З метою створення галузевої нормативної бази з питань визначення чисельності основного персоналу в архівних установах

1. Затвердити Норми чисельності основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - Норми чисельності), що додаються.

2. Управлінню організаційно-правового та фінансового забезпечення Держкомархіву України (Т.П.Прись) та Українському науково-дослідному інституту архівної справи та документознавства (І.Б.Матяш) організувати видання та впровадження Норм чисельності.

3. Директорам центральних державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, м. Києва та Севастополя забезпечити впровадження Норм чисельності.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держкомархіву К.Є.Новохатського.

1.1 Норми чисельності основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - Норми) призначено для розрахунку оптимальної облікової чисельності основного персоналу архівних відділів, підрозділів тощо, достатньої для якісного виконання покладених на них завдань та обов'язків, під час складання та впорядкування відповідних штатних розписів.

1.2 Розроблення Норм базувалося на вивченні видів та обсягів робіт архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також впливу різних факторів на обсяги робіт, що виконуються в зазначених архівних відділах, підрозділах тощо.

Під час розроблення Норм було використано дані положень про архівні відділи, підрозділи, паспортів, планово-звітної документації, статистичної звітності, аналізу організації праці.

1.3 Чисельність працівників, які утримуються за рахунок спеціальних (позабюджетних) коштів, цими Нормами не регламентується.

1.4 Норми чисельності діють до моменту їх перегляду з огляду на зміни в організації праці й упровадження автоматизованих систем та комп'ютерних технологій.

1.5 Під час розроблення Норм:

- було визначено об'єктивно необхідні функції, які виконує основний персонал архівних відділів, підрозділів тощо, та фактори, які впливають на обсяги робіт за цими функціями;

- зібрано вихідні дані щодо чисельності основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності по всіх областях України; числових значень виділених факторів; найважливіших показників діяльності архівних підрозділів за планово-звітною документацією останніх 5 років;

- проведено кореляційний аналіз залежностей між числовими значеннями виділених факторів і чисельністю основного персоналу;

- обрано оптимальний варіант нормативних формул, визначено поправочні коефіцієнти й проведено коригування формул з використанням спеціалізованого програмного забезпечення для автоматичного розрахунку норм чисельності.

1.6 З урахуванням особливостей та відмінностей в обсязі повноважень нормативну чисельність основного персоналу архівів розраховано за окремою нормативною формулою для кожної з таких груп архівних відділів, підрозділів тощо:

- архівні відділи районних, районних у містах Київ і Севастополь державних адміністрацій;

- архівні відділи міських рад;

- трудові архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій;

- архівні підрозділи підприємств, установ, організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій.

У Нормах застосовано терміни та відповідні визначення згідно з ДСТУ 2732:2004.

1.7 Основними факторами, що впливають на обсяги робіт архівних відділів районних, районних у містах Київ і Севастополь державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, визначено кількість одиниць зберігання і кількість установ - джерел комплектування.

Основними визначальними факторами для архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, визначено кількість одиниць зберігання і кількість структурних підрозділів.

Значення поправочних коефіцієнтів наведено у відповідних нормативних картах Нормативної частини збірника та в таблиці 1.

1.9 Розрахунок чисельності основного персоналу архівних відділів, підрозділів тощо проводиться за степеневою (логарифмічною) багатофакторною формулою:

де Н - нормативна чисельність основного персоналу;

1.10 Норми чисельності розроблено з урахуванням витрат робочого часу на оперативну роботу (виконання доручень керівництва, участь у роботі постійних комісій, ін.), особисті потреби, пересування по території району (області, міста), якщо це пов'язано з виконанням покладених на архівний відділ, підрозділ завдань, а також середнього відсотка невиходів (разом - 20% від річного фонду робочого часу).

2.1 Нормативну чисельність основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій наведено в нормативних картах 1 - 4.

2.2 Для визначення нормативної чисельності основного персоналу в кожному окремому випадку необхідно у відповідній нормативній карті знайти значення наведених у ній факторів або в разі відсутності точних значень - найближче більше значення. За ними визначити нормативну чисельність.

Нормативна формула враховує вплив тільки основних факторів.

Для визначення норм чисельності основного персоналу архівних відділів, підрозділів тощо після проміжних розрахунків необхідно зробити округлення нормативної величини чисельності за правилом:

- якщо нормативна чисельність становить 3 і менше осіб, округлення проводиться з точністю до 0,5 одиниці;

- якщо нормативна чисельність перевищує 3 особи, округлення проводиться з точністю до цілого числа.

Розрахована таким чином нормативна чисельність і буде обліковою чисельністю основного персоналу архівного відділу, підрозділу тощо.

Приклад 1. Розрахунок нормативної чисельності основного персоналу архівного відділу міської ради

Вихідні дані:

кількість джерел формування НАФ, що знаходяться в зоні комплектування архівного відділу - 59 од.;

кількість запитів (тематичних і соціально-правового характеру), що виконано впродовж попереднього календарного року, - 350 шт.;

питома вага робіт, виконуваних на комп'ютері, - 15%.

