмним забезпеченням робіт.

1.3 Персонал державних архівів складається з керівників, основного та допоміжного персоналу. Чисельність керівників, допоміжного персоналу, а також працівників, які утримуються за рахунок спеціальних (позабюджетних) коштів, цими нормативами не реґламентується.

До основного персоналу державних архівів згідно з вимогами Державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації, Класифікатора професій ДК 003-95 належать:

- професіонали (розділ 2 класифікації професій за Класифікатором професій ДК 003-95) - працівники, чиї професії передбачають високий рівень знань у галузі відповідних наук, застосування певних концепцій, теорій та методів для розв'язання певних проблем та кваліфікацію за дипломом про вищу освіту, що відповідає рівню спеціаліста; дипломом про вищу освіту з присудженням наукового ступеня магістра; дипломом про присудження вченого ступеня кандидата чи доктора наук; атестатом про затвердження вченого звання старшого наукового співробітника;

- фахівці (розділ 3 класифікації професій - працівники, чиї професійні завдання полягають у виконанні спеціальних робіт, пов'язаних із застосуванням положень та використанням методів відповідних наук, архівознавства, документознавства тощо та з кваліфікацією за дипломом чи іншим відповідним документом молодшого спеціаліста, бакалавра, спеціаліста, який проходить післядипломну підготовку (стажування), спеціаліста (на роботах з керування складними технічними комплексами чи їх обслуговування);

- технічні службовці (розділ 4 класифікації професій) - працівники, чиї професії передбачають знання, необхідні для підготовки, збереження чи відновлення інформації та проведення обчислень, і вимагають повної загальної середньої та професійної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві;

- кваліфіковані робітники з інструментом (розділ 7 класифікації професій), професії яких передбачають знання, необхідні для обирання способів використання матеріалів та інструментів, визначення стадій робочого процесу, характеристик та призначення кінцевої продукції і вимагають повної загальної середньої та професійної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві. Для деяких професій, пов'язаних із виконанням робіт високої кваліфікації, потрібна кваліфікація молодшого спеціаліста;

- оператори та складальники устаткування і машин (розділ 8 класифікації професій), професії яких передбачають знання, необхідні для експлуатації та нагляду за роботою устаткування чи машин, у тому числі високоавтоматизованих, а також для їх складання, і потребують повної загальної середньої освіти та професійної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві. Для деяких професій, пов'язаних із виконанням робіт високої кваліфікації, потрібна кваліфікація молодшого спеціаліста.

1.4 Оптимальне співвідношення посад основного персоналу державних архівів у межах штатної чисельності встановлюється директором архіву на підставі інвентаризації діяльності всіх підрозділів і працівників залежно від обсягів та складності виконуваних робіт й затверджується в установленому порядку.

1.5 З урахуванням планів розвитку архівної справи, удосконалення структури управління державними архівами, організації праці й упровадження автоматизованих систем та комп'ютерних технологій нормативи чисельності мають переглядатися кожні п'ять років для забезпечення їх стабільності за рівнем напруженості.

1.6 Під час розроблення Нормативів було визначено об'єктивно необхідні функції, що виконує основний персонал державних архівів, та фактори, що впливають на обсяг робіт за цими функціями на основі логічного аналізу; зібрано вихідні дані щодо чисельності основного персоналу, чисельні значення виділених факторів, найважливіші показники діяльності державних архівів за планово-звітною документацією останніх 5 років; проведено кореляційний аналіз залежностей між чисельними значеннями виділених факторів і чисельністю основного персоналу державних архівів; обрано оптимальний варіант нормативних формул, визначення поправкових коефіцієнтів і коригування формул з використанням спеціалізованого програмного забезпечення для автоматичного розрахунку норм чисельності.

1.7 Основними факторами, що впливають на обсяг робіт державних архівів (крім ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДКФФА ім. Г.С.Пшеничного), визначено кількість одиниць зберігання, кількість установ - джерел комплектування архівів. Для ЦДІАЛ і ЦДІАК України другим основним фактором визначено річний обсяг реставрованих упродовж попереднього календарного року документів з паперовою основою; для ЦДКФФА ім. Г.С.Пшеничного - кількість одиниць зберігання, консерваційно-профілактичне оброблення яких проведено в попередньому календарному році.

1.8 Додатковими факторами, вплив яких на обсяг робіт архівів враховано додатковими коефіцієнтами, визначено кількість документів, прийнятих, реставрованих або відремонтованих упродовж попереднього року, кількість виконаних запитів (тематичних та соціально-правового характеру), підготовлених виставок документів, чисельність користувачів-відвідувачів читального залу архіву тощо.

