Колегія, заслухавши і обговоривши доповідь директора Державного архіву Полтавської області (далі - Держархів) Білоус Г.П. та співдоповідь завідувача сектору діловодства відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву Кузнєцової М.І., відзначає, що Держархівом проводяться організаційні та методичні заходи, спрямовані на поліпшення формування НАФ, посилення контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій (далі - установ).

Розпорядженням голови Полтавської обласної державної адміністрації від 30.05.2003 N 168 затверджено список установ, що є джерелами комплектування Держархіву. Списки фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на державне зберігання, та юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджені ЕПК Держархіву (протокол N 8 від 16.06.2005). За останні десять років кількість установ - джерел комплектування Держархіву залишається стабільною (240 установ). Внесення змін до списку відбувається на підставі рішень ЕПК.

За останні два роки тричі розглядалися питання про стан формування НАФ на засіданнях колегії Держархіву.

Відповідно до наказу директора Держархіву від 05.02.2004 N 10 був оголошений і проведений з 1 лютого по 30 жовтня 2004 року огляд стану документаційного забезпечення управління та збереженості документів в 19 установах культури. Підсумки підбито на розширеному засіданні колегії Держархіву 18.11.2004.

З метою контролю за станом архівної справи та організації діловодства в установах проведено 36 комплексних і тематичних, 10 контрольних перевірок.

Останнім часом значно покращилися показники стану архівної справи та діловодства в установах обласної ланки. За станом на I півріччя 2005 року 75% установ мають погоджені ЕПК Держархіву номенклатури справ. Описи справ постійного зберігання 74% установ - джерел комплектування схвалені ЕПК та описи справ з особового складу 77% установ погоджені ЕПК.

Схвалені ЕПК Держархіву описи справ постійного зберігання підготовлено на достатньому рівні. Забезпечується повнота фондового складу включених до описів документів.

Держархів в рамках навчальних програм обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ, організацій є співорганізатором постійно діючих тематичних семінарів для працівників діловодних та архівних служб.

Відділ формування НАФ та діловодства архіву за останні два роки організував три семінари-наради з профільних питань, в яких взяли участь 144 представники установ.

На достатньому рівні організовано роботу ЕПК Держархіву, яка також приділяє увагу питанням оптимізації фондового складу документів, що знаходяться на державному зберіганні.

Держархів приділяє значну увагу зберіганню соціально значущих документів, що не належать до НАФ. На даний час в області створено 30 трудових архівів (18 при райрадах, 6 при райдержадміністраціях, 5 при міськрадах, 1 при селищній раді).

Разом з тим у роботі Держархіву мають місце недоліки.

Через брак вільних площ та перевантаженість архівосховищ Держархів змушений комплектуватися в основному документами ліквідованих установ. З цієї ж причини з 1992 року не проводиться передавання документів до Держархіву з архівних відділів райдержадміністрацій. Понад встановлені строки в архівних підрозділах установ - джерел комплектування зберігається 88 тис. справ.