1. Загальні положення

Метою створення систем внутрішньофірмового експортного контролю суб'єктами здійснення міжнародних передач товарів (далі - підприємствами) є захист підприємств від можливих порушень чинного законодавства в галузі експортного контролю та пов'язаних з такими порушеннями адміністративних, кримінальних та економічних санкцій, які можуть бути застосовані до підприємства. Враховуючи, що товари, які підлягають державному експортному контролю, є надто "чутливими" в частині дотримання порядку здійснення їх міжнародних передач та їх кінцевого використання, такі системи повинні зменшити ризики підприємств при здійсненні міжнародних передач зазначених товарів.

Зазначені системи сприяють ефективному здійсненню підприємством зовнішньоекономічної діяльності та своєчасному отриманню ним відповідних дозвільних документів Держекспортконтролю, а також перешкоджають здійсненню міжнародних передач товарів, які можуть нанести збиток державі або порушують відповідні міжнародні зобов'язання щодо нерозповсюдження зброї масового знищення, засобів її доставки, звичайних озброєнь та товарів, що можуть бути використані для їх створення.

Створення систем внутрішньофірмового експортного контролю підприємствами передбачено статтею 14 Закону України "Про державний контроль за міжнародними передачами товарів військового призначення та подвійного використання" і є обов'язковим для суб'єкта здійснення міжнародних передач товарів, який має намір отримати від Кабінету Міністрів України повноваження на право здійснення експорту, імпорту товарів військового призначення та товарів, які містять відомості, що становлять державну таємницю, або в разі, коли цей суб'єкт має намір отримати генеральний чи відкритий дозвіл або висновок.

Під час створення системи внутрішньофірмового експортного контролю і плануванні організаційних заходів, необхідних для її функціонування, повинні бути враховані профіль діяльності і виробничої структури підприємства, наявність у підприємства філій і дочірніх компаній, потенційна можливість використання експортованої продукції для створення зброї масового знищення, засобів її доставки або для створення звичайних видів озброєнь та військової техніки, а також обсяги і географія експортних поставок підприємства та інші чинники.

Системи внутрішньофірмового експортного контролю підприємств повинні включати:

- положення про систему внутрішньофірмового експортного контролю підприємства та відповідний наказ про його затвердження;

- правила та процедури (механізми), направлені на дотримання національного законодавства в галузі експортного контролю;

- затверджену відповідним наказом внутрішню інструкцію підприємства про порядок підготовки і оформлення документів, необхідних для одержання в Держекспортконтролі відповідних документів про реєстрацію підприємства та товарів, що передбачаються для здійснення міжнародних передач, дозвільних документів, документів про гарантії та інших документів, що надаються Держекспортконтролем;

- заходи щодо дотримання вимог експортного контролю під час відвантаження, доставки кінцевому споживачу та перевірки використання за призначенням товарів, що передбачаються підприємством для експорту;

- програми навчання фахівців різних рівнів з питань експортного контролю;

- механізми нагляду та перевірок виконання вимог законодавства в галузі експортного контролю на підприємстві;

- систему ведення документації, пов'язаної з міжнародними передачами товарів, що підлягають державному експортному контролю;

- систему адміністративних покарань для порушників правил та процедур підприємства в галузі експортного контролю.

2. Правила для підприємства в галузі експортного контролю

Впровадження та забезпечення виконання вимог експортного контролю є справою керівництва підприємства, яке повинно створювати умови та виділити необхідні ресурси як для виконання вимог експортного контролю, так і для контролю за такою діяльністю.

Керівництво підприємства повинно прийняти прозору і чітку систему правил, які вимагають від персоналу підприємства виконувати законодавство в галузі експортного контролю.

Однією з головних вимог таких правил повинна бути норма, що будь-які контракти чи інші роботи не можуть виконуватися, якщо вони будь-яким чином порушують законодавство в галузі експортного контролю.

Такі правила повинні діяти на усіх організаційних рівнях підприємства, а особливо на рівнях, які пов'язані з експортом, імпортом (ввезенням, вивезенням), реекспортом, збутом, транспортуванням (доставкою) товарів чи іншою діяльністю, на яку поширюється дія експортного контролю.

Відповідні нормативні документи підприємства в галузі експортного контролю повинні бути затверджені керівником підприємства.

3. Основні організаційні засади, які рекомендується здійснити підприємству з метою створення системи внутрішньофірмового експортного контролю

Керівнику підприємства рекомендується доручити керівникам середньої ланки здійснення контролю за виконанням правил експортного контролю у підрозділах, пов'язаних з міжнародними передачами товарів та їх доставкою. Кожен з таких керівників повинен мати відповідні повноваження для прийняття рішень по операціях підрозділів, пов'язаних з міжнародними передачами товарів.

Організаційна структура системи внутрішньофірмового експортного контролю підприємства повинна бути централізованою настільки, наскільки це можливо.