1.9 Розрахунок чисельності основного персоналу державних архівів проводиться за степеневою (логарифмічною) багатофакторною формулою:

де H - нормативна чисельність основного персоналу державного архіву;

2.1 Нормативну чисельність основного персоналу кожного центрального державного архіву розраховано за окремою нормативною формулою, що зумовлено відмінностями в їх функціях, а також наявністю різних груп факторів, що впливають на трудомісткість робіт та формування чисельності цих архівів. Для кожного центрального державного архіву (крім ЦДІАК і ЦДІАЛ, об'єднаних в одну групу), аналіз проводився окремо.

Перелік основних факторів, що впливають на обсяг робіт основного персоналу центральних державних архівів, наведено в додатку 1, додаткових факторів - у додатку 2.

Нормативну чисельність основного персоналу центральних державних архівів наведено в нормативних картах 1 - 6.

2.2 Через однорідність виконуваних функцій Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, мм. Києва і Севастополя аналіз цієї групи проводився з урахуванням однорідної групи факторів, що дозволило вивести загальну нормативну формулу для визначення чисельності цих архівів. За кількістю одиниць зберігання ці архіви поділено на шість груп (додаток 3).

Перелік основних факторів, що впливають на обсяг робіт основного персоналу ДА в АРК, держархівів областей, мм. Києва і Севастополя, наведено в додатку 4, додаткових факторів - у додатку 5.

Нормативну чисельність основного персоналу Держархіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, мм. Києва і Севастополя наведено в нормативних картах 7 - 12.

2.3 Для визначення нормативної чисельності основного персоналу в кожному окремому випадку необхідно у відповідній нормативній карті знайти значення наведених там факторів або, у разі відсутності точних значень - найближче більше значення. За ними визначити нормативну чисельність.

Оскільки нормативна формула враховує вплив тільки основних факторів, для врахування впливу додаткових факторів розраховано коригуючі (поправкові) коефіцієнти, які також наведено в нормативних картах. Треба знайти значення цих коефіцієнтів для кожного конкретного випадку та помножити на них значення нормативної чисельності, визначене за відповідною таблицею. Розрахована таким чином чисельність і буде обліковою чисельністю основного персоналу державних архівів.

Для врахування рівня комп'ютеризації архівів і питомої ваги робіт, виконуваних на комп'ютері, за потреби, застосовуються поправкові коефіцієнти, наведені в таблиці 1.

Для визначення нормативів чисельності основного персоналу державних архівів після проміжних розрахунків необхідно зробити округлення нормативної величини чисельності за правилом:

- якщо нормативна чисельність становить 3 і менше осіб, округлення проводиться з точністю до 0,5 одиниць;

- якщо нормативна чисельність перевищує 3 особи, округлення проводиться з точністю до цілого числа.

Приклад розрахунку облікової чисельності основного персоналу державного архіву наведено в додатку 6.

Результати розрахунків подано у Зведених таблицях порівняльної чисельності основного персоналу центральних державних архівів (додаток 7) та основного персоналу Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя (додаток 8).

Нормативи чисельності робітників, зайнятих обслуговуванням громадських будівель, наведено в додатку 9.

3.1 Нормативи чисельності розраховано на комплекс організаційно-технічних умов, що забезпечують нормальну роботу архівів відповідно до чинних нормативно-правових актів з питань організації та охорони праці, Правил охорони праці в архівах , Правил пожежної безпеки в державних архівних установах тощо.

Керівництво державних архівів та інші посадові особи повинні забезпечувати виконання вимог правил і норм охорони праці в межах покладених на них завдань та функціональних обов'язків відповідно до чинного законодавства.

3.2 Для розподілу робіт між виконавцями слід ураховувати їх кваліфікацію, спеціалізацію з відповідних питань архівної справи, документознавства та ін., а також ділові якості, що сприятиме якісному й своєчасному виконанню завдань та обов'язків, передбачених посадовими інструкціями.

3.3 Облаштування робочих місць повинно забезпечувати належні умови освітлення приміщення й робочого місця, оптимальні параметри мікроклімату (температура, відносна вологість, швидкість руху та рівень іонізації повітря), належні ергономічні характеристики основних елементів робочого місця.

