З метою забезпечення цілісності зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій органів виконавчої влади України у сфері зовнішніх зносин та на виконання вимог Закону України "Про державну таємницю", розділу XX "Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 р. N 1561-12, Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22.08.2005 N 1188/2005 та постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.1996 р. N 558 "Про затвердження Інструкції про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними"

1. Затвердити Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства у Міністерстві вугільної промисловості України, що додається.

2. Затвердити Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства вугільної промисловості України та працівників підприємств, що належать до сфери управління Міністерства вугільної промисловості України, що додається.

3. Керівникам підприємств, що належать до сфери управління Міністерства вугільної промисловості України та здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, приймають іноземні делегації, групи, окремих іноземців та осіб без громадянства, здійснюють закордонні відрядження, розробити і впровадити на підставі даних положень та нормативно-правових актів, на яких вони ґрунтуються, відповідні положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства та про здійснення закордонних відряджень з урахуванням специфіки виробничої, проектної, науково-технічної та іншої діяльності.

4. Керівникам підприємств, що належать до сфери управління Міністерства вугільної промисловості України та здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, щокварталу надавати звіт про виконану роботу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника міністра Новікова В.І.

1.1. Це Положення визначає порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства в Міністерстві вугільної промислової України (далі - Мінвуглепром України) з метою забезпечення режиму секретності, створення належних умов для міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, залучення іноземних інвестицій та технічної допомоги, ведення обліку та аналізу ефективності зовнішньоекономічної діяльності.

1.2. Особисту відповідальність за організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва несе перший заступник міністра згідно з розподілом обов'язків, затвердженим наказом міністра від 14.11.2005 р. N 29 "Про функціональні повноваження міністра, першого заступника та заступників міністра". Безпосередньо організацію прийомів іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства здійснює Департамент майнових відносин.

1.3. Забезпечення режиму секретності під час прийому іноземних делегацій, цілісності зовнішньополітичного курсу держави, узгодженості дій органів виконавчої влади України у сфері зовнішніх зносин, Департамент майнових відносин, Відділ режимно-секретної та мобілізаційної роботи та інші структурні підрозділи Мінвуглепрому України, задіяні у програмі прийому, здійснюють у відповідності до вимог Закону України "Про державну таємницю", розділу XX "Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 р. N 1561-12, Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента N 1188/2005 від 22.08.2005 р.), постанови Кабінету Міністрів України N 558 від 22.05.1996 р. "Про затвердження Інструкції про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними" та цього Положення.

2.1. Міністр або його заступники, отримавши лист від іноземної організації або її представництва чи окремих іноземців та осіб без громадянства з проханням про особисту зустріч (візит) із представниками Мінвуглепрому України, доручає Департаменту майнових відносин підготувати пропозиції до цієї зустрічі (візиту).

2.2. Департамент майнових відносин спільно з відповідними структурними підрозділами Мінвуглепрому України, у разі необхідності з підприємствами, що належать до сфери управління міністерства, опрацьовує матеріали стосовно зустрічі (візиту) та подає пропозиції міністру або його заступникам щодо доцільності зустрічі (візиту).

2.3. Керівники структурних підрозділів, у разі безпосереднього отримання інформації щодо візитів представників закордонних організацій, надають Департаменту майнових відносин службову записку з пропозиціями стосовно доцільності (недоцільності) зустрічі (візиту) із зазначенням термінів, мети, очікуваних результатів та прізвищ відвідувачів.

2.4. Департамент майнових відносин завчасно, спільно з структурними підрозділами, яким доручено приймати іноземців, з урахуванням відомостей щодо зустрічі (візиту), що має відбутися, визначає мету прийому, термін перебування іноземців у міністерстві, осіб, відповідальних за прийом іноземців і роботу з ними, а також коло питань, що мають обговорюватися під час прийому, перелік приміщень, які планується відвідати, маршрути та порядок пересування іноземців територією міністерства, а також готує програму прийому делегації, групи або окремого іноземця (Додаток 1), а також, в разі необхідності, план заходів для матеріально-технічного забезпечення роботи з делегацією. План заходів погоджується з Департаментом соціальних та адміністративних питань та затверджується першим заступником міністра.

2.5. Документація, з якою планується ознайомити іноземців або яка має передаватись, оцінюється експертною комісією до затвердження програми прийому і роботи з іноземцями.

Ознайомлення іноземців з конфіденційною інформацією, що є власністю держави, перебуває у володінні, користуванні та розпорядженні Мінвуглепрому України і якій надається гриф обмеження доступу "Для службового користування", а також її передавання іноземцям допускається лише за письмовим погодженням з міністром або з першим заступником міністра.

Передавання іноземній державі (її представникам) інформації, що становить державну таємницю, здійснюється лише на підставі мотивованого розпорядження Президента України або міжнародних договорів, ратифікованих Верховною Радою України.

Рішення експертної комісії оформляється актом, який затверджується першим заступником міністра.

2.6. Департамент майнових відносин, у разі потреби, готує та подає на підпис міністру або його заступникам офіційне запрошення щодо візиту або інформує про погодження візиту.

2.7. Проект програми прийому іноземних делегацій погоджується з Відділом режимно-секретної та мобілізаційної роботи.

2.8. Копію затвердженої Програми та інші необхідні матеріали Департамент майнових відносин завчасно, не пізніше ніж за 5 днів до зустрічі, надає Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи для подальшого інформування Служби безпеки України.