Підрозділи експортного контролю не повинні підпорядковуватися підрозділам, які здійснюють маркетинг ринків збуту, або займаються збутом товарів.

У підрозділах експортного контролю повинні працювати фахівці з високим рівнем знань у галузі експортного контролю.

Організаційну структуру експортного контролю підприємства повинен очолювати керівник, який має повноваження вирішувати питання експортної політики підприємства та відповідні адміністративні питання.

На керівну посаду з питань експортного контролю підприємства повинен бути призначений працівник, який має відповідні повноваження, у тому числі такі, що забезпечують йому координацію діяльності з експортного контролю в усіх підрозділах підприємства.

Така особа повинна досконало знати законодавство в галузі експортного контролю, правила та порядок його виконання. Крім того, такий керівник повинен досконало знати товари (вироби, технології, послуги), які можуть бути експортовані підприємством, та вимоги до здійснення такого експорту.

Для ефективного виконання правил експортного контролю керівництво підприємства повинно виділити достатню кількість відповідних ресурсів (час, кошти, кадри). З цією метою на підприємстві призначається посадова особа, відповідальна за напрямок експортного контролю. Зазначена посадова особа (керівник підрозділу експортного контролю підприємства) повинна безпосередньо підпорядковуватися керівнику підприємства та повинна мати повноваження, достатні для виконання покладених на нього функцій, у тому числі правом припиняти експортні контракти у випадку виникнення будь-яких обставин, що можуть призвести до порушення законодавства в галузі експортного контролю або невиконанню відповідних міжнародних зобов'язань України.

Відповідальна за питання експортного контролю посадова особа за службовим положенням повинна бути незалежною від структурних підрозділів, які відповідають за комерційну та збутову діяльність на підприємстві.

Відповідальний за питання експортного контролю в процесі виконання покладених на нього функцій взаємодіє з військовим представництвом (у разі, якщо таке представництво є на підприємстві).

Правила, процедури та посадові інструкції з експортного контролю на підприємстві повинні бути формалізовані таким чином, щоб їх дотримання було забезпечено незалежно від кадрових змін. Посадова особа підприємства, яка відповідає за експортний контроль, повинна забезпечувати постійне навчання персоналу, у тому числі, розробити відповідні довідкові матеріали, які надають персоналу достатні знання для виконання обов'язкових процедур експортного контролю.

4. Внутрішньофірмова служба експортного контролю підприємства

4.1. Створення внутрішньофірмової служби експортного контролю підприємства.

Створення на підприємстві внутрішньофірмової служби експортного контролю передбачає:

а) випуск наказу керівника підприємства про створення внутрішньофірмової служби експортного контролю і про призначення відповідального за питання експортного контролю - керівника внутрішньофірмової служби експортного контролю (для організацій з великими обсягами зовнішньоекономічних операцій) або уповноваженого з питань експортного контролю (для малих і середніх організацій);

б) забезпечення внутрішньофірмової служби експортного контролю підприємства персоналом та необхідними засобами організаційно-технічного забезпечення.

На працівників експортного контролю підприємства повинна бути покладена відповідальність за щоденне здійснення такого контролю. Основними завданнями такого контролю є:

- розробка та адміністрування програми експортного контролю підприємства;

- підготовка та передача до підрозділів підприємства керівництв, вказівок та інструкцій щодо виконання конкретними підрозділами вимог експортного контролю;

- визначення характеру операцій, пов'язаних з міжнародними передачами товарів, які здійснюють підрозділи підприємства та потрібних для їх виконання дозвільних документів;

- ідентифікація товарів, що передбачає встановлення відповідності конкретних товарів, які є об'єктами міжнародних передач, найменуванню та опису товарів, внесених до списків товарів, що підлягають державному експортному контролю;

- підготовка та подання до Держекспортконтролю заяв та необхідних документів щодо отримання дозвільних документів;

- отримання та контроль за використанням дозвільних документів;

- отримання та подання до Держекспортконтролю документальних матеріалів щодо доставки товарів кінцевому споживачу;

- участь у здійсненні фізичного контролю доставки товарів до кінцевого споживача;

- щомісячне звітування перед Держекспортконтролем про використання отриманих дозвільних документів та документів про гарантії;

- впровадження програм навчання співробітників підприємства у галузі експортного контролю та підготовка необхідних навчальних матеріалів для цього;

- створення рекомендацій щодо виконання вимог дозвільних документів на всіх етапах діяльності щодо здійснення міжнародних передач товарів (маркетинг ринків, ведення переговорів, укладення контрактів та інша міжнародна діяльність підприємства);

- координація діяльності із співробітниками, відповідальними за експортний контроль у причетних до цього підрозділах підприємства, у тому числі таких, як відділ маркетингу, технічний відділ, відділ закупівель, юридичний відділ, фінансовий відділ, відділ контрактів, відділ професійної підготовки, допоміжні відділи тощо;

- перевірка замовників експортної продукції щодо встановлення ризиків використання продукції не за призначенням;

- перевірка всіх учасників на можливу належність до списків "заборонених" партнерів;

- негайне сповіщення Держекспортконтролю та інших державних органів щодо виявлених порушень законодавства у галузі експортного контролю замовниками чи іншими учасниками операцій з міжнародних передач товарів;

- ведення документації, пов'язаної з отриманням та використанням дозвільних документів та документів про гарантії.

