Заслухавши і обговоривши інформацію помічника першого заступника Голови Держкомархіву України Н.І.Лісунової про стан виконавської дисципліни та удосконалення контролю в апараті Комітету, колегія відзначає наявність позитивних зрушень у цій роботі.

Держкомархівом було здійснено комплекс організаційних і практичних заходів, спрямованих на зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення механізму контролю, а саме:

- внесено уточнення у розподіл обов'язків між Головою Держкомархіву та його заступниками, якими, зокрема, на першого заступника Голови К.Є.Новохатського покладено обов'язки з організації контролю;

- введено посаду помічника першого заступника Голови Держкомархіву з контролю, розроблено і затверджено його посадову інструкцію;

- з помічником з контролю проведено співбесіду в Управлінні моніторингу Секретаріату Кабінету Міністрів України, в процесі якої було проаналізовано стан виконавської дисципліни та організації роботи з контролю в Держкомархіві;

- введено в експлуатацію програму обліку доручень та документів, що надходять від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, та контролю виконання доручень, що підлягають обліку;

- затверджено Порядок підготовки пропозицій щодо перенесення строків виконання актів, доручень Президента України, рішень та доручень Кабінету Міністрів України;

- підготовлено проект Регламенту контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України.

Особливу увагу Держкомархів приділяв розгляду запитів та звернень народних депутатів України відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України". Протягом року у Держкомархіві розглянуто 30 таких звернень.

Порушень у цій роботі не було.

Значною мірою на покращання стану виконавської дисципліни у Держкомархіві вплинуло проведення у лютому 2004 року засідання колегії, на якому було проаналізовано стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, зверненнями народних депутатів України.

У минулому році проведено низку перевірок виконання завдань з різних напрямів роботи держархівів (Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Тернопільської областей).

У 2004 році Держкомархівом отримано 858 актів: 70 законів України, 6 указів і 17 доручень Президента України, 21 витяг з протоколів засідання Кабінету Міністрів України, 140 постанов, 50 розпоряджень, 490 доручень Кабінету Міністрів України, 30 звернень народних депутатів України, 34 постанови Верховної Ради України, з них таких, що вимагали виконання з боку Держкомархіву, - 489 (це на 50 відсотків більше ніж у 2003 році). Виконано - 486, на виконанні 3.

На постійному контролі перебувають три акти: з 2002 р. завдання Президента України від 13.03.2002 N 239/2002; з 2003 р. - доручення Президента України від 12.06.2003 р. N 1-1/707 та Прем'єр-міністра України від 17.06.2003 р. N 35656.

Дорученням Кабінету Міністрів України від 05.01.2005 N 9554/8/1-04 продовжено термін доопрацювання Закону України "Про діловодство" до грудня 2005 р.

Кабінету Міністрів України внесено пропозиції щодо продовження терміну підготовки постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку передачі архівній установі наукової документації з польових археологічних досліджень" та продовження строку розроблення і затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах.