На звернення повідомляємо, що Держкомархів України здійснює нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і діловодства, зокрема, встановлює строки зберігання документів. Основним нормативним документом, що визначає строки зберігання документів, є "Перелік документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затверджений наказом Головархіву України від 20.07.98 р. N 41, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.09.98 р. N 576/3016 (із змінами і доповненнями). Склад документів і строки їх зберігання встановлені у Переліку з урахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, а також законодавства України. Строки зберігання первинної фінансової і бухгалтерської документації встановлюються виходячи зі строку позивної давності, визначеного законодавством (мінімальний строк давності - 3 роки). З метою контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємств, установ, організацій (далі - установ) до строків зберігання деяких документів встановлені примітки, зокрема: "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення", "Після закінчення строку дії договору" тощо, які конкретизують строки зберігання певних категорій документації.

Склад документів, що потребують перевірки фінансовими і податковими органами, визначено у Переліку за погодженням з відповідними контролюючими органами, до яких проект Переліку, а також зміни та доповнення до нього надсилалися для розгляду.

У Переліку зазначені мінімальні строки зберігання документів, їх не можна скорочувати, а в разі потреби строки зберігання документів можуть бути збільшені за рішенням експертної комісії установи.

Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів встановлюють "Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій", затверджені наказом Держкомархіву України 16.03.2001 р. N 16, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 р. N 407/5598. Відповідно до зазначених Правил справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у Переліку.