в) розробку положення про службу внутрішньофірмового експортного контролю підприємства. Зазначене Положення повинно містити такі розділи:

- загальну частину, в якій визначаються мета створення служби та нормативно-правові акти, на підставі яких вона створюється;

- основні завдання, функції, права та обов'язки служби;

- структуру служби;

- регламент роботи служби;

- порядок взаємодії служби з іншими підрозділами підприємства та її підпорядкованість.

г) розробку та затвердження посадових інструкцій, що визначають функції, права, обов'язки, кваліфікаційні вимоги та відповідальність співробітників служби.

4.2. Функції, права, обов'язки і відповідальність внутрішньофірмової служби експортного контролю.

Внутрішньофірмова служба експортного контролю, яка створюється підприємством, повинна виконувати такі основні функції:

- розробку переліку заходів щодо експортного контролю і перевірку їх реалізації;

- здійснення контролю за виконанням вимог законодавчих та нормативно-правових актів у галузі експортного контролю на всіх етапах діяльності підприємства;

- забезпечення взаємодії підрозділів, що виготовляють товари із службами, що здійснюють підготовку та міжнародні передачі товарів;

- участь у підготовці наказів та інших керівних документів з питань зовнішньоекономічної діяльності підприємства;

- навчання працівників підприємства, що займаються питаннями зовнішньоекономічної діяльності;

- здійснення на підприємстві процедури аналізу зовнішньоекономічних операцій та визначення їх відповідності вимогам експортного контролю, а також документальне оформлення результатів такого аналізу;

- забезпечення виконання правил та процедур експортного контролю під час здійснення підприємством діяльності, пов'язаної з участю в міжнародних виставках, конференціях і семінарах;

- здійснення контрольних функції на всіх етапах підготовки, відвантаження та доставки товарів;

- розробку інструкції про порядок одержання в Держекспортконтролі необхідних дозвільних документів та документів про гарантії відносно товарів, що підлягають державному експортному контролю, а також товарів, щодо яких можуть бути застосовані процедури державного експортного контролю;

- підготовку та подання у встановленому порядку матеріалів для проведення недержавної ідентифікації товарів щодо їх належності до відповідних контрольних списків товарів, які затверджені Кабінетом Міністрів України (здійснюється у випадках, коли ідентифікація товарів не може бути виконана підприємством самостійно);

- проведення регулярних перевірок роботи підрозділів і персоналу, що займаються зовнішньоекономічною діяльністю та експортним контролем;

- періодичну звітність перед Держекспортконтролем про використання отриманих підприємством дозвільних документів чи документів про гарантії використання товарів у заявлених цілях.

Внутрішньофірмова служба експортного контролю підприємства повинна мати право:

- звертатися до керівництва підприємства щодо призупинення будь-яких угод про міжнародні передачі товарів у випадках виникнення обставин, які можуть призвести до порушення законодавства України в галузі експортного контролю чи порушення прийнятих нею міжнародних зобов'язань;

- отримувати від усіх підрозділів підприємства інформацію, необхідну для виконання покладених на цю службу функцій;

- брати участь у міжнародних семінарах і конференціях з питань експортного контролю;

- вносити в установленому порядку пропозиції керівнику підприємства про внесення до посадових інструкцій фахівців підприємства відповідних положень щодо забезпечення виконання вимог експортного контролю;

- інші положення, що обумовлені специфікою діяльності підприємства.

Приклад схеми взаємодії у вирішенні питань, пов'язаних із сферою експортного контролю наведено на малюнку 1 (не наводиться).

Внутрішньофірмова служба експортного контролю підприємства зобов'язана:

- здійснювати свою діяльність у суворій відповідності до законодавства України в галузі експортного контролю;

- відслідковувати зміни і доповнення, внесені в нормативно-правові акти в галузі експортного контролю та інформувати про їх зміст та порядок їх виконання працівників підприємства, що мають відношення до зовнішньоекономічної діяльності;

- перевіряти відповідність підготовленого до відправлення вантажу затвердженій документації та отриманим дозвільним документам;

- здійснювати зберігання усіх документів, на підставі яких отримані відповідні дозволи (висновки) чи документи про гарантії, протягом не менше п'яти років від часу виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів).