На Ваше письмо разъясняем, что вопросы ведения первичной бухгалтерской документации не относятся к компетенции Госкомархива.

Порядок хранения документов в учреждениях независимо от форм собственности определен Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденными приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 N 16 и зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины как нормативно-правовой акт 08.05.2001 за N 407/5598.

В соответствии с подпунктом 3.3.1 Правил документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив учреждения хранятся по месту формирования дел согласно утвержденной номенклатуре. В небольших учреждениях дела хранятся централизованно в службе делопроизводства.

В случае хранения дел в структурных подразделениях их сохранность обеспечивается руководителями структурных подразделений и должностными лицами, ответственными за делопроизводство в указанных подразделениях.

В соответствии с пунктом 4.3 ["Основные задачи экспертной комиссии учреждения"] Правил контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждения осуществляет экспертная комиссия учреждения.

В случае недостачи документов мероприятия по поиску осуществляются в соответствии с подпунктом 4.5.4 Правил. Действия субъекта хозяйствования в случае утери первичной документации регламентируются нормативными документами Министерства финансов Украины и не предусмотрены указанными Правилами.

Форма акта о недостаче документов четко определена в приложении 6 к Правилам, где указываются возможные причины отсутствия дел (документов). По нашему мнению, целесообразно получение подтверждающих документов по перечню, указанному в Вашем письме.