4.1 Нормативи чисельності основного персоналу центральних державних архівів

4.1.1 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ЦДІАК, ЦДІАЛ УКРАЇНИ

Склад основних робіт, що виконуються ЦДІАК, ЦДІАЛ України:

- комплектування архіву профільними документами, проведення експертизи їх цінності в установленому порядку;

- облік, реєстрація, впорядкування, зберігання, охорона, реставрація, консервація документів НАФ загальнодержавного значення;

- забезпечення використання інформації НАФ, створення та вдосконалення системи довідкового апарату до документів, надання користувачам документів і довідкового апарату до них, видача архівних довідок, копій документів;

- організація роботи щодо нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення державних установ, що зберігають профільні документи;

- ведення науково-дослідної, методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії;

- реставрація, ремонт документів, створення страхових копій унікальних та особливо цінних документів;

- організація виставок документів, публікація документів НАФ, видання довідково-інформаційної літератури й посібників з архівної справи та діловодства;

- забезпечення ефективної роботи архіву, впровадження прогресивних методів роботи, досягнень науки й техніки в діяльності всіх підрозділів.

4.1.2 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ЦЕНТРАЛЬНИХ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ (КРІМ ЦДІАК, ЦДІАЛ)

Склад основних робіт, що виконуються центральними державними архівами України (крім ЦДІАК, ЦДІАЛ):

- комплектування архіву профільними документами, їх облік і зберігання, проведення експертизи цінності в установленому порядку;

- формування, реєстрація, упорядкування, забезпечення збереженості, охорона, консервація документів НАФ загальнодержавного значення;

- забезпечення використання інформації архівного фонду, створення та вдосконалення системи довідкового апарату до документів, надання користувачам документів і довідкового апарату до них, видача архівних довідок, копій документів в установленому порядку;

- координація діяльності установ, що передають свої документи на зберігання й перебувають у зоні комплектування архіву, з питань архівної справи та діловодства;

- організація роботи щодо нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення державних установ, що зберігають профільні документи;

- ведення науково-методичної, інформаційної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії;

- реставрація, ремонт документів, створення страхових копій унікальних та особливо цінних документів;

- організація виставок документів, публікація документів НАФ, видання довідково-інформаційної літератури й посібників з архівної справи та діловодства;

- забезпечення ефективної роботи архіву, упровадження прогресивних методів роботи, досягнень науки й техніки в діяльності всіх підрозділів.

4.1.3 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ЦДНТА УКРАЇНИ

4.1.4 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ЦДАМЛМ УКРАЇНИ

4.1.5 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ЦДАГО УКРАЇНИ

4.1.6 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ЦДКФФА УКРАЇНИ ІМ. Г.С.ПШЕНИЧНОГО

4.2 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ В АРК, ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ ОБЛАСТЕЙ, мм. КИЄВА І СЕВАСТОПОЛЯ

Склад основних робіт, що виконуються ДА в АРК, держархівами областей, мм. Києва і Севастополя:

- управління архівною справою і діловодством на своїй території (в АРК та на територіях областей);

- координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, що знаходяться в зоні комплектування архіву, з питань архівної справи та діловодства;

- комплектування, облік, формування, реєстрація, упорядкування, зберігання, охорона, консервація документів НАФ;

- забезпечення використання інформації НАФ, створення та вдосконалення довідкового апарату до документів, надання користувачам документів і довідкового апарату до них, видача архівних довідок, копій документів;

- організація роботи щодо нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення державних установ, що зберігають профільні документи;

- ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії;

- реставрація, ремонт документів, створення страхових копій унікальних та особливо цінних документів;

- організація виставок документів, публікація документів НАФ, видання довідково-інформаційної літератури й посібників з архівної справи та діловодства;

- забезпечення ефективної роботи архіву, упровадження прогресивних методів роботи, досягнень науки й техніки в діяльності всіх підрозділів.

4.2.1 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ ОБЛАСТЕЙ З КІЛЬКІСТЮ ОДИНИЦЬ ЗБЕРІГАННЯ 2 І ПОНАД 2 МЛН. (ГРУПА 1)

4.2.2 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ ОБЛАСТЕЙ З КІЛЬКІСТЮ ОДИНИЦЬ ЗБЕРІГАННЯ 1,50 - 1,99 МЛН. (ГРУПА 2)

4.2.3 НОРМАТИВИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛУ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ В АРК ТА ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ ОБЛАСТЕЙ З КІЛЬКІСТЮ ОДИНИЦЬ ЗБЕРІГАННЯ 1,30 - 1,49 МЛН. (ГРУПА 3)