2.9. Повноваження осіб, призначених для прийому іноземних делегацій, груп окремих іноземців та осіб без громадянства, план проведення роботи з ними визначаються Програмою, а також письмовими розпорядженнями керівництва Мінвуглепрому України.

2.10. Співробітники Мінвуглепрому України, які беруть участь у прийомі іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства, мають діяти лише в межах своєї компетенції та повноважень, наданих керівництвом Мінвуглепрому України, забезпечуючи збереження державної таємниці.

2.11. Під час прийому і роботи з іноземцями забороняється залишати їх без супроводжуючих осіб.

2.12. Участь представника Департамента майнових відносин під час прийомів та зустрічей з іноземними делегаціями, групами, окремими іноземцями та особами без громадянства є обов'язковою.

2.13. Для зустрічі міністра або його заступників з представниками іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства Департамент майнових відносин спільно з Департаментом соціальних та адміністративних питань відповідно до компетенції, у разі необхідності, забезпечує участь перекладача.

2.14. Департамент майнових відносин складає План заходів матеріально-технічного забезпечення роботи з іноземцями (Додаток 3), включаючи послугу перекладача, що є додатком до програми, який погоджується Департаментом соціальних та адміністративних питань для складання кошторису. Кошторис затверджується заступником міністра, який приймає іноземців, та надається Департаменту адміністративних та соціальних питань для фінансового забезпечення прийому.

2.15. У разі необхідності, за вказівкою керівництва Мінвуглепрому України, Департамент соціальних та адміністративних питань, у межах кошторису, організовує транспортне обслуговування запрошених іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, їхнє розміщення у готелі, забезпечує переговори всім необхідним (прохолоджуючі напої, чай, кава, цукерки, тістечка, сувеніри). Транспортне та інше обслуговування має зазначатись у Плані окремим рядком.

2.16. Пропуск іноземців до адміністративного будинку Мінвуглепрому України здійснюється за списком у присутності відповідальної за прийом особи, копія якого надається Департаментом майнових відносин до служби воєнізованої охорони Мінвуглепрому України.

2.17. Департамент майнових відносин складає графік зустрічей та відповідно до графіка веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами за спеціальною формою, визначеною постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.1996 р. N 558, та складає звіти за результатами проведених зустрічей за формою, визначеною зазначеною постановою (Додаток 2).

2.18. Департамент майнових відносин із залученням причетних структурних підрозділів, у п'ятиденний термін після завершення прийому, складає звіт про виконання програми прийому і роботи з іноземцями та подає на затвердження керівництву Мінвуглепрому України. Усі документи (протоколи, протоколи про наміри тощо), підписані під час прийому обов'язково додаються до звіту. Копія затвердженого звіту надається Відділу режимно-секретної та мобілізаційної роботи для інформування Служби безпеки України.

2.19. Проведення ділових зустрічей з іноземцями здійснюються в окремо виділеному і належним чином обладнаному приміщенні.

2.20. Департамент майнових відносин відповідно до наказу від 08.02.1996 р. N 86 "Про видання інформаційного бюлетеня "Відомості Міністерства вугільної промисловості України" щомісяця готує пропозиції щодо обсягів розміщення в інформаційному бюлетені "Відомості Міністерства вугільної промисловості України" інформації та коментарів про здійснення зовнішньоекономічної діяльності в Мінвуглепромі України та підприємствах, що належать до сфери його управління.

3.1. Службове листування з іноземними установами, підприємствами і організаціями та їх представниками, а також телефонні розмови, зв'язок факсом або спілкування з ними з використанням послуг електронної пошти з питань установлення науково-технічного, економічного співробітництва здійснюється міністром, його заступниками або уповноваженими ними особами.

3.2. Листування з питань виконання зобов'язань, погодження планів роботи та проведення окремих заходів співробітництва в межах укладених договорів (контрактів) здійснюється через Департамент майнових відносин.

3.3. Департамент майнових відносин веде журнали обліку ділових зустрічей, телефонних переговорів з іноземцями, відвідувань прийомів та інших заходів, які проводяться за участю іноземців (Додатки 4,5,6,).

1.1 Це Положення визначає порядок здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства вугільної промисловості України (далі - Мінвуглепром України), а також працівників підприємств, що належать до сфери його управління, з метою створення сприятливих умов для міжнародного співробітництва, його планування, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення, ведення обліку та аналізу ефективності діяльності.

1.2 Особисту відповідальність за організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва несе перший заступник міністра, згідно з розподілом обов'язків, затвердженим наказом міністра від 14.11.2005 р. N 29 "Про функціональні повноваження міністра, першого заступника та заступників міністра".

З метою дотримання єдиної державної політики в зовнішньоекономічній діяльності безпосередньо Департамент майнових відносин надає консультаційну допомогу підрозділам Мінвуглепрому України та підприємствам, що належать до сфери його управління, щодо організації закордонних відряджень, в частині отримання директив, технічних завдань та звітування за результатами відряджень, а також в частині виконання міжнародних угод, договорів тощо.

1.3 Порядок здійснення закордонних відряджень в Міністерстві вугільної промисловості України забезпечується відповідно до Указу Президента України "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22.08.2005 р. N 1188/2005, постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.1996 р. N 558 "Про затвердження Інструкції про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп, та окремих іноземців і проведення роботи з ними" та цього Положення.