Роботодавці зобов'язані в установленому порядку подавати уповноваженому органу ПФ України достовірні відомості, пов'язані з визначенням права на виплати з Пенсійного фонду, про фізичних осіб, які працювали в них у звітному році. Звітування може проводитись як на паперових, так і на електронних носіях. Але за наявності технічних можливостей у роботодавця (наявність ПЕОМ) рекомендуємо формувати електронний звіт.

Для формування звітів на електронних і паперових носіях Пенсійним фондом безкоштовно розповсюджується програма "Автоматизоване робоче місце роботодавця для підготовки звітів до системи персоніфікованого обліку відомостей про доходи, трудовий стаж та розмір внесків" (АРМ-Р). Цю програму розроблено фірмою ПАДКО за завданням та активної участі Пенсійного фонду України. У процесі роботи в програмі АРМ-Р виконується близько 400 технологічних контролів. Формування звіту за допомогою цієї програми допомагає відповідальній особі роботодавця уникнути багатьох помилок і неточностей, що в свою чергу зумовлює високий рівень достовірності звіту в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб.

Формування звіту до системи персоніфікованого обліку відомостей за допомогою програми АРМ-Р та подання його до місцевого відділу ПФ України на електронних носіях має такі переваги для роботодавців і Пенсійного фонду:

можливість автоматичного введення в програму АРМ-Р записів з файлів, які можуть бути отримані (конвертовані) з бухгалтерських баз даних автоматизованого обліку зарплати на підприємстві, що зменшує трудовитрати працівників бухгалтерії та підвищує рівень достовірності відомостей в звіті;