Знаходимо значення поправочних коефіцієнтів:

- коефіцієнт, який враховує кількість запитів (тематичних і соціально-правового характеру), що виконано впродовж попереднього календарного року, - К = 1,02 (карта 2);

Загальна нормативна чисельність основного персоналу архівного відділу становитиме:

Приймається 2,5 чол.

Приклад 2. Розрахунок нормативної чисельності основного персоналу архівного відділу, підрозділу органу державної влади

Вихідні дані:

кількість запитів (тематичних і соціально-правового характеру), що виконано впродовж попереднього календарного року, - 633 шт.;

питома вага робіт, виконуваних на комп'ютері, - 25%.

Знаходимо значення поправочних коефіцієнтів:

- коефіцієнт, який враховує кількість запитів (тематичних і соціально-правового характеру), що виконано впродовж попереднього календарного року, - К = 1,03 (карта 3);

Загальна нормативна чисельність основного персоналу архівного відділу становитиме:

Приймається 2 чол.

3.1 Норми чисельності розраховані на комплекс організаційно-технічних умов, що забезпечують нормальну роботу архівних відділів, підрозділів тощо відповідно до нормативно-правових актів з питань організації та охорони праці, Правил охорони праці в архівних установах, Правил пожежної безпеки в державних архівах тощо.

Керівництво архівних відділів, підрозділів та інші посадові особи повинні забезпечувати виконання вимог правил і норм охорони праці в межах покладених на них завдань та функціональних обов'язків відповідно до законодавства.

3.2 Для розподілу робіт між виконавцями слід ураховувати їх кваліфікацію, спеціалізацію з відповідних питань архівної справи і діловодства, а також ділові якості, що сприятиме якісному й своєчасному виконанню завдань та обов'язків, передбачених посадовими інструкціями.

3.3 Облаштування робочих місць повинно забезпечувати належні умови освітлення приміщення і робочого місця, оптимальні параметри мікроклімату (температура, відносна вологість, швидкість руху та рівень іонізації повітря), належні ергономічні характеристики основних елементів робочого місця.

4.1 Норми чисельності основного персоналу архівних відділів районних, районних у містах Київ і Севастополь державних адміністрацій

Склад основних робіт, що виконуються архівними відділами районних, районних у містах Київ і Севастополь державних адміністрацій:

- складання і затвердження в установленому порядку планів розвитку архівної справи в районі, забезпечення їх виконання;

- забезпечення зберігання, обліку й охорони документів НАФ, які передано органами державної влади, підприємствами, установами, організаціями, які діють (діяли) на території району (незалежно від форми власності), інших архівних документів і довідкового апарату до них, ін.;

- організація роботи, пов'язаної з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

- складання і подання на затвердження списків джерел формування НАФ, джерел комплектування архівного відділу, юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ;

- підготовка документів для проведення державним архівом в Автономній Республіки Крим, області (міста) державної реєстрації документів НАФ, які зберігаються на території району;

- перевірка роботи архівних підрозділів в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, надання їм консультативно-методичної допомоги;

- ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та організації району в установленому порядку;

- передавання державному архіву Автономної Республіки Крим, області (міста) документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання, створення і вдосконалення довідкового апарату до документів НАФ;

- видавання архівних довідок, копій документів, виконання тематичних запитів і запитів соціально-правового характеру;

- ініціативне інформування, підготовка виставок документів, радіопередач, телепередач, публікацій у пресі;

- вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

- підвищення фахової кваліфікації працівників.

4.2 Норми чисельності основного персоналу архівних відділів міських рад

Склад основних робіт, що виконуються архівними відділами міських рад:

- складання і затвердження в установленому порядку планів розвитку архівної справи в місті, забезпечення їх виконання;

- забезпечення обліку, зберігання і охорони документів НАФ, що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (незалежно від форми власності), інших архівних документів і довідкового апарату до них, ін.;

- організація роботи, пов'язаної з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

- підготовка матеріалів для проведення Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державним архівом області державної реєстрації документів НАФ, що перебувають у зоні комплектування відділу;

- контроль за збиранням на території міста та продажем антикварних документів;

- перевірка роботи архівних підрозділів на підприємствах, в установах та організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу (незалежно від форми власності), надання відповідної консультативно-методичної допомоги;

- складання і подання за погодженням з Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державним архівом області на затвердження міському голові списків джерел формування НАФ, списків підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, списків юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ;

- видавання архівних довідок, копій та витягів з документів, виконання тематичних запитів і запитів соціально-правового характеру;

- ініціативне інформування, підготовка виставок документів, радіопередач, телепередач, публікацій у пресі;

- приймання на зберігання архівних документів органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників;

- ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи та організації - джерела комплектування відділу та документів НАФ, які належать громадянам;

- передавання документів НАФ та довідкового апарату до них для постійного зберігання в установленому порядку;

- вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

- підвищення фахової кваліфікації працівників.