З метою удосконалення архівної справи і поліпшення роботи з документами в центральному апараті Міністерства культури і туризму України

1. Затвердити Положення про постійно діючу Центральну експертну комісію Міністерства (додаток 1), Положення про архів Міністерства (додаток 2).

2. Управлінню діловодства та господарства (П.М.Кініченко) довести наказ до відома державних служб, структурних підрозділів Міністерства.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра Корнієнка В.В.

1.1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739, Міністерство утворює Центральну експертну комісію (далі ЦЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) в Центральний Державний архів вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України.

1.2. ЦЕК є дорадчим органом. Рішення ЦЕК затверджуються першим заступником Міністра і є обов'язковими для виконання структурними підрозділами Міністерства.

1.3. У своїй діяльності ЦЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) та цим положенням.

1.4. ЦЕК працює відповідно до річного плану і координує свою діяльність з ЦДАВО України.

Основними завданнями ЦЕК є розгляд питань і прийняття рішень про схвалення та подання відповідній ЕПК:

- описів документів Міністерства, внесених до Національного архівного фонду;

- описів документів Міністерства з особового складу;

- номенклатури справ поточного діловодства;

- актів про вилучення для знищення документів Міністерства, не внесених до Національного архівного фонду, строки зберігання яких закінчилися.

Для виконання покладених на ЦЕК завдань їй надається право:

- давати рекомендації структурним підрозділам Міністерства, окремим працівникам, відповідальним за ведення документів у діловодстві та їх підготовку до передавання на архівне зберігання;

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства розшуку відсутніх документів Національного архівного фонду та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

- одержувати від структурних підрозділів Міністерства відомості та пропозиції, необхідні для визначення культурної цінності документів та строків їх зберігання;

- заслуховувати на засіданнях ЦЕК інформацію керівників служби діловодства та архіву Міністерства про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та збереженості документів Національного архівного фонду та документів тривалого (понад 10 років) зберігання;

- запрошувати на засідання консультантів та експертів, фахівців структурних підрозділів Міністерства, а у разі необхідності - працівників ЦДАВО України;

- інформувати керівництво Міністерства з питань, що входять до компетенції ЦЕК.

До складу ЦЕК, який затверджується першим заступником Міністра, включаються керівники служби діловодства та архіву організації, працівники інших структурних підрозділів, фахівці ЦДАВО України. Головою ЦЕК є начальник Управління діловодства та господарства Міністерства, а секретарем - керівник архіву.

Секретар ЦЕК забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів Міністерства та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЦЕК і забезпечує її збереження.

5.1. Засідання ЦЕК проводяться не рідше ніж один раз на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Рішення ЦЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЦЕК першим заступником Міністра.

5.2. У разі відмови першого заступника Міністра затвердити протокол засідання ЦЕК вона може звернутися до центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, рішення якої з цього питання є остаточним.