На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 24.05.05 р. N 15452/104/1-05 щодо запровадження системи термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою та органами виконавчої влади

1. Затвердити Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Порядок) згідно з додатком 1.

2. Призначити відповідальною особою у відділі організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Система) заступника начальника цього відділу Шевченка Олександра Олександровича.

3. Призначити відповідальною особою за технічне супроводження Системи головного спеціаліста відділу інформаційних технологій інформаційно-аналітичного управління Дорохову Олександру Миколаївну.

4. Встановити режим роботи Системи з 8:30 до 20:00. Відповідальній особі у відділі організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи (Шевченко О.О.) негайно доповідати Начальнику Головдержслужби про отримані через Систему документи.

5. Керівникам структурних підрозділів забезпечувати дотримання встановленого Порядку у разі необхідності термінового обміну службовими документами між Головдержслужбою та органами виконавчої влади.

6. Інформаційно-аналітичному управлінню (Балюк В.В.) за рахунок коштів, передбачених на закупівлю комп'ютерного обладнання для центрального апарату Головдержслужби, створити окреме робоче місце для роботи в Системі.

7. Управлінню справами (Яремчук І.М.) у двотижневий термін внести необхідні зміни до Інструкції з діловодства Головдержслужби, затвердженої наказом Головдержслужби від 01.03.04 N 39.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби Борсука М.О.

1.1. Даний Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Порядок) розроблений відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 24.05.05 р. N 15452/104/1-05.

Відповідно до Порядку в Головдержслужбі створюється система термінового інформаційного обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Система).

Система створюється з метою підвищення оперативності обміну службовими документами Головдержслужбою та органами виконавчої влади і застосовується для:

попереднього погодження нормативно-правових документів;

отримання та розповсюдження порядку денного і матеріалів до засідань Кабінету Міністрів та нарад;

доведення завдань керівництва Кабінету Міністрів;

обміну іншими службовими документами між Головдержслужбою та органами виконавчої влади.

1.2. Даний порядок застосовується разом з порядком ведення загального діловодства, затвердженим наказом Головдержслужби від 1 березня 2004 р. N 39, із змінами та доповненнями "Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби", лише для прискорення процесу інформування. Електронні копії документів (далі - ЕКД) не заміняють документів на паперовому носієві.

Засобом передачі (обміну) ЕКД між суб'єктами інформаційного обміну є електронна пошта.

Суб'єктами інформаційного обміну з використанням Системи є Секретаріат Кабінету Міністрів України, центральні та місцеві органи виконавчої влади.

Використання Системи для надсилання персональних та комерційних повідомлень, або матеріалів з конфіденційною та таємною інформацією забороняється.

2.1. Для забезпечення роботи Системи у Головдержслужбі призначаються відповідальні особи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою та органами виконавчої влади та за її технічне супроводження.

2.2. На відповідальну особу за роботу з Системою покладаються обов'язки щодо негайного інформування Начальника Головдержслужби про отримані через Систему документи.

2.3. На відповідальну особу за технічне супроводження Системи покладаються наступні обов'язки:

- забезпечення налаштувань робочих місць відповідальних осіб за роботу з системою за її технічне супроводження;

- забезпечення роботи Системи та організація її технічного обслуговування;

- оновлення електронних адрес абонентів Системи;

- організація антивірусного захисту кореспонденції, що приймається